Was du teilen kannst
Die meisten Meeting-Programme bieten dieselben Grundvarianten, die sich in einem wichtigen Punkt unterscheiden: wie viel die anderen zu sehen bekommen.
| Variante | Die anderen sehen | Gut für |
|---|---|---|
| Ganzer Bildschirm | alles, auch Benachrichtigungen und Fensterwechsel | Vorführungen über mehrere Programme |
| Einzelnes Fenster | nur dieses Programm | Präsentationen, Dokumente, Tabellen |
| Browser-Tab | nur diesen Tab, auf Wunsch mit dessen Ton | Websites, Videos, Web-Anwendungen |
| Präsentationsmodus | Folien, oft mit eigener Navigation für die Zuschauenden | Vorträge mit vielen Folien |
Das Teilen eines einzelnen Fensters ist meist die sicherste Wahl: Was nicht in diesem Fenster passiert, bleibt privat. Ein Nachteil: Öffnet das Programm einen Dialog oder ein zweites Fenster, sehen die anderen davon nichts.
Ton, Steuerung und Tastenkürzel
Wer ein Video zeigen will, muss den Ton ausdrücklich mitteilen – sonst sehen die anderen bewegte Bilder ohne Klang. Im Browser geht das beim Teilen eines Tabs über die Option, den Tab-Audio mitzuschicken; beim ganzen Bildschirm über Systemaudio, sofern Betriebssystem und Programm das unterstützen.
Manche Programme erlauben außerdem, die Steuerung abzugeben: Eine andere Person bedient dann Maus und Tastatur auf deinem Rechner. Das ist praktisch für gemeinsames Arbeiten an einem Dokument, aber etwas anderes als die reine Freigabe – vergib Steuerung nur bewusst und nimm sie danach wieder zurück.
Schneller geht es mit Tastenkürzeln: In Microsoft Teams startet Strg+Umschalt+E die Freigabe (Mac: Befehlstaste+Umschalt+E), in Zoom öffnet Alt+S das Teilen-Fenster (Mac: Befehlstaste+Umschalt+S). Am Mac muss das Meeting-Programm einmalig in den Systemeinstellungen unter „Datenschutz & Sicherheit“ die Erlaubnis zur Bildschirmaufnahme bekommen – fehlt sie, sehen die anderen nur ein schwarzes Bild oder den Schreibtischhintergrund.
Die typischen Pannen – und wie du sie vermeidest
Fast jede Peinlichkeit beim Teilen hat dieselbe Ursache: Es ist mehr zu sehen, als geplant war.
- Benachrichtigungen: Mail-Vorschau oder Chatnachricht ploppen auf – vorher den Nicht-stören-Modus einschalten.
- Offene Tabs und Fenster: Ein Fensterwechsel zeigt plötzlich Kundendaten aus einem anderen Projekt. Nur das eine Fenster teilen.
- Gespeicherte Zugangsdaten: Passwortmanager oder Adresszeile schlagen beim Tippen Einträge vor.
- Zu kleine Schrift: Was auf deinem großen Monitor gut lesbar ist, ist auf dem Laptop der anderen winzig – Ansicht vergrößern.
- Vergessene Freigabe: Nach der Präsentation läuft die Freigabe weiter, während du schon E-Mails liest.
Was gezeigt wird, steht nicht im Transkript
Für die Dokumentation eines Meetings hat die Bildschirmfreigabe eine unterschätzte Folge: Eine Tonaufnahme oder ein Transkript enthält nur, was gesagt wird. Zeigt jemand „hier, diese Zahl“ und deutet mit der Maus darauf, versteht später niemand mehr, welche Zahl gemeint war.
Sprich deshalb aus, was du zeigst: „Auf Folie 4, Umsatz Q3: 84.000 Euro, also 6.000 unter Plan.“ Und schick die gezeigten Unterlagen nach dem Meeting mit dem Protokoll mit oder lege sie als Anlage ab. Vertrauliches, das nur gezeigt und nicht verschickt werden soll, gehört entsprechend im Protokoll vermerkt.
Webdesignerin Lisa Leitner zeigt Kundin Huber den neuen Entwurf der Startseite. Statt des ganzen Bildschirms teilt sie nur das Browserfenster mit der Testumgebung und schaltet vorher die Benachrichtigungen stumm.
Beim Vergleich mit der alten Seite wechselt sie in einen anderen Tab desselben Fensters – das sieht die Kundin mit. Das Mailprogramm daneben bleibt unsichtbar.
Für das Protokoll sagt sie bei jeder Änderung dazu, was sie zeigt: „Der Kontaktbutton ist jetzt oben rechts, in Orange statt Grau.“ Nach dem Call schickt sie Screenshots der besprochenen Stellen mit.
Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.