Ein Haus, viele Wohnungen
Ein Vergleich hilft: Ein Mehrparteienhaus hat ein Dach, ein Fundament und eine Heizung für alle, aber jede Wohnung hat eine eigene Tür mit eigenem Schlüssel. Bei mandantenfähiger Software ist es ähnlich. Alle Kunden nutzen denselben Programmcode und dieselben Server, sehen aber nur ihre eigenen Daten und können die Einstellungen ihres Bereichs selbst verwalten.
Fast jeder SaaS-Dienst funktioniert so. Wenn sich tausende Firmen bei demselben Online-Buchhaltungsprogramm anmelden, läuft dahinter nicht für jede eine eigene Installation, sondern eine gemeinsame – mit sauber getrennten Mandanten.
Zwei Bedeutungen von „Mandant“
Das Wort sorgt gelegentlich für Verwirrung. In der IT ist ein Mandant schlicht eine abgegrenzte Einheit innerhalb einer Software – ein Kunde eines Cloud-Dienstes, aber auch eine Tochterfirma in einem ERP-System. In ERP- und Buchhaltungssoftware ist der Begriff seit Langem üblich: Eine Steuerkanzlei verwaltet dort etwa die Buchhaltung vieler Klienten jeweils in einem eigenen Mandanten.
Mit der Mandantin im Sinne von Anwalts- oder Steuerkanzlei hat das nur am Rande zu tun. Der Zusammenhang ist trotzdem passend: In beiden Fällen geht es darum, dass die Angelegenheiten des einen nicht beim anderen landen.
Wie Mandanten technisch getrennt werden
Es gibt verschiedene Bauweisen, die sich in Aufwand und Trennungsgrad unterscheiden:
| Bauweise | So funktioniert es | Trennung |
|---|---|---|
| Gemeinsame Datenbank, gemeinsame Tabellen | jede Zeile trägt eine Mandanten-Kennung, Zugriffsregeln filtern danach | logisch – hängt an fehlerfreien Regeln |
| Gemeinsame Datenbank, getrennte Bereiche | jeder Mandant hat ein eigenes Schema | stärker, aber mehr Verwaltungsaufwand |
| Eigene Datenbank je Mandant | physisch getrennte Datenhaltung | am stärksten, am teuersten |
Die erste Variante ist am weitesten verbreitet, weil sie günstig skaliert. Sie verlangt aber besondere Sorgfalt: Ein einziger Programmierfehler in einer Abfrage könnte Daten eines Mandanten für einen anderen sichtbar machen. Gute Anbieter sichern das mit Regeln direkt in der Datenbank ab, etwa per „Row Level Security“, und testen die Trennung gezielt.
Warum dich das als Kunde interessiert
Mandantenfähigkeit ist der Grund, warum Cloud-Dienste günstig sein können: Die Kosten für Server und Wartung verteilen sich auf viele. Gleichzeitig ist die saubere Trennung die zentrale Sicherheitsfrage jeder gemeinsam genutzten Software. Für die DSGVO zählt sie zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen, die ein Anbieter nachweisen sollte.
Innerhalb eines Mandanten geht es dann um die zweite Ebene: Wer im eigenen Team darf was sehen? Rollen, Freigaben und private Bereiche regeln das. Wer einen Dienst prüft, fragt also nach beidem – nach der Trennung zwischen Kunden und nach den Rechten innerhalb des eigenen Bereichs.
Antworten darauf liefert meist die Sicherheitsdokumentation des Anbieters. Bei sensiblen Daten darf man auch direkt fragen, wie die Trennung umgesetzt ist und wie sie geprüft wird.
Die Kanzlei Berger betreut die Buchhaltung für eine Bäckerei, einen Installateur und einen Verein. Im Buchhaltungsprogramm hat jeder davon einen eigenen Mandanten mit eigenem Kontenplan, eigenen Belegen und eigenen Auswertungen.
Die Sachbearbeiterin wechselt per Auswahlfeld zwischen den Mandanten. Ein Beleg der Bäckerei kann nie versehentlich beim Verein landen, weil das Programm jede Buchung fest einem Mandanten zuordnet.
Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.