Aktennotiz: Vorlage, die auch in einem Jahr noch verständlich ist.
Eine Aktennotiz (auch Aktenvermerk) hält einen Vorgang so fest, dass jemand ohne Vorwissen ihn später versteht. Die Vorlage trennt sauber zwischen Fakten, Ergebnis und dem, was als Nächstes passiert.
AKTENNOTIZ KOPF Aktenzeichen / Vorgang: … Betreff: … Datum und Uhrzeit des Ereignisses: … Anlass: [ ] Telefonat [ ] Besprechung [ ] Besichtigung [ ] Vorfall [ ] Sonstiges: … BETEILIGTE - … (Funktion / Firma) - … SACHVERHALT Chronologisch und sachlich: Was ist passiert, was wurde gesagt? … Einschätzung (als solche gekennzeichnet): … ERGEBNIS / VEREINBARUNG … WEITERES VORGEHEN [ ] … – wer – bis wann [ ] Wiedervorlage am: … ANLAGEN - … (Fotos, E-Mails, Angebote) VERTEILER Zur Kenntnis: … Zur Akte: … ABZEICHNUNG Erstellt am: … Kürzel: …
- Nach einem Telefonat, in dem etwas zugesagt oder abgelehnt wurde
- Nach Besichtigungen, Begehungen und Vor-Ort-Terminen
- Wenn ein Vorfall oder eine Reklamation dokumentiert werden muss
- Wenn du eine mündliche Absprache für die Akte festhalten willst
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Ein Wasserschaden, festgehalten für die Akte.
Eine erfundene Hausverwaltung nach einer Besichtigung. Wer die Notiz in einem Jahr öffnet, weiß sofort, was los war.
Besichtigung am 13. Oktober, 9:00–9:40, vor Ort
Martina Huber (Mieterin Wohnung 4), Robert Koller (Installateur, Koller Haustechnik), Michael Kraus (Hausverwaltung)
Frau Huber meldete am 12. Oktober einen feuchten Fleck an der Badezimmerdecke.
Herr Koller stellte eine undichte Verbindung an der Steigleitung zur Wohnung 7 fest und dichtete sie provisorisch ab.
Die Decke ist auf etwa einem Quadratmeter durchfeuchtet, Möbel sind nicht betroffen.
Einschätzung Herr Koller: Trocknung etwa zwei Wochen, danach neu ausmalen.
Schaden an die Gebäudeversicherung gemeldet, Schadennummer 4471-26.
Trocknungsgerät wird ab 15. Oktober aufgestellt, Frau Huber ist einverstanden.
Robert Koller tauscht die Verbindung endgültig – bis 17. Oktober.
Michael Kraus informiert die Eigentümerin von Wohnung 7 – bis 14. Oktober.
Wiedervorlage: 30. Oktober (Trocknung abgeschlossen?)
6 Fotos, Mail der Mieterin vom 12. Oktober
z. K. Eigentümervertretung, Buchhaltung · zur Akte HV-2026-118
13. Oktober · mk
Was eine gute Aktennotiz ausmacht.
- Nur das Erstelldatum, nicht aber das Datum des Ereignisses
- Vermutungen stehen da, als wären sie Tatsachen
- Betreff wie „Telefonat“ oder „Info“, der später nicht zu finden ist
- Kein Kürzel – niemand weiß, wen man fragen kann
- Die Notiz wird Wochen später aus dem Gedächtnis geschrieben
Diese Vorlage dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Prüfe sie vor der Verwendung auf deinen Einzelfall.
Was ist der Unterschied zwischen Aktennotiz und Aktenvermerk?
Praktisch keiner, beide Begriffe werden gleich verwendet. Eine Gesprächsnotiz ist enger gefasst und bezieht sich nur auf ein Gespräch – dafür gibt es eine eigene Vorlage.
Ist eine Aktennotiz ein Beweis?
Sie ist eine einseitige Aufzeichnung und ersetzt keine unterschriebene Vereinbarung. Zeitnah, sachlich und mit Datum geschrieben, kann sie aber helfen, einen Ablauf später nachzuvollziehen – das ist keine Rechtsberatung.
Wie lang sollte eine Aktennotiz sein?
So kurz wie möglich, meist eine halbe bis ganze Seite. Alles, was den Sachverhalt nicht erklärt, gehört in die Anlagen.
Wer bekommt eine Aktennotiz?
Immer die Akte selbst, dazu alle, die etwas tun oder wissen müssen. Der Verteiler steht in der Notiz, damit klar ist, wer informiert wurde.
Protokoll schreiben?
Macht ab jetzt noteit.
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