Ein TOP ist mehr als eine Überschrift
Während die Tagesordnung das ganze Programm einer Sitzung beschreibt, ist der Tagesordnungspunkt die kleinste Einheit darin. „TOP 3: Website“ ist allerdings noch kein guter Punkt – niemand weiß, ob informiert, gestritten oder entschieden werden soll.
Ein vollständiger TOP beantwortet vier Fragen: Worum geht es (konkreter Titel), was soll herauskommen (Information, Diskussion oder Beschluss), wer bringt ihn ein (Berichterstatter:in oder Antragsteller:in) und wie viel Zeit ist dafür vorgesehen. Dazu kommen bei Bedarf Unterlagen, die vorher gelesen werden sollen, oder eine Tischvorlage.
Arten von Tagesordnungspunkten
Es hilft, schon in der Tagesordnung zu kennzeichnen, welche Art von TOP ansteht. Dann wissen alle, wie sie sich vorbereiten müssen:
| Art | Ziel | Beispiel |
|---|---|---|
| Informationspunkt | alle auf denselben Stand bringen | Bericht der Geschäftsführung zum Quartal |
| Diskussionspunkt | Meinungen und Optionen sammeln | Wie gehen wir mit Kundenanfragen am Wochenende um? |
| Beschlusspunkt | eine verbindliche Entscheidung treffen | Freigabe des Messebudgets von 8.000 € |
| Formaler Punkt | Ablauf sichern | Feststellung der Beschlussfähigkeit, Protokollgenehmigung |
Größere Themen werden oft in Unterpunkte geteilt (TOP 4.1, 4.2 …). Am Ende steht meist ein Sammelpunkt: in Österreich „Allfälliges“, in Deutschland „Verschiedenes“ oder „Sonstiges“.
Wer TOPs einbringen darf
Im Team legt meist die einladende Person die Punkte fest und sammelt vorher Wünsche. In Vereinen und Gesellschaften ist das oft geregelt: Statuten oder Satzung bestimmen, bis wann Mitglieder Anträge für die Tagesordnung einreichen können.
Bei der GmbH gibt es dafür sogar ein Minderheitsrecht. In Deutschland können Gesellschafter mit mindestens einem Zehntel des Stammkapitals verlangen, dass Gegenstände zur Beschlussfassung angekündigt werden (§ 50 Abs. 2 GmbHG). In Österreich können Gesellschafter mit einem Zehntel des Stammkapitals – oder einem im Gesellschaftsvertrag festgelegten geringeren Anteil – in einer unterschriebenen, begründeten Eingabe verlangen, dass Gegenstände in die Tagesordnung der nächsten Generalversammlung aufgenommen werden (§ 38 Abs. 3 GmbHG).
TOPs in der Sitzung und im Protokoll
Die Sitzungsleitung ruft jeden Punkt einzeln auf, lässt berichten und diskutieren und schließt ihn mit einem Ergebnis ab – einem Beschluss, einer Aufgabe oder der bewussten Vertagung. Wird ein TOP abgesetzt, weil Unterlagen fehlen, gehört auch das ins Protokoll.
Im Protokoll übernimmt jeder Abschnitt die Nummer und den Titel aus der Tagesordnung: „Zu TOP 3 – Messebudget“. So lässt sich auch Monate später nachvollziehen, in welcher Sitzung welcher Punkt wie ausgegangen ist. Bei Punkten, die mehrere Sitzungen lang offen bleiben, lohnt ein Vermerk wie „Fortsetzung von TOP 5 der Sitzung vom 3. März“.
TOP 3 – Messeauftritt Herbst (Beschluss, 20 Min.)
Einbringer: Lukas Berger, Marketing. Unterlage: Angebot Standbau Huber, verschickt am 2. Mai.
Ziel: Entscheidung, ob wir mit einem eigenen Stand (8.000 €) oder als Mitaussteller (3.500 €) teilnehmen.
Im Protokoll später: „Zu TOP 3: Die Teilnahme erfolgt als Mitaussteller. Berger sagt dem Messeveranstalter bis 17. Mai zu.“
Dieser Eintrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.