So funktioniert die Einwahl
Die nötigen Angaben stehen in der Meeting-Einladung, meist unter „Per Telefon teilnehmen“ oder „Einwahl“:
- Einwahlnummer: eine Telefonnummer, oft je Land eine eigene, damit der Anruf zum Ortstarif oder gebührenfrei läuft
- Konferenz-ID oder Meeting-ID: die Nummer, die das konkrete Meeting identifiziert, meist mit # abgeschlossen
- Kenncode oder PIN: bei manchen Diensten zusätzlich, um Unbefugte fernzuhalten
- Lokale Nummer finden: ein Link zur Liste aller Einwahlnummern weltweit
Ob ein Meeting überhaupt eine Telefoneinwahl hat, hängt vom Dienst und vom Vertrag der einladenden Organisation ab. In Microsoft Teams etwa setzt die Einwahl voraus, dass die Organisation Audiokonferenzen freigeschaltet hat; dann erscheinen Nummer und Konferenz-ID automatisch in der Einladung.
Dial-in, Rückruf und Raumsysteme
Neben der klassischen Einwahl gibt es den umgekehrten Weg: den Rückruf (Dial-out). Du gibst deine Telefonnummer an, und das Konferenzsystem ruft dich an. In Teams heißt diese Option „Mich anrufen“; sie ist praktisch, wenn du lange Konferenz-IDs nicht eintippen willst.
In Unternehmen begegnet dir „Dial-in“ außerdem bei Konferenzraumsystemen: Videosysteme in Besprechungsräumen wählen sich über eigene Adressen in Meetings ein. Gemeint ist dann keine Telefonnummer, sondern eine Video-Einwahladresse. Vom Prinzip her gleich: Ein Gerät ohne die übliche Meeting-App kommt trotzdem ins Meeting.
Für vertrauliche Termine lohnt ein Blick auf die Einstellungen: Wer Nummer und Konferenz-ID kennt, kommt hinein, angezeigt wird statt eines Namens oft nur eine Telefonnummer. In Teams lässt sich deshalb eigens festlegen, ob telefonisch Eingewählte den Warteraum umgehen dürfen oder dort wie alle anderen auf Zulassung warten.
Steuern mit der Telefontastatur
Wer per Telefon dabei ist, sieht keine Knöpfe. Stattdessen gibt es Tastenbefehle, die mit dem Stern beginnen. In Teams-Besprechungen schaltet *6 das eigene Mikrofon stumm oder wieder ein, *5 hebt oder senkt die Hand, *3 sagt die Namen der Teilnehmenden an, und *1 liest die verfügbaren Befehle vor. Andere Dienste haben ähnliche, aber nicht immer gleiche Codes – die Liste nennt meist die Ansage beim Einwählen.
Für die Stummschaltung lohnt es sich besonders: Telefongeräusche, Verkehr oder ein Kaffeeautomat im Hintergrund stören eine Videokonferenz mehr, als den Anrufenden bewusst ist.
Grenzen der Telefoneinwahl
Per Telefon hörst du nur. Geteilte Bildschirme, Folien, Chat und Reaktionen bleiben dir verborgen – wer per Dial-in teilnimmt, braucht Unterlagen also vorab oder als Ausdruck. Für alle anderen ist eine telefonisch zugeschaltete Person oft nur als Nummer sichtbar; ein kurzes „Hier ist Martin Berger, ich bin per Telefon dabei“ hilft.
Auch die Tonqualität ist meist schlechter als über die App, weil Telefonverbindungen einen schmaleren Frequenzbereich übertragen. Das merkt man nicht nur beim Zuhören: Automatische Transkription und Sprechererkennung arbeiten bei Telefonton spürbar unsicherer. Wenn ein Meeting protokolliert werden soll, ist die Teilnahme über die App deshalb die bessere Wahl, sofern das Netz es zulässt.
Bauleiter Martin Berger steht am Donnerstag um 9 Uhr auf der Baustelle, als der wöchentliche Jour fixe mit dem Architekturbüro beginnt. Mobiles Internet gibt es kaum, Telefonempfang schon.
Er wählt die österreichische Einwahlnummer aus der Einladung, tippt die Konferenz-ID mit # ein und wartet kurz im Wartebereich, bis die Organisatorin ihn zulässt. Mit *6 schaltet er sich stumm, solange der Baukran läuft.
Zu TOP 2 meldet er sich mit *5. Die Pläne, die geteilt werden, sieht er nicht – das Büro schickt sie ihm nach dem Termin per Mail.
Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.