Was ist eine Aktennotiz?

Wofür Aktennotizen im Büro genutzt werden

Vieles, was im Arbeitsalltag wichtig ist, passiert mündlich: Ein Kunde sagt am Telefon, dass die Lieferung auch eine Woche später reicht. Ein Lieferant kündigt eine Preiserhöhung an, ohne sie schriftlich zu schicken. Die Chefin entscheidet zwischen Tür und Angel, dass ein Projekt pausiert. Bei einer Besichtigung fällt ein Schaden auf, der im Angebot fehlt.

Ohne Aktennotiz existieren solche Informationen nur im Kopf einer Person. Fällt sie aus, wechselt sie den Job oder erinnert sie sich nach Monaten anders, ist das Wissen weg. Die Aktennotiz holt es in die Akte – auf Papier, im Dokumentenmanagement oder im Kundenordner. Sie ersetzt keine schriftliche Vereinbarung, schafft aber einen datierten Anhaltspunkt: Wenn der Kunde im Juni sagt, von einer späteren Lieferung sei nie die Rede gewesen, steht in der Akte, wer wann was erfahren hat.

Aufbau einer Aktennotiz

Eine feste Form ist nicht vorgeschrieben, bewährt haben sich diese Bestandteile:

• Kopf: Datum, Verfasser:in, Akt oder Projekt, Betreff
• Anlass: wann, mit wem, auf welchem Weg (Telefon, persönlich, vor Ort)
• Inhalt: Fakten, Zusagen, Zahlen und Termine in ganzen Sätzen
• Folgen: was jetzt zu tun ist, gegebenenfalls mit Termin zur Wiedervorlage
• Verteiler: wer informiert werden muss
• Kürzel oder Unterschrift

Aktennotiz, Aktenvermerk, Gesprächsnotiz

Aktennotiz und Aktenvermerk werden im allgemeinen Sprachgebrauch meist gleichbedeutend verwendet. Wenn man unterscheidet, dann so: „Aktennotiz“ ist eher die Sprache von Unternehmen und Büros und meint oft eine etwas ausführlichere Notiz, die auch per Mail an Kolleg:innen geht. „Aktenvermerk“ ist der Begriff aus Verwaltung und Recht, kürzer und formaler – in Österreich ist er für Behörden sogar im Verwaltungsverfahrensgesetz geregelt.

Die Gesprächsnotiz wiederum bezieht sich nur auf Gespräche und ist oft eine persönliche Gedächtnisstütze. Eine Aktennotiz kann jeden Vorgang betreffen und ist ausdrücklich für die Akte geschrieben, also für alle, die später damit arbeiten.

Sachlich, sofort und unverändert

Eine Aktennotiz ist nur so viel wert wie ihre Glaubwürdigkeit. Schreib sie zeitnah, am besten direkt nach dem Vorgang. Trenne Fakten von Einschätzungen und kennzeichne Letztere („Eindruck: Der Kunde schien unter Zeitdruck“). Bei entscheidenden Aussagen hilft ein wörtliches Zitat.

Spätere Ergänzungen kommen als datierter Nachtrag dazu, statt die ursprüngliche Notiz zu ändern. Und weil Aktennotizen oft personenbezogene Daten enthalten, gilt: so schreiben, dass du sie auch der betroffenen Person zeigen könntest. Nach der DSGVO kann sie unter Umständen Auskunft über die zu ihr gespeicherten Daten verlangen.