Was ist eine Terminserie?

Wie eine Serie aufgebaut ist

Eine Terminserie besteht aus drei Teilen: dem ersten Termin mit Uhrzeit und Dauer, einer Wiederholungsregel und einem Ende – nach einer bestimmten Anzahl von Terminen, an einem Datum oder gar nicht. Daraus berechnet der Kalender die einzelnen Termine, die in der Fachsprache Vorkommen oder Instanzen heißen.

Technisch steckt dahinter der offene Standard iCalendar (RFC 5545), den Outlook, Google, Apple und andere Kalender verstehen. Die Regel „alle zwei Wochen am Dienstag, insgesamt zehnmal“ sieht darin so aus: FREQ=WEEKLY;INTERVAL=2;BYDAY=TU;COUNT=10. Einzelne ausgelassene Termine werden als Ausnahmen gespeichert, geänderte Einzeltermine als eigene Einträge, die auf ihr ursprüngliches Datum in der Serie verweisen.

Einzelnen Termin oder ganze Serie ändern?

Wer einen Serientermin öffnet, wird gefragt: nur diesen Termin oder die ganze Serie? Der Unterschied ist größer, als er aussieht. Verschiebst du nur einen Termin – etwa weil am Feiertag niemand da ist –, bleibt die Serie unverändert und der eine Termin wird zur Ausnahme.

Änderst du dagegen die Regel der ganzen Serie, etwa von Dienstag auf Mittwoch, können je nach Kalenderprogramm Einzeländerungen verloren gehen oder Notizen bei einzelnen Terminen verschwinden. Bei langen Serien mit vielen Ausnahmen ist es oft sauberer, die alte Serie zu beenden und eine neue anzulegen.

Terminserie ist nicht dasselbe wie Jour fixe

Die Terminserie ist ein Werkzeug im Kalender. Ein Jour fixe, ein Weekly oder ein Daily Stand-up sind Meeting-Formate mit eigenem Zweck und Ablauf, die meist als Terminserie angelegt werden. Umgekehrt ist nicht jede Serie ein Meeting: Auch Fokuszeiten, Abgabefristen oder Erinnerungen lassen sich als Serie eintragen.

Bei Online-Meetings hat die Serie einen praktischen Vorteil: In Teams und Zoom gilt für alle Termine einer Serie meist derselbe Link. Wer ihn einmal gespeichert hat, kommt jede Woche mit demselben Klick hinein.

Typische Probleme mit Serien

Serien sind bequem, und genau deshalb laufen sie oft länger, als sie nützen:

• Kein Enddatum: Die Serie läuft weiter, obwohl das Projekt längst abgeschlossen ist. Besser: ein Ende setzen und vor Ablauf bewusst verlängern.
• Ausgeschiedene Organisator:innen: Verlässt die Person das Unternehmen, die die Serie angelegt hat, kann sie oft niemand mehr ändern oder absagen.
• Sommer- und Winterzeit: Bei Teilnehmenden in Ländern mit anderen Umstellungsterminen verschiebt sich der Termin für sie zeitweise um eine Stunde.
• Leere Termine: Die Serie findet statt, weil sie im Kalender steht – nicht, weil es etwas zu besprechen gibt. Wer keine Agenda hat, sagt den einzelnen Termin ab.

Eine einfache Gewohnheit hilft: Jede Serie bekommt im Text einen Satz zu ihrem Zweck und alle drei Monate einen kurzen Check, ob sie noch gebraucht wird.