Projektsteckbrief: Vorlage für den schnellen Überblick.
Der Steckbrief beantwortet die Fragen, die jeder zuerst stellt: Worum geht es, warum machen wir das, wann ist es fertig und wen frage ich? Er passt auf eine Seite und wird so geschrieben, dass ihn auch Leute verstehen, die nicht im Projekt sind.
PROJEKTSTECKBRIEF PROJEKT IN EINEM SATZ Wir … , damit … . ECKDATEN Projektname: … Auftraggeber: … Projektleitung: … Zeitraum: … bis … Status: [ ] Idee [ ] beauftragt [ ] läuft [ ] abgeschlossen Stand vom: … WARUM? Problem heute: … Nutzen danach: … ZIEL UND ERGEBNIS Ziel: … Am Ende liegt vor: … Nicht Teil des Projekts: … WICHTIGE TERMINE … – … … – … AUFWAND (grob) Budget: … · Interner Aufwand: … TEAM Projektleitung: … Mitarbeit: … Extern: … WEN ES BETRIFFT … – was ändert sich für sie? … ABHÄNGIGKEITEN UND RISIKEN - … MEHR INFOS Ansprechperson: … Unterlagen: …
- Projektidee zur Entscheidung vorlegen, bevor ein ausführlicher Auftrag entsteht
- Überblick über mehrere laufende Projekte, etwa für die Geschäftsführung
- Information für Abteilungen, die vom Projekt betroffen sind
- Einstieg für neue Teammitglieder oder eine Vertretung
noteit schreibt deine Calls mit und füllt Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos automatisch aus – in Teams, Zoom & Co.
So liest sich ein Steckbrief, der aufs Intranet kann.
Erfundenes Beispiel aus einem Elektrotechnik-Betrieb: Die Monteure sind den ganzen Tag unterwegs und erfahren Neuigkeiten bisher aus der WhatsApp-Gruppe oder gar nicht.
Wir ersetzen das alte Intranet durch ein Portal, das am Handy funktioniert, damit auch Monteure auf der Baustelle Dienstpläne, Formulare und Neuigkeiten finden.
Auftraggeber: Martina Steininger (Geschäftsführung) · Projektleitung: Florian Kern (Büroleitung)
November bis März · Status: beauftragt · Stand 3. November
Das alte Intranet läuft nur am Büro-PC. Formulare für Urlaub und Spesen werden ausgedruckt, Infos verteilen sich auf drei Chatgruppen.
Danach: eine Stelle für alles, auch unterwegs.
Portal mit Neuigkeiten, Dienstplan, Urlaubs- und Spesenformular, Telefonliste und Sicherheitsunterweisungen.
Nicht dabei: Zeiterfassung (eigenes Projekt im nächsten Jahr), Lohnzettel.
Auswahl des Anbieters – 28. November · Test mit sechs Monteuren – Februar · Start für alle – 2. März
Mitarbeit: Lisa Pree (Personal), Markus Eder (Montageleitung) · Extern: IT-Partner für die Einrichtung
Alle Mitarbeitenden: Urlaubsanträge nur noch übers Portal. Betriebsrat ist informiert und sitzt in der Testgruppe.
Nicht alle Monteure haben ein Diensthandy – Klärung bis zur Anbieterauswahl.
Florian Kern, Durchwahl 14 · Unterlagen im Ordner Projekte/Portal
Eine Seite, die jeder versteht.
- Mehr als eine Seite – dann liest ihn niemand mehr
- Fachchinesisch statt eines verständlichen Nutzens
- Kein Stand-Datum, kein Status
- Keine Ansprechperson für Rückfragen
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Wie unterscheiden sich Projektsteckbrief und Projektauftrag?
Der Steckbrief informiert, der Auftrag verpflichtet. Oft entsteht zuerst ein Steckbrief, um über eine Idee zu entscheiden, und danach der unterschriebene Projektauftrag mit Budget und Befugnissen.
Ist ein Projektsteckbrief dasselbe wie ein Projektantrag?
Die Begriffe werden in Firmen unterschiedlich verwendet. Als Antrag dient der Steckbrief dann, wenn er über die Freigabe eines Projekts entscheiden soll – dann gehören Nutzen und grober Aufwand besonders sorgfältig hinein.
Wer pflegt den Projektsteckbrief?
Die Projektleitung. Sinnvoll ist ein fester Zeitpunkt, etwa nach jedem Meilenstein oder vor jedem Lenkungsausschuss.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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