Was ist eine Anwesenheitsliste?

Wofür sie gebraucht wird

In einer Teambesprechung reicht es, die Namen im Protokollkopf aufzuzählen. Eine eigene Liste wird dann wichtig, wenn an der Anwesenheit etwas hängt. Bei Vereinen, Eigentümergemeinschaften oder Betriebsräten ist das vor allem die Beschlussfähigkeit: Waren genug stimmberechtigte Mitglieder da, als abgestimmt wurde?

Daneben dient die Liste als Nachweis, dass jemand an einer Schulung oder Sicherheitsunterweisung teilgenommen hat, als Grundlage für die Abrechnung von Sitzungsgeld oder Fahrtkosten und als Kontaktliste für Rückfragen. Für jeden dieser Zwecke braucht es andere Spalten – und nur so viele Angaben, wie der Zweck wirklich verlangt.

Was auf der Liste steht

Für Gremiensitzungen haben sich diese Spalten bewährt:

• Name und gegebenenfalls Funktion oder Organisation
• Stimmrecht: stimmberechtigt, beratend oder Gast
• Vertretung: Wer vertritt wen, mit welcher Vollmacht
• Form der Teilnahme: vor Ort, per Video oder per Telefon
• Uhrzeit, wenn jemand später kommt oder früher geht
• Unterschrift, wo sie vorgeschrieben oder üblich ist

Die Uhrzeit wird oft unterschätzt. Verlassen zwei Mitglieder die Sitzung vor dem letzten Tagesordnungspunkt, kann sich die Beschlussfähigkeit ändern. Das Protokoll sollte deshalb bei jeder Abstimmung erkennen lassen, wie viele Stimmberechtigte anwesend waren.

Wann das Gesetz eine Liste verlangt

Für den Betriebsrat in Deutschland bestimmt § 34 BetrVG, dass der Sitzungsniederschrift eine Anwesenheitsliste beizufügen ist, in die sich jeder Teilnehmer eigenhändig einzutragen hat. Wer per Video- oder Telefonkonferenz teilnimmt, bestätigt seine Teilnahme gegenüber dem Vorsitz in Textform.

Für die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft heißt die Liste Teilnehmerverzeichnis. In Deutschland enthält sie unter anderem Namen und Wohnort der anwesenden oder vertretenen Aktionär:innen, ist vor der ersten Abstimmung allen zugänglich zu machen, und Aktionär:innen können bis zu zwei Jahre danach Einsicht verlangen (§ 129 AktG). Das österreichische Aktiengesetz verlangt ebenfalls ein Verzeichnis, das vor der ersten Abstimmung aufzulegen ist (§ 117 AktG). Bei Vereinen regeln Statuten oder Satzung, ob und wie Anwesenheit festzuhalten ist.

Anwesenheit in Online- und Hybridsitzungen

Bei Videokonferenzen fehlt die Unterschrift auf Papier. Üblich sind ein namentlicher Aufruf zu Beginn, der im Protokoll festgehalten wird, oder eine kurze Bestätigung per Chat oder Mail. Die Teilnehmerliste des Videotools hilft als Gedächtnisstütze, ist aber oft unvollständig: Einträge wie „iPad“ oder eine Telefonnummer sagen nicht, wer dahintersitzt.

Bei hybriden Sitzungen empfiehlt sich eine Liste mit einer Spalte für die Teilnahmeform. Wer zwischendurch die Verbindung verliert, sollte das melden – sonst stimmt die Zahl bei der nächsten Abstimmung nicht mehr.

Nur so viel wie nötig

Eine Anwesenheitsliste enthält personenbezogene Daten, und gerade bei Schulungen oder Vereinsveranstaltungen sammeln sich darauf schnell mehr Angaben als nötig: private Telefonnummern, Geburtsdaten, Adressen. Frag dich bei jeder Spalte, wofür du sie brauchst. Für die Beschlussfähigkeit genügen Name und Stimmrecht, für den Nachweis einer Unterweisung Name, Datum, Thema und Unterschrift.

Ebenso wichtig ist, wo die Liste danach landet. Ein ausgedrucktes Blatt, das bis zum nächsten Treffen am Schwarzen Brett hängt, ist keine gute Idee. Besser wird sie mit dem Protokoll abgelegt und nur dort weitergegeben, wo es nötig oder vorgeschrieben ist.