Aufgaben vor, in und nach dem Meeting
Die Arbeit beginnt vor dem Termin. Der Moderator klärt mit der auftraggebenden Person das Ziel („Was soll am Ende vorliegen?“), plant den Ablauf und die Methoden und schätzt ab, wie viel Zeit jeder Schritt braucht. Bei heiklen Themen spricht er vorab mit einzelnen Beteiligten, um Konfliktlinien zu kennen.
Im Meeting achtet er auf vier Dinge: dass die Gruppe beim Thema bleibt, dass alle zu Wort kommen, dass Zwischenergebnisse sichtbar festgehalten werden und dass die Zeit reicht. Am Ende fasst er zusammen, lässt Vereinbarungen bestätigen und klärt, wer was bis wann erledigt. Danach sorgt er dafür, dass das Ergebnis dokumentiert und verschickt wird – selbst oder durch die Protokollführung.
Haltung: allparteilich statt meinungslos
Vom Moderator wird oft Neutralität verlangt. Genauer trifft es der Begriff Allparteilichkeit: Er ist nicht für eine Lösung, sondern dafür, dass alle Sichtweisen gehört und ernst genommen werden. Eigene Meinungen hat er durchaus, er bringt sie aber nicht ein – oder nur ausdrücklich gekennzeichnet („Ich lege kurz den Moderationshut ab …“).
Diese Zurückhaltung fällt am schwersten, wenn der Moderator zugleich Vorgesetzter oder Fachexperte ist. Dann besteht die Gefahr, dass die Gruppe nur errät, was er hören will. Bei Themen, in denen er selbst Partei ist, gibt er die Moderation besser ab.
Interne oder externe Moderation
Für Routinebesprechungen moderiert meist jemand aus dem Team, oft im Wechsel. Eine externe Moderation lohnt sich vor allem in diesen Fällen:
- Es gibt einen Konflikt, in dem interne Personen als befangen gelten würden
- Die Führung soll mitdiskutieren, statt zu leiten – etwa in einer Klausurtagung
- Die Gruppe ist groß oder das Format aufwendig, z. B. ein Open Space
- Es geht um weitreichende Entscheidungen, deren Zustandekommen später nicht angezweifelt werden soll
Abgrenzung zu ähnlichen Rollen
Der Moderator ist nicht dasselbe wie die Sitzungsleitung, die in Vereinen oder Gremien eine formale Funktion mit Befugnissen hat – etwa Abstimmungen zu leiten oder das Wort zu entziehen. Er ist auch nicht der Protokollführer; beides gleichzeitig gut zu machen, gelingt selten. Wie Moderation als Methode funktioniert, beschreibt der Eintrag Moderation.
Vorsicht bei der Software: Videokonferenz-Programme und Telefonkonferenz-Dienste kennen eine technische Rolle – je nach Anbieter „Host“, „Organisator“ oder eben „Moderator“ genannt – mit besonderen Rechten – Teilnehmende stummschalten, aus dem Warteraum einlassen, Aufzeichnungen starten. Wer diese Rechte hat, moderiert damit noch nicht im methodischen Sinn.
In einer Projektrunde diskutieren Vertrieb und Technik seit zehn Minuten über einen Liefertermin. Moderatorin Eva Leitner unterbricht:
„Ich halte fest: Der Vertrieb braucht eine Zusage für den 15. Mai, die Technik kann sie erst nach dem Test am 3. Mai geben. Schlage vor: Wir vertagen die Zusage auf den 4. Mai, Herr Gruber meldet das Testergebnis an alle. Passt das für beide Seiten?“
Beide stimmen zu, die Vereinbarung kommt ins Protokoll, die Runde geht zum nächsten Punkt über.
Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.