Woher der Begriff kommt
„Call Notes“ stammt aus dem englischsprachigen Vertrieb und hat sich mit Sales- und Customer-Success-Teams auch im deutschsprachigen Raum verbreitet. Im klassischen Büro sagt man eher Gesprächsnotiz oder Telefonnotiz.
Ein Unterschied liegt im Blickwinkel. Eine Telefonnotiz ist oft eine Nachricht für jemanden, der den Anruf nicht selbst angenommen hat. Call Notes schreibst du über dein eigenes Gespräch, und sie folgen meist einem festen Schema je nach Art des Calls. Ihr Hauptzweck: Wer den Kunden als Nächstes kontaktiert – du selbst in drei Wochen oder eine Kollegin –, soll ohne Rückfrage wissen, wo ihr steht.
Was gute Call Notes enthalten – je nach Calltyp
Neben Datum, Teilnehmenden und nächsten Schritten, die in alle Call Notes gehören, zählt je nach Anlass anderes:
| Calltyp | Worauf du achten solltest |
|---|---|
| Discovery Call | Problem und Auslöser, aktuelle Lösung, wer entscheidet, Budget, Zeitplan |
| Produktdemo | Fragen und Einwände, welche Funktionen auf Interesse stießen, wer noch überzeugt werden muss |
| Verhandlung | Konditionen, Zugeständnisse beider Seiten, offene Vertragspunkte |
| Support-Call | Problembeschreibung, versuchte Schritte, Ticketnummer, Zusage zur Rückmeldung |
| Check-in, Jahresgespräch | Zufriedenheit, Risiken für die Verlängerung, neue Bedarfe |
Wörtlich, wo es zählt
Die meisten Call Notes bestehen aus Stichworten, und das ist richtig so. An wenigen Stellen lohnt sich aber der genaue Wortlaut: wenn die Kundin ihr Problem in eigenen Worten beschreibt, wenn Zahlen fallen, wenn eine Zusage gemacht wird. Ein Satz wie „Wir verlieren jede Woche zwei Tage mit der Abstimmung zwischen Lager und Verkauf“ ist im Angebot später Gold wert – eine Zusammenfassung wie „Prozessprobleme“ nicht.
Ebenso wichtig sind Namen und Rollen. Wer hat welche Frage gestellt? Wer war kritisch, wer begeistert? Im Vertrieb entscheidet selten eine Person allein, und Call Notes zeigen über mehrere Gespräche hinweg, wer im Hintergrund mitredet.
Was dagegen fehlen darf: Smalltalk, Wiederholungen und alles, was ohnehin in der Präsentation steht. Ein Test hilft beim Kürzen – würde die Kollegin, die den Kunden morgen übernimmt, diese Zeile vermissen? Wenn nicht, kann sie weg. Am Ende jeder Notiz steht ein konkreter nächster Schritt mit Datum, auch wenn er nur lautet „Kunde meldet sich bis 20. 10., sonst rufe ich an“.
Während des Calls oder danach?
Wer im Call ausführlich tippt, hört schlechter zu und stellt weniger gute Folgefragen. Bewährt hat sich, während des Gesprächs nur Stichworte und Zitate festzuhalten und direkt danach fünf Minuten für die Reinschrift einzuplanen – bevor der nächste Termin beginnt.
Eine Alternative ist, den Call aufzunehmen und sich eine Zusammenfassung erstellen zu lassen. Das setzt voraus, dass alle Beteiligten Bescheid wissen und einverstanden sind; wie du danach fragst, steht im Ratgeber Einverständnis zur Aufnahme. Auch dann bleibt das Gegenlesen deine Aufgabe: Eine Zusammenfassung erkennt nicht immer, welcher Halbsatz für das Geschäft entscheidend war.
Discovery Call – Huber Logistik · 8. Oktober · Teilnehmende: Martina Huber (Geschäftsführung), Stefan Gruber (Lagerleitung)
Problem: „Wir verlieren jede Woche zwei Tage mit der Abstimmung zwischen Lager und Verkauf.“ Bestellungen kommen per Mail und Telefon, Lager arbeitet mit Excel.
Entscheidung: Frau Huber entscheidet, Herr Gruber muss im Alltag damit arbeiten und ist skeptisch („Noch ein Tool“).
Budget/Zeitplan: Kein fixes Budget; Umstellung soll vor dem Weihnachtsgeschäft stehen.
Nächster Schritt: Demo mit Lagerteam am 15. Oktober, 10 Uhr – Einladung schicke ich heute.
Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.