Was ist eine Protokollberichtigung?

Was berichtigt werden kann – und was nicht

Berichtigt werden Unrichtigkeiten: Das Protokoll gibt etwas anders wieder, als es in der Sitzung tatsächlich war. Typische Fälle sind Tippfehler in Beträgen und Daten, falsch geschriebene oder verwechselte Namen, ein falsch notiertes Stimmenverhältnis oder eine Aufgabe, die der falschen Person zugeordnet wurde.

Keine Berichtigung ist es, wenn jemand nachträglich eine bessere Formulierung möchte oder seine Meinung geändert hat. „Ich hätte das lieber vorsichtiger ausgedrückt“ macht das Protokoll nicht falsch. Und ein Beschluss, der so gefasst wurde, wie er im Protokoll steht, lässt sich nicht durch eine Berichtigung ändern – dafür braucht es einen neuen Beschluss.

Solange ein Entwurf noch nicht verschickt ist, sind Korrekturen einfach Teil der Überarbeitung. Von einer Berichtigung spricht man erst, wenn eine Fassung bereits bei anderen liegt, unterschrieben oder genehmigt ist. Ab diesem Moment verlassen sich Menschen auf den Text – und genau deshalb muss jede Änderung erkennbar sein.

Nachvollziehbar statt unsichtbar

Der wichtigste Grundsatz: Ein Protokoll, das schon verschickt oder unterschrieben wurde, wird nicht still überschrieben. Sonst kursieren zwei Fassungen, und niemand weiß mehr, welche gilt. Auf Papier wird die falsche Stelle durchgestrichen, sodass sie lesbar bleibt, daneben steht die Korrektur mit Datum und Kürzel. Digital entsteht eine neue Version, die die alte nicht löscht, sondern ergänzt.

Ein Berichtigungsvermerk sagt kurz, was geändert wurde: „Berichtigt am 3. 11.: TOP 3, Stimmenverhältnis 6:1 statt 7:0 – Hofer.“ Wer die berichtigte Fassung verschickt, nennt die Änderung im Text der Mail, statt nur eine neue Datei anzuhängen. Sonst müssten alle Empfänger:innen beide Versionen Zeile für Zeile vergleichen.

Vorbilder aus dem Verfahrensrecht

Wie streng Berichtigungen ablaufen können, zeigt das Gerichtsverfahren in Deutschland. Nach § 164 ZPO können Unrichtigkeiten des Protokolls jederzeit berichtigt werden. Vorher sind die Parteien anzuhören. Die Berichtigung wird auf dem Protokoll vermerkt, wobei auf eine Anlage verwiesen werden kann, und der Vermerk wird von den Personen unterschrieben, die für das Protokoll verantwortlich sind.

Im österreichischen Verwaltungsverfahren gilt für Niederschriften nach § 14 AVG: Darin darf nichts Erhebliches ausgelöscht, hinzugefügt oder verändert werden. Erhebliche Zusätze oder Einwendungen der beigezogenen Personen kommen in einen Nachtrag, der gesondert unterschrieben wird. Beide Regelungen folgen demselben Gedanken, der auch für Vereins- und Firmenprotokolle taugt: Das Original bleibt erkennbar, die Korrektur wird dokumentiert, und die Beteiligten bekommen Gelegenheit, sich zu äußern.

Berichtigung im Gremium und im Arbeitsalltag

In Gremien mit förmlicher Protokollgenehmigung fallen die meisten Berichtigungen in diesen Tagesordnungspunkt: Jemand meldet einen Fehler, das Gremium beschließt die Änderung, das Protokoll wird mit Korrektur genehmigt. Fällt ein Fehler erst nach der Genehmigung auf, entscheidet in der Regel wieder das Gremium, und die Berichtigung wird auf dem genehmigten Protokoll vermerkt.

Im Arbeitsalltag geht es formloser. Die Protokollführung korrigiert, versendet die neue Fassung an denselben Verteiler und kennzeichnet sie als Version 2. Sind sich die Beteiligten nicht einig, ob überhaupt ein Fehler vorliegt, ist ein Protokollnachtrag mit der abweichenden Sicht oft der fairere Weg als eine einseitige Berichtigung.