Fallbesprechung: Protokoll-Vorlage mit Datenschutz im Blick.
In einer Fallbesprechung geht es um Menschen in schwierigen Lagen – und um Daten, die besonders geschützt sind. Ein gutes Protokoll ist deshalb knapp, pseudonymisiert und trennt sauber zwischen Fakten, Vermutungen und Vereinbarungen.
PROTOKOLL FALLBESPRECHUNG RAHMENDATEN Einrichtung / Team: … Datum, Dauer: … Moderation / Protokoll: … Teilnehmende (Funktion, Stelle): … Externe Fachkräfte dabei: [ ] nein [ ] ja – Rechtsgrundlage bzw. Einwilligung geklärt: [ ] FALL Kürzel / Pseudonym: … Nur notwendige Eckdaten (Alter, Lebenssituation, bisherige Hilfen): … Fallverantwortlich: … ANLASS UND FRAGESTELLUNG Was soll heute geklärt werden? … AUSGANGSLAGE (FAKTEN) Was ist bekannt, woher stammt die Information, seit wann: … BEOBACHTUNGEN UND PERSPEKTIVEN Bereich / Stelle – Beobachtung (beschreibend, mit Situation) … – … HYPOTHESEN Hypothese: … – woran wir sie prüfen: … RESSOURCEN Person, Familie, Umfeld: … SCHUTZASPEKTE Hinweise auf Gefährdung: [ ] keine [ ] ja – Vorgehen nach Schutzkonzept / gesetzlichem Verfahren: … VEREINBARTE SCHRITTE [ ] Schritt – wer – bis wann BETEILIGUNG DER BETROFFENEN Wie und von wem werden Klient:in bzw. Familie einbezogen: … ABSCHLUSS Nächste Fallbesprechung: … Ablage: Fallakte, Zugriff nur für: …
- Fallbesprechung im Team der Kinder- und Jugendhilfe oder Schulsozialarbeit
- Helferkonferenz mit mehreren Stellen, die eine Familie begleiten
- Teambesprechung zu einer Bewohnerin oder einem Bewohner in Pflege und Betreuung
- Kollegiale Fallberatung mit fester Methode
- Fallbesprechung im Kindergarten bei Sorge um ein Kind
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Familienhilfe, Fallbesprechung im Team.
Erfundenes Beispiel aus einer ambulanten Familienhilfe. Das Kind heißt nur „M.“, die Familie „Familie K.“; Hypothesen stehen als Hypothesen da, die Mutter wird über die Schritte informiert und einbezogen.
Team Ambulante Familienhilfe Nord · 2. Oktober, 40 Minuten · Moderation: Claudia Pichler · Protokoll: Stefan Wagner · nur internes Team
M., 7 Jahre, lebt bei der alleinerziehenden Mutter, Familienhilfe seit Mai · fallverantwortlich: Stefan Wagner
Wie können wir dazu beitragen, dass M. regelmäßiger in die Schule kommt?
Laut Mutter seit Schulbeginn neun Fehltage, meist montags und dienstags. Die Mutter arbeitet seit August im Frühdienst ab 6:00.
Der Morgen ohne Erwachsene zu Hause gelingt nicht – prüfen: Gespräch mit der Mutter über den Ablauf an Fehltagen.
M. vermeidet die Schule wegen Konflikten in der Klasse – prüfen: mit Einverständnis der Mutter Gespräch mit der Klassenlehrerin.
Großmutter wohnt im selben Ort und hat Hilfe angeboten · M. geht gern zum Fußballtraining.
Derzeit keine Hinweise auf Gefährdung; Einschätzung wird bei der nächsten Besprechung wiederholt.
Stefan Wagner bespricht mit der Mutter die Morgenroutine und die Idee, die Großmutter einzubinden – bis 9. Oktober.
Stefan Wagner holt die Einwilligung der Mutter für ein Gespräch mit der Schule ein – bis 9. Oktober.
Nächste Fallbesprechung: 23. Oktober · Ablage in der Fallakte, Zugriff nur Fallverantwortlicher und Teamleitung
Was in Fallbesprechungen besonders zählt.
- Klarnamen, Adressen und Geburtsdaten im Protokoll
- Vermutungen als Tatsachen formuliert
- Wertende Begriffe wie „uneinsichtig“ oder „schwierige Mutter“
- Schritte ohne verantwortliche Person
- Protokoll per unverschlüsselter Mail an alle Beteiligten
Die Hinweise auf dieser Seite geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Was für dich gilt, regeln Gesetz, Statuten bzw. Satzung oder Vertrag im Einzelfall.
Was ist eine Fallbesprechung?
Ein strukturiertes Gespräch im Team oder mit anderen Fachstellen über eine konkrete Klientin, einen Klienten oder eine Familie. Ziel ist eine gemeinsame Einschätzung und eine Vereinbarung, wer was als Nächstes tut.
Was ist der Unterschied zur kollegialen Fallberatung?
Die kollegiale Fallberatung folgt einer festen Methode mit Rollen und Phasen und dient vor allem der Beratung der fallführenden Fachkraft. Eine Fallbesprechung ist offener und endet meist mit verbindlichen Absprachen im Team.
Dürfen wir in der Fallbesprechung personenbezogene Daten besprechen?
Innerhalb des zuständigen Teams in der Regel ja, soweit es für die Aufgabe nötig ist. Für die Weitergabe an andere Stellen gelten strenge Regeln – in Deutschland etwa der besondere Vertrauensschutz nach § 65 SGB VIII, in Österreich die Verschwiegenheitspflichten nach dem B-KJHG 2013 und den Berufsgesetzen. Im Zweifel die Datenschutzbeauftragte bzw. den Datenschutzbeauftragten fragen; das ist keine Rechtsberatung.
Wie lange wird das Protokoll aufbewahrt?
So lange, wie es für die Hilfe und gesetzliche Aufbewahrungspflichten nötig ist – die konkreten Fristen legen Träger, Landesrecht und Berufsrecht fest. Danach wird es gelöscht bzw. vernichtet.
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