Herkunft und Bedeutungen
„Memorandum“ kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „das, woran erinnert werden soll“. Im Deutschen ist die Kurzform „Memo“ geläufig, und je nach Umfeld meint sie Unterschiedliches.
Im Büro ist ein Memo eine interne Mitteilung, früher auf Papier als Hausmitteilung, heute meist als E-Mail oder Dokument. In Politik und Diplomatie ist ein Memorandum eine Denkschrift, die eine Position darlegt. Ein Memorandum of Understanding ist eine Absichtserklärung zwischen Partnern, die oft noch keine vertragliche Bindung haben soll. Und auf dem Smartphone ist ein Sprachmemo eine kurze Audionotiz. Hier geht es um das Memo als interne Mitteilung.
Typischer Aufbau
Ein Memo ist selten länger als eine Seite und folgt einem einfachen Muster:
- Kopf: An, Von, Datum, Betreff – der Betreff sagt schon, worum es geht („Vorschlag: meetingfreier Dienstagvormittag ab März“)
- Kernaussage zuerst: In ein bis zwei Sätzen, was die Leser wissen oder entscheiden sollen
- Hintergrund: warum das Thema jetzt ansteht, mit den nötigen Zahlen
- Optionen oder Empfehlung: was du vorschlägst und welche Alternativen es gibt
- Nächster Schritt: was du von den Lesern brauchst und bis wann
Das Prinzip „Kernaussage zuerst“ ist im Englischen als „Bottom Line Up Front“ bekannt. Wer nur den ersten Absatz liest, soll trotzdem das Wichtigste mitnehmen.
Memo, Protokoll, Aktennotiz – was wann?
Alle drei sind kurze, interne Texte. Sie unterscheiden sich in Zweck und Blickrichtung:
| Zweck | Blickrichtung | Leser | |
|---|---|---|---|
| Protokoll | hält fest, was in einer Besprechung war | zurück | Teilnehmende und Abwesende |
| Aktennotiz | dokumentiert einen Vorgang für die Akte | zurück | wer den Vorgang später bearbeitet |
| Memo | informiert, schlägt vor, bereitet Entscheidungen vor | nach vorn | Entscheider, Team, Abteilung |
Ein Memo kann ein Protokoll ergänzen: Nach einer Besprechung ohne Entscheidung fasst jemand die Optionen in einem Memo zusammen, damit beim nächsten Termin entschieden werden kann.
Memos statt Meetings
Manche Teams nutzen Memos gezielt, um Besprechungen zu ersetzen oder zu verkürzen. Statt eine Stunde lang Folien zu zeigen, verschickt jemand vorab ein Memo; im Termin wird nur noch diskutiert und entschieden. Manche lesen das Memo sogar in den ersten Minuten des Meetings gemeinsam, damit alle denselben Stand haben.
Das funktioniert, weil Schreiben zum Denken zwingt: Lücken in der Argumentation fallen in einem ausformulierten Text schneller auf als auf einer Folie mit drei Stichpunkten. Für asynchrone Kommunikation über Zeitzonen oder Teilzeitmodelle hinweg ist das Memo ohnehin das passende Format.
Ein paar Regeln helfen: ein Thema pro Memo, aktive Sprache, konkrete Zahlen statt Adjektiven und eine klare Bitte am Ende. Ein Memo, nach dem niemand weiß, was zu tun ist, war eine Information – keine schlechte, aber kein Memo im eigentlichen Sinn.
An: Team Projektmanagement · Von: Julia Berger · Datum: 10. Februar · Betreff: Vorschlag: meetingfreier Dienstagvormittag ab 3. März
Ich schlage vor, dass wir dienstags bis 12 Uhr keine internen Termine mehr ansetzen. Bitte gebt mir bis 20. Februar Bescheid, ob ihr Einwände habt.
Hintergrund: Laut unseren Kalendern liegen derzeit jeden Tag interne Termine am Vormittag, längere Konzeptarbeit wandert dadurch in die Abende.
Ausnahmen: Kundentermine und dringende Abstimmungen bleiben möglich. Nach acht Wochen schauen wir gemeinsam, ob es sich bewährt hat.
Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.