Was ist ein Sitzungsprotokoll?

Was eine Sitzung von einer Besprechung unterscheidet

Eine Sitzung hat feste Regeln: Ein Gremium mit bestimmten Mitgliedern wird mit Frist und Tagesordnung einberufen, eine Person leitet, und Entscheidungen fallen durch Abstimmung. Diese Regeln stehen in Satzung, Statuten, Geschäftsordnung oder im Gesetz.

Eine Besprechung im Team kennt das alles nicht. Deshalb ist ein Besprechungsprotokoll meist ein schlankes Ergebnispapier, während ein Sitzungsprotokoll zusätzlich belegen muss, dass die Beschlüsse formal korrekt zustande gekommen sind. Fehlt das, kann ein Beschluss später angreifbar sein – etwa wenn sich herausstellt, dass zu wenige Mitglieder anwesend waren.

Formale Angaben, die nicht fehlen sollten

Welche Angaben genau verlangt sind, regelt die jeweilige Grundlage. Diese Punkte sind fast überall üblich:

• Name des Gremiums, laufende Sitzungsnummer, Datum, Ort oder Videokonferenz, Beginn und Ende
• Vorsitz und Protokollführung
• Anwesende, entschuldigt Fehlende, Gäste – oft als Anwesenheitsliste beigelegt
• Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit
• Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung
• Tagesordnung, samt Änderungen zu Beginn
• Je Tagesordnungspunkt: Bericht oder Diskussion in Kurzform, Anträge, Abstimmungsergebnis, Beschluss
• Unterschriften, wie es die Grundlage vorsieht

Wenn das Gesetz mitredet

Für manche Gremien ist das Sitzungsprotokoll gesetzlich geregelt. Beim deutschen Betriebsrat schreibt § 34 BetrVG vor, dass über jede Sitzung eine Niederschrift aufzunehmen ist, die mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit enthält. Sie wird vom Vorsitz und einem weiteren Mitglied unterschrieben, eine Anwesenheitsliste ist beizufügen. Wer per Video- oder Telefonkonferenz teilnimmt, bestätigt seine Teilnahme in Textform.

In Österreich heißt das Protokoll einer Gemeinderatssitzung „Verhandlungsschrift“; Inhalt und Genehmigung regelt die Gemeindeordnung des jeweiligen Bundeslandes. Die Oberösterreichische Gemeindeordnung etwa verlangt unter anderem den wesentlichen Inhalt des Beratungsverlaufs, sämtliche Anträge und die Abstimmungsergebnisse; die Reinschrift ist unverzüglich, längstens binnen vier Wochen zu erstellen und von Vorsitz und Schriftführer zu unterschreiben (§ 54 Oö. GemO 1990). Bei Vereinen geben in beiden Ländern die Statuten bzw. die Satzung den Rahmen vor.

Vertrauliche Tagesordnungspunkte

Manche Themen gehören nicht in ein Protokoll, das weitergegeben, ausgehängt oder veröffentlicht wird – etwa Personalfragen, ein Vereinsausschluss oder Vertragsverhandlungen. Viele Gremien führen dafür ein eigenes Protokoll für den nicht öffentlichen oder vertraulichen Teil, das nur den Mitgliedern zugänglich ist.

Im Hauptprotokoll steht dann nur ein Verweis („TOP 6 wurde vertraulich behandelt, siehe gesondertes Protokoll“). So bleibt die Reihenfolge der Tagesordnung vollständig, ohne dass heikle Inhalte an den falschen Verteiler gehen.

Vom Entwurf zum genehmigten Protokoll

Die Protokollführung schreibt einen Entwurf, die Sitzungsleitung prüft ihn, danach geht er an die Mitglieder. In der nächsten Sitzung wird das Protokoll als einer der ersten Tagesordnungspunkte genehmigt – mit oder ohne Änderungen. Einwände werden dabei im neuen Protokoll festgehalten, das alte wird nicht stillschweigend umgeschrieben.

Danach wird das unterschriebene Protokoll abgelegt, klassisch im Protokollbuch oder in einem fortlaufend nummerierten Ordner. Mehr zum Ablauf steht unter Protokollgenehmigung.