Die drei Bestandteile
Ein Action Item ist erst vollständig, wenn es drei Fragen beantwortet:
- Was? Eine Tätigkeit mit überprüfbarem Ergebnis, am besten mit einem Verb formuliert („Angebot schicken“, nicht „Angebot“)
- Wer? Genau eine verantwortliche Person – kein Team, keine Abteilung
- Bis wann? Ein Datum, nicht „zeitnah“ oder „demnächst“
Optional kommen Kontext („für den Förderantrag“), ein Verweis auf Unterlagen und ein Status dazu. Mehrere Personen können mitarbeiten, verantwortlich ist trotzdem eine – sonst fühlt sich am Ende niemand zuständig.
Schwache und gute Action Items im Vergleich
Der Unterschied zeigt sich meist erst eine Woche später, wenn niemand weiß, wer gemeint war:
| Schwach | Besser |
|---|---|
| Budget klären | Angebot Berger mit dem Q3-Budget abgleichen und Freigabe bei der GF einholen – Huber – 12. Mai |
| Team kümmert sich um die Website | Texte für die Startseite liefern – Hofer – 20. Mai |
| Kunde nachfassen | Herrn Gruber anrufen und Abnahmetermin fixieren – Berger – Freitag |
| Thema weiter beobachten | Kein Action Item – gehört auf die Offene-Punkte-Liste |
Action Item, Beschluss, offener Punkt
Im Protokoll stehen drei Arten von Ergebnissen, die oft vermischt werden. Ein Beschluss legt fest, was gilt („Der Launch wird auf den 3. März verschoben“). Ein Action Item legt fest, wer etwas tut („Lukas informiert die Agentur bis Montag“). Ein offener Punkt ist eine Frage, die noch nicht beantwortet ist („Zieht der Shop gleichzeitig um?“).
Aus einem Beschluss folgen meist ein oder mehrere Action Items. Ein offener Punkt wird zum Action Item, sobald jemand den Auftrag bekommt, ihn zu klären. Wer diese drei sauber trennt, macht Protokolle deutlich leichter lesbar. Für längerfristige Vorhaben werden Action Items oft in einem Maßnahmenplan gebündelt, ungeklärte Fragen in einer Offene-Punkte-Liste.
Damit Action Items auch erledigt werden
Die meisten Aufgaben scheitern nicht an der Arbeit, sondern daran, dass niemand nachfragt. Ein paar Gewohnheiten helfen: Fasse Action Items am Ende des Meetings laut zusammen und lass die Verantwortlichen zustimmen – eine Aufgabe, die jemandem in Abwesenheit zugeteilt wurde, ist noch keine.
Im Protokoll stehen alle Action Items gesammelt an einer Stelle, nicht verstreut über die Tagesordnungspunkte. Das nächste Meeting beginnt mit einem kurzen Durchgang: erledigt, verschoben, hängt. Und wenn ein Termin nicht hält, wird er bewusst neu gesetzt, statt stillschweigend zu verstreichen.
Action Items – Jour fixe Marketing, 6. Mai
1. Messestand für die Herbstmesse buchen – Anna Hofer – 15. Mai
2. Drei Angebote für Flyerdruck einholen und vergleichen – Lukas Berger – 13. Mai
3. Freigabe des Messebudgets bei der Geschäftsführung einholen – Maria Huber – 9. Mai
Offen (kein Action Item): ob ein Gewinnspiel am Stand stattfindet – Entscheidung im nächsten Jour fixe.
Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.