Was ist eine Wiedervorlage?

Wie die Wiedervorlage funktioniert

Die Wiedervorlage stammt aus der Zeit der Papierakten. Wer einen Vorgang vorerst nicht weiterbearbeiten konnte, schrieb auf den Akt oder ans Ende eines Vermerks „WV 15. 11.“ und gab ihn ins Sekretariat. Dort wurde er in eine Wiedervorlagemappe einsortiert – oft ein Ordner mit Fächern für die Tage 1 bis 31 und die zwölf Monate. Am fraglichen Tag lag der Akt wieder auf dem Schreibtisch, ohne dass jemand daran denken musste.

Digital funktioniert es genauso, nur ohne Mappe: Ein Vorgang, eine Mail oder eine Aufgabe bekommt ein Datum, an dem sie wieder in der Liste erscheint. Das Prinzip bleibt dasselbe: Der Kopf wird entlastet, weil das System an den Vorgang erinnert, nicht die Person.

Wiedervorlage und Frist

Eine Frist ist ein Termin, an dem etwas erledigt sein muss – etwa eine Rechtsmittelfrist oder ein vertraglich vereinbarter Liefertermin. Eine Wiedervorlage ist dagegen ein interner Prüftermin, den du selbst festlegst. Sie liegt sinnvollerweise vor der Frist, damit noch Zeit zum Handeln bleibt.

In Kanzleien ist das System deshalb meist zweistufig: Neben dem eigentlichen Fristablauf wird eine Vorfrist eingetragen, oft eine Woche vorher, an der der Akt zur Bearbeitung vorgelegt wird. Wie das organisiert ist, beschreibt der Eintrag Fristenkontrolle. Im normalen Büroalltag genügt meist eine einzige Wiedervorlage, solange niemand vergisst, sie zu setzen.

Typische Anlässe

Eine Wiedervorlage lohnt sich überall dort, wo du auf etwas wartest oder etwas später prüfen willst:

• Eine Antwort ist ausständig: „Mandantin meldet sich bis 10. 6.“
• Ein Angebot soll nachgefasst werden, wenn keine Rückmeldung kommt
• Eine Zahlung oder Lieferung ist zu kontrollieren
• Ein Vertrag läuft aus oder hat eine Kündigungsfrist
• Ein vertagter Punkt aus einem Meeting soll wieder auf die Tagesordnung

Hilfreich ist, den Grund gleich mitzuschreiben: „WV 15. 11. – Antwort Huber zum Mietvertrag?“ Wer den Vorgang an diesem Tag aufschlägt, weiß dann sofort, worum es geht.

Wiedervorlage im Meeting-Alltag

Besprechungen erzeugen ständig Dinge, die später wieder auftauchen sollen: Fragen, die vertagt wurden, Entscheidungen, die von einer Zahl abhängen, Zusagen von Externen. In Protokollen stehen sie oft als „wird in einer der nächsten Sitzungen besprochen“ – und verschwinden dann. Ein vertagter Punkt ohne Datum ist in der Praxis meist ein vergessener Punkt.

Wirksamer ist es, jedem vertagten Thema ein Datum und eine verantwortliche Person zu geben. Ob das in einer Offene-Punkte-Liste, im Aufgabentool oder als klassische Wiedervorlage geschieht, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass der Punkt an einem bestimmten Tag von selbst wieder auftaucht.

Erledigte Vorgänge werden übrigens ausdrücklich abgeschlossen. In Papierakten steht dann „z. d. A.“ (zu den Akten), digital wird die Aufgabe geschlossen. Sonst bleiben Wiedervorlagen für Dinge stehen, die längst erledigt sind, und die Liste verliert ihre Glaubwürdigkeit.