Zwei Bedeutungen
Auf Konferenzen und Tagungen bezeichnet Breakout-Session die parallel laufenden Einzelveranstaltungen nach einem gemeinsamen Hauptprogramm: Nach der Keynote im großen Saal verteilen sich die Teilnehmenden auf kleinere Räume mit Vorträgen, Diskussionen oder Workshops zu Spezialthemen. Wer welche Session besucht, entscheidet meist jede:r selbst.
In Online-Meetings meint der Begriff die Funktion, Teilnehmende einer Videokonferenz vorübergehend in getrennte virtuelle Räume zu verteilen. In Zoom heißen sie Breakout Rooms, in Microsoft Teams Gruppenräume. Die Organisatorin kann Personen zufällig oder gezielt zuteilen, Nachrichten an alle Räume schicken und die Gruppen nach Ablauf eines Timers zurück in den Hauptraum holen.
Die Zuteilung kann vorab geplant werden, etwa nach Abteilungen oder bewusst gemischt, oder die Teilnehmenden wählen ihren Raum selbst. Für Moderierende lohnt es sich, kurz vor dem Ende in die Räume zu schauen und bei Bedarf eine Nachricht an alle zu schicken („Noch zwei Minuten – bitte Ergebnis notieren“). Wer die Gruppenräume eröffnet, kann sie meist auch alle gleichzeitig wieder schließen.
Wozu Kleingruppen gut sind
In einer Runde von 20 Personen sprechen meist dieselben fünf. In Gruppen von drei bis fünf Leuten kommt jede:r zu Wort, auch wer sich im Plenum zurückhält. Außerdem lassen sich mehrere Fragen gleichzeitig bearbeiten: Gruppe A sammelt Risiken, Gruppe B Chancen, Gruppe C Fragen an die Geschäftsführung.
Breakouts sind deshalb ein fester Baustein in Workshops, Schulungen und Formaten wie dem World Café, bei dem die Gruppen mehrmals neu gemischt werden. Für kurze Besprechungen mit wenigen Personen lohnen sie sich dagegen selten – die Aufteilung kostet Zeit.
Was eine gute Breakout-Phase braucht
Ob die Gruppen produktiv arbeiten, entscheidet sich vor allem vor der Aufteilung:
- Eine klare Aufgabe, schriftlich sichtbar – im Online-Raum am besten als Nachricht oder im geteilten Dokument, weil die Erklärung im Hauptraum schnell vergessen ist
- Eine feste Zeit mit Vorwarnung kurz vor Ende (siehe Timeboxing)
- Ein Ergebnisformat: etwa „drei Punkte, eine Frage“ statt „diskutiert mal“
- Rollen in der Gruppe: wer schreibt mit, wer berichtet danach im Plenum
- Ein gemeinsamer Ablageort, z. B. ein Dokument mit einem Abschnitt pro Gruppe
Ergebnisse zurück ins Plenum
Der schwächste Moment vieler Breakouts ist die Rückkehr. Wenn jede Gruppe zehn Minuten berichtet, ist die Energie schnell weg. Besser: Jede Gruppe nennt nur ihre wichtigsten zwei Punkte; den Rest kann man im gemeinsamen Dokument nachlesen. Die Moderation bündelt danach, was über alle Gruppen hinweg auffällt.
Für die Dokumentation gilt: Was in den Gruppenräumen besprochen wurde, steht nicht automatisch im Protokoll des Hauptmeetings. Eine Aufnahme auf dem eigenen Rechner erfasst ohnehin nur den Raum, in dem man selbst gerade ist. Deshalb braucht jede Gruppe jemanden, der die Ergebnisse schriftlich festhält.
18 Personen, Zoom. Moderatorin Huber erklärt die Aufgabe und schickt sie zusätzlich als Nachricht in alle Räume: „Welche zwei Kundengruppen sollen wir 2027 stärker ansprechen – und warum? Ergebnis: zwei Gruppen, je ein Satz Begründung.“
Sechs Räume zu je drei Personen, 15 Minuten, Vorwarnung nach 13 Minuten. In jedem Raum schreibt eine Person im gemeinsamen Dokument mit.
Zurück im Plenum nennt jede Gruppe in einer Minute ihre Wahl. Vier von sechs Gruppen nennen Hausverwaltungen – das wird zum Schwerpunkt der nächsten Runde.
Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.