Was ist eine Videokonferenz?

Wie eine Videokonferenz funktioniert

Jedes Gerät nimmt Bild und Ton auf, komprimiert sie und schickt sie über das Internet – entweder über einen Server des Anbieters, der die Ströme an alle verteilt, oder bei kleinen Runden teils direkt zwischen den Geräten. Im Browser geschieht das oft über den offenen Standard WebRTC, weshalb viele Dienste ohne Installation funktionieren; daneben gibt es eigene Desktop-Apps.

Weil Ton aus dem Lautsprecher wieder ins Mikrofon gelangen kann, arbeiten alle Programme mit Echounterdrückung und meist auch mit Rauschfilter. Trotzdem gilt: Ein Headset bringt fast immer mehr Klarheit als jede Software-Einstellung.

Zu den verbreitetsten Diensten gehören Microsoft Teams, Zoom, Google Meet und Webex. Daneben gibt es Open-Source-Lösungen wie Jitsi Meet oder BigBlueButton, die Organisationen auch auf eigenen Servern betreiben können. Welcher Dienst genutzt wird, entscheidet meist die einladende Seite – wer viel mit Externen spricht, braucht deshalb oft mehrere Programme oder nutzt die Browser-Variante.

Typische Funktionen

Über Bild und Ton hinaus bieten die gängigen Programme ähnliche Werkzeuge:

• Bildschirmfreigabe, um Präsentationen oder Dokumente zu zeigen
• Stummschaltung für das eigene Mikrofon oder – durch den Host – für andere
• Warteraum, in dem Gäste warten, bis sie eingelassen werden
• Chat, Reaktionen und eine Funktion zum Handheben
• Breakout-Sessions für Arbeit in Kleingruppen
• Einwahl per Telefon (Dial-in) für Teilnehmende ohne stabile Internetverbindung

Abgrenzung: Telefonkonferenz, Webinar, hybrides Meeting

Eine Telefonkonferenz verbindet nur Stimmen, ohne Bild und oft ohne Bildschirmfreigabe. Ein Webinar nutzt ähnliche Technik, ist aber auf Vortrag ausgelegt: Wenige sprechen, viele hören zu, das Publikum ist meist nicht im Bild. Bei einem hybriden Meeting sitzt ein Teil gemeinsam im Raum, der Rest ist per Video zugeschaltet.

Die Videokonferenz im engeren Sinn ist ein Gespräch auf Augenhöhe: Alle können sprechen, sich sehen und gemeinsam an Inhalten arbeiten. Wie man sich dabei verhält, damit es für alle angenehm bleibt, beschreibt der Ratgeber Videokonferenz-Etikette.

Aufzeichnen und Datenschutz

Viele Programme können Videokonferenzen aufzeichnen oder transkribieren. Rechtlich ist das nicht beliebig: In Österreich stellt § 120 StGB den Missbrauch von Tonaufnahmegeräten unter Strafe, in Deutschland § 201 StGB die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes. Wer aufzeichnen will, sagt das deshalb vorher an und holt das Einverständnis aller ein – ein Satz zu Beginn genügt meist: „Ich lasse mitschreiben, damit nichts verloren geht – passt das?“

Dazu kommt der Datenschutz: Wo die Daten verarbeitet und gespeichert werden und wer darauf zugreift, hängt vom Anbieter ab. Was Unternehmen bei der Auswahl beachten sollten, steht im Ratgeber Videokonferenzen und Datenschutz.