Was ist ein Beratungsprotokoll?

Wo Beratungsprotokolle vorgeschrieben sind

Am bekanntesten ist das Beratungsprotokoll aus der Versicherungsvermittlung. In Deutschland muss ein Versicherungsvermittler die Kundin oder den Kunden nach ihren Wünschen und Bedürfnissen befragen, entsprechend beraten, die Gründe für jeden Rat angeben und das dokumentieren (§ 61 VVG). Auf Beratung oder Dokumentation kann nur durch eine gesonderte schriftliche Erklärung verzichtet werden, nachdem ausdrücklich auf mögliche Nachteile hingewiesen wurde.

In Österreich verlangt § 137g GewO von Versicherungsvermittlern, abgestimmt auf die Komplexität des Vertrags und entsprechend den Angaben, Wünschen und Bedürfnissen zu beraten. Vor Abgabe der Vertragserklärung sind die Wünsche und Bedürfnisse sowie die Gründe für jeden Rat genau anzugeben.

In der deutschen Anlageberatung gibt es das klassische Beratungsprotokoll dagegen nicht mehr: Seit Jänner bzw. Januar 2018 erhalten Privatkund:innen stattdessen eine Geeignetheitserklärung. Sie nennt die erbrachte Beratung und erläutert, wie die Empfehlung auf Präferenzen, Anlageziele und sonstige Merkmale der Kundin abgestimmt wurde (§ 64 Abs. 4 WpHG).

Was in ein Beratungsprotokoll gehört

Unabhängig von der Branche hat sich dieser Aufbau bewährt:

• Rahmendaten: Datum, Ort oder Videotool, Beteiligte, Anlass des Gesprächs
• Ausgangslage: Situation der Kundin, vorhandene Verträge oder Unterlagen
• Wünsche und Bedürfnisse, möglichst in ihren eigenen Worten
• Empfehlung mit konkreter Begründung
• Besprochene Alternativen und Hinweise auf Risiken oder Lücken
• Entscheidung der Kundin, besonders wenn sie von der Empfehlung abweicht
• Nächste Schritte und, wo vorgesehen, Unterschrift und Aushändigung einer Kopie

Warum die Begründung den Unterschied macht

Ein Beratungsprotokoll wird oft erst Jahre später wieder gelesen – meist dann, wenn etwas schiefgegangen ist. Dann geht es um die Frage, ob über ein bestimmtes Risiko informiert wurde. Ein angekreuztes Formularfeld „Kunde wünscht keine Berufsunfähigkeitsversicherung“ hilft dabei wenig.

Aussagekräftig ist ein Satz wie: „Herr Gruber lehnt eine Berufsunfähigkeitsversicherung trotz Hinweis auf die fehlende Absicherung seines Einkommens ab, weil er zuerst den Wohnkredit tilgen möchte. Wir besprechen das Thema in zwölf Monaten erneut.“ Er zeigt, dass der Hinweis gegeben wurde, warum die Entscheidung so fiel und dass es einen Plan gibt. Individuelle Begründungen schreiben sich mühsamer als Kreuzerl, sind aber das, was im Ernstfall trägt.

Auch ohne Pflicht verbreitet

Außerhalb der Versicherungsvermittlung schreiben viele Berater:innen Beratungsprotokolle, ohne dass ein Gesetz sie ausdrücklich verlangt: Steuerberatung, Energieberatung, Unternehmensberatung, Förderberatung. Der Grund ist derselbe. Wer berät, haftet unter Umständen für einen falschen oder unvollständigen Rat, und im Streitfall steht Erinnerung gegen Erinnerung.

Eine Steuerberaterin etwa, die ihrem Mandanten von einer bestimmten Gestaltung abrät und er sie trotzdem umsetzt, sollte genau das festhalten – samt dem Risiko, auf das sie hingewiesen hat. Schickt sie die Zusammenfassung noch am selben Tag per Mail, hat der Mandant Gelegenheit zu widersprechen, und beide wissen, woran sie sind.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

Ein Gesprächsprotokoll hält allgemein Inhalte und Vereinbarungen eines Gesprächs fest. Das Beratungsprotokoll ist eine besondere Form davon: Im Mittelpunkt stehen die Empfehlung und ihre Begründung, weil daran Haftungsfragen hängen. Gesprächsdokumentation ist der Oberbegriff für alle Arten, Gespräche festzuhalten.

Nicht zu verwechseln ist das Beratungsprotokoll mit dem Protokoll einer Beratung im Sinne einer Gremiensitzung. Wenn etwa ein Ausschuss „berät“, entsteht ein Sitzungsprotokoll, kein Beratungsprotokoll im Sinne der Kundenberatung.