Was ist Gesprächsdokumentation?

Formen im Überblick

Welche Form passt, hängt davon ab, wer den Text später liest und wie verbindlich er sein muss:

Dazu kommt die fortlaufende Dokumentation: Einträge, die über Monate oder Jahre in einer Akte zusammenkommen, etwa in einer Kundenakte, einer Patientenakte oder einer Beratungsakte. Hier zählt weniger der einzelne Eintrag als die Abfolge: Wer die Akte übernimmt, soll aus den Einträgen erkennen, was bisher besprochen, versprochen und erledigt wurde. Deshalb lohnt sich ein einheitliches Schema für jeden Eintrag – Datum, Art des Kontakts, beteiligte Personen, Inhalt, nächster Schritt.

Wo Dokumentation vorgeschrieben ist

Am deutlichsten geregelt ist die Dokumentation im Gesundheitswesen. In Deutschland verpflichtet § 630f BGB Behandelnde, in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Patientenakte zu führen und darin die für die Behandlung wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse festzuhalten, unter anderem Anamnese, Befunde, Therapien, Aufklärungen und Einwilligungen. Änderungen müssen erkennbar bleiben, die Akte ist grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.

In Österreich verlangt § 51 Ärztegesetz 1998 unter anderem Aufzeichnungen über Art und Umfang der beratenden, diagnostischen oder therapeutischen Leistungen; auch hier gilt eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren. In der Versicherungsvermittlung sind Beratung und Begründung der Empfehlung zu dokumentieren, in Deutschland nach § 61 VVG, in Österreich nach § 137g GewO. Andere Berufe – etwa Sozialarbeit, Pflege oder Psychotherapie – haben eigene Berufsgesetze und Standards, die du im Einzelfall prüfen solltest.

Grundsätze, die überall gelten

Ob gesetzlich vorgeschrieben oder freiwillig: Gute Gesprächsdokumentation folgt fast immer denselben Regeln.

• Zeitnah: am selben Tag, solange die Erinnerung frisch ist
• Fakten getrennt von Bewertung: „Herr Gruber sagt, er habe die Rechnung nicht erhalten“, nicht „Herr Gruber ist unzuverlässig“
• Quelle erkennbar: Wer hat was gesagt – und was hast du selbst beobachtet?
• Nachvollziehbar ändern: Ergänzungen datiert, das Ursprüngliche bleibt lesbar
• Nur das Nötige: Was für den Zweck nicht gebraucht wird, gehört nicht hinein
• Auffindbar ablegen: beim richtigen Kunden, Fall oder Projekt, nicht im persönlichen Notizbuch

Aufnahmen als Grundlage

Immer öfter entsteht Gesprächsdokumentation aus einer Aufnahme: Das Gespräch wird aufgezeichnet, transkribiert und anschließend zusammengefasst. Das macht Details zuverlässiger, verlangt aber zwei Dinge. Erstens müssen alle Beteiligten Bescheid wissen und einverstanden sein. Zweitens ersetzt ein Transkript die Dokumentation nicht – es ist Rohmaterial, aus dem jemand die wesentlichen Punkte auswählen, prüfen und verantworten muss.

Wie lange Aufnahmen, Transkripte und Notizen aufbewahrt werden, sollte bewusst entschieden werden. Pflichten zur Aufbewahrung und der Grundsatz, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern, müssen dabei zusammenpassen.