Was bedeutet Speicherbegrenzung?

Was der Grundsatz genau sagt

Daten müssen „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“. Zwei Dinge stecken darin: eine zeitliche Grenze, die sich aus dem Zweck ergibt, und eine Aussage über die Form. Nach Ablauf der Frist müssen Daten nicht zwingend physisch verschwinden – es genügt auch, sie so zu anonymisieren, dass niemand mehr identifiziert werden kann.

Eine Ausnahme sieht der Grundsatz selbst vor: Für Archivzwecke im öffentlichen Interesse, wissenschaftliche oder historische Forschung und Statistik dürfen Daten länger gespeichert werden, wenn geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen sind (Art. 89 Abs. 1).

Aus dem Grundsatz wird eine Frist

Die DSGVO nennt selbst keine Zahlen. Erwägungsgrund 39 verlangt aber, dass der Verantwortliche „Fristen für ihre Löschung oder regelmäßige Überprüfung“ vorsieht. An mehreren Stellen muss diese Frist dann auftauchen:

• in der Datenschutzinformation – die Speicherdauer oder die Kriterien dafür (Art. 13 Abs. 2 lit. a, Art. 14 Abs. 2 lit. a)
• im Verarbeitungsverzeichnis – „wenn möglich“ die vorgesehenen Löschfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f)
• in der Auskunft an Betroffene – die geplante Speicherdauer (Art. 15 Abs. 1 lit. d)
• in den Voreinstellungen von Systemen – auch die Speicherfrist gehört zu dem, was durch Voreinstellung auf das Erforderliche begrenzt sein soll (Art. 25 Abs. 2)

Wie lang die Frist ist, hängt vom Zweck ab. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Bücher, Belege und Geschäftsbriefe nach Steuer- und Unternehmensrecht, können eine Mindestdauer vorgeben. Sie betreffen aber nur die Unterlagen, die darunter fallen.

Abgrenzung: Speicherbegrenzung, Löschung, Minimierung

Die Speicherbegrenzung ist ein Grundsatz, also eine Pflicht des Verantwortlichen, unabhängig von jeder Anfrage. Das Recht auf Löschung ist der Anspruch der betroffenen Person, wenn ein Löschgrund vorliegt – einer davon ist genau der Wegfall des Zwecks. Beides führt zum selben Ergebnis, kommt aber von verschiedenen Seiten.

Die Datenminimierung fragt, wie viele Daten gebraucht werden; die Speicherbegrenzung, wie lange. Ein schlankes Protokoll, das zehn Jahre ohne Grund herumliegt, erfüllt das eine und verfehlt das andere.

Gestufte Fristen für Besprechungsdaten

Bei Meetings entstehen oft mehrere Datenarten mit unterschiedlichem Zweck. Sinnvoll ist deshalb eine Staffelung: Die Audioaufnahme wird nur gebraucht, bis das Transkript fertig und geprüft ist. Das vollständige Transkript dient zum Nachschlagen, solange das Projekt läuft. Das Ergebnisprotokoll mit Entscheidungen und Zusagen gehört zur Projekt- oder Kundenakte und bleibt so lange, wie diese Akte aufbewahrt wird.

Wichtig ist, dass die Fristen nicht nur auf dem Papier stehen. Eine Erinnerung im Kalender, eine automatische Löschfunktion im Tool oder eine jährliche Durchsicht machen aus der Regel gelebte Praxis – und erleichtern den Nachweis, den Art. 5 Abs. 2 vom Verantwortlichen verlangt.