Was ist das Recht auf Löschung?

Ein Recht – und eine Pflicht

Art. 17 Abs. 1 ist doppelt formuliert: Die betroffene Person kann die Löschung verlangen, und der Verantwortliche ist verpflichtet, unverzüglich zu löschen, sobald ein Löschgrund vorliegt. Die Pflicht hängt also nicht davon ab, dass jemand nachfragt. Wer Gesprächsaufnahmen nach Projektende nicht mehr braucht, muss sie von sich aus entfernen – das ist die praktische Seite der Speicherbegrenzung.

Die DSGVO nennt das Recht in der Überschrift auch „Recht auf Vergessenwerden“. Gemeint ist vor allem Abs. 2: Wer Daten öffentlich gemacht hat und sie löschen muss, soll andere Verantwortliche, die Links oder Kopien verarbeiten, über das Löschverlangen informieren – soweit das technisch und wirtschaftlich angemessen ist.

Die sechs Löschgründe

Eine Löschpflicht besteht, wenn einer dieser Gründe zutrifft (Art. 17 Abs. 1 lit. a–f):

• Die Daten sind für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig.
• Die Person widerruft ihre Einwilligung, und es gibt keine andere Rechtsgrundlage.
• Die Person legt Widerspruch ein und es überwiegen keine Gründe des Verantwortlichen – bei Direktwerbung immer.
• Die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Eine rechtliche Verpflichtung verlangt die Löschung.
• Die Daten wurden bei einem Online-Dienst von einem Kind erhoben (Art. 8 Abs. 1).

Wann nicht gelöscht werden muss

Abs. 3 nimmt Fälle aus, in denen die Verarbeitung erforderlich ist: für die Meinungs- und Informationsfreiheit, zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht oder öffentlichen Aufgabe, aus Gründen der öffentlichen Gesundheit, für Archiv-, Forschungs- oder Statistikzwecke unter Bedingungen und zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Im Büroalltag ist meist die rechtliche Verpflichtung entscheidend: Steuer- und unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten gehen dem Löschwunsch vor. Eine Rechnung bleibt also im Archiv, auch wenn die Kundin die Löschung ihres Kontos verlangt. Das betrifft aber nur, was tatsächlich aufbewahrungspflichtig ist – nicht automatisch jede Besprechungsnotiz dazu.

Löschen bedeutet im Kern, dass die Daten nicht mehr verwendet und nicht ohne Weiteres wiederhergestellt werden können. Eine Datei nur in einen Ordner „Alt“ zu schieben, reicht nicht. Bei Meeting-Tools lohnt deshalb ein Blick darauf, ob gelöschte Transkripte, Zusammenfassungen und geteilte Links tatsächlich verschwinden und wie lange Sicherungskopien beim Anbieter noch existieren.

Sonderregeln in Österreich und Deutschland

Österreich: Kann eine Löschung aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nur zu bestimmten Zeitpunkten erfolgen – etwa beim nächsten regulären Bereinigungslauf –, ist die Verarbeitung bis dahin nach § 4 Abs. 2 DSG einzuschränken.

Deutschland: § 35 BDSG lässt bei nicht automatisierter Verarbeitung, etwa in Papierarchiven, statt der Löschung eine Einschränkung zu, wenn die Löschung nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich und das Löschinteresse gering ist – nicht aber bei unrechtmäßiger Verarbeitung. Und wären Daten nur deshalb zu löschen, weil ihr Zweck entfallen ist, tritt nach § 35 Abs. 3 ebenfalls die Einschränkung an die Stelle der Löschung, wenn satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Wurde gelöscht, muss der Verantwortliche das nach Art. 19 grundsätzlich auch allen Empfängern mitteilen, denen er die Daten weitergegeben hat – etwa dem Team, an das ein Protokoll verteilt wurde, oder einem Dienstleister.