Was ist ein Abnahmeprotokoll?

Was die Abnahme bewirkt

Die Abnahme ist im deutschen Werkvertragsrecht ein Wendepunkt. Nach § 640 BGB ist der Besteller verpflichtet, ein vertragsmäßig hergestelltes Werk abzunehmen; wegen unwesentlicher Mängel darf er die Abnahme nicht verweigern. Mit der Abnahme wird unter anderem die Vergütung fällig (§ 641 BGB), und die Verjährung der Mängelansprüche beginnt zu laufen – bei Bauwerken beträgt sie fünf Jahre (§ 634a BGB).

Besonders wichtig für das Protokoll: Wer ein Werk abnimmt, obwohl er einen Mangel kennt, behält bestimmte Rechte wegen dieses Mangels nur, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehält (§ 640 Abs. 3 BGB). Bekannte Mängel gehören deshalb ausdrücklich mit Vorbehalt ins Abnahmeprotokoll.

Bei größeren Vorhaben werden oft einzelne, in sich abgeschlossene Teile getrennt abgenommen, etwa ein Bauabschnitt oder ein Softwaremodul. Dann braucht jede Teilabnahme ein eigenes Protokoll, aus dem klar hervorgeht, welcher Teil abgenommen ist und welche noch ausstehen. Sonst ist später strittig, ab wann welche Frist läuft.

Förmliche Abnahme nach VOB/B

Bei Bauverträgen, für die die VOB/B vereinbart ist, findet eine förmliche Abnahme statt, wenn eine Vertragspartei es verlangt. Jede Seite kann auf eigene Kosten Sachverständige hinzuziehen. Der Befund wird in gemeinsamer Verhandlung schriftlich niedergelegt, einschließlich etwaiger Vorbehalte wegen bekannter Mängel und Vertragsstrafen sowie Einwendungen des Auftragnehmers; jede Partei bekommt eine Ausfertigung (§ 12 Abs. 4 VOB/B).

Verlangt niemand eine Abnahme, kann die Leistung nach der VOB/B auch ohne Termin als abgenommen gelten, etwa nach Ablauf von zwölf Werktagen nach schriftlicher Fertigstellungsmitteilung. Auch dann müssen Vorbehalte rechtzeitig geltend gemacht werden.

Übernahme in Österreich

Im österreichischen Bauwesen ist bei Verträgen nach ÖNORM B 2110 von Übernahme die Rede. Die Norm kennt eine förmliche und eine formlose Übernahme. Bei der förmlichen Übernahme teilt der Auftragnehmer die Fertigstellung mit, der Auftraggeber hat dann eine Frist zur Übernahme; alle Beanstandungen und Erklärungen werden schriftlich festgehalten, und mit der Unterschrift beider Seiten gilt die Übernahme als vollzogen.

Mit der Übernahme beginnt nach der ÖNORM die Gewährleistungsfrist zu laufen. Weil die ÖNORM nur gilt, wenn sie vereinbart wurde, lohnt immer ein Blick in den Vertrag.

Was ins Abnahmeprotokoll gehört

Ob Bau, Tischlerarbeit oder Softwareprojekt – diese Punkte sollten nicht fehlen:

• Vertrag oder Auftrag, abgenommene Leistung, Datum und Ort
• Teilnehmende, auch Sachverständige oder Bauaufsicht
• Ergebnis: abgenommen, abgenommen unter Vorbehalt oder Abnahme verweigert – mit Begründung
• Mängelliste mit Ort, Beschreibung und Frist zur Behebung
• Vorbehalte, etwa wegen Vertragsstrafe
• Übergebene Unterlagen wie Pläne, Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle, Schlüssel
• Unterschriften beider Seiten

Bei Softwareprojekten heißt der Schritt oft Abnahmetest. Das Prinzip ist dasselbe: Vorher vereinbarte Kriterien werden geprüft, Abweichungen festgehalten, und am Ende steht eine ausdrückliche Erklärung, ob abgenommen wird. Wo es nur um den Wechsel der Verantwortung für eine Sache geht, etwa bei einer Mietwohnung, genügt ein Übergabeprotokoll.