Zwei Welten in einem Termin
Seit viele Teams teils im Büro, teils von zu Hause arbeiten, ist das hybride Meeting für viele der Normalfall. Es unterscheidet sich von der reinen Videokonferenz, bei der alle am eigenen Bildschirm sitzen, und vom Präsenztreffen, bei dem alle im selben Raum sind. Nicht zu verwechseln ist es mit hybridem Arbeiten, dem Arbeitsmodell, aus dem es meist entsteht.
Das Kernproblem: Die beiden Gruppen erleben das Meeting sehr unterschiedlich. Im Raum werden Blicke getauscht, Seitengespräche geführt, auf das Whiteboard gezeigt. Wer zugeschaltet ist, hört Stimmen aus unterschiedlicher Entfernung, sieht eine Totale des Raums und findet kaum eine Lücke, um sich einzubringen. Ohne Gegensteuern entsteht ein Meeting erster und zweiter Klasse.
Technik: zuerst der Ton
Ein unscharfes Bild verzeiht man, schlechten Ton nicht. Die wichtigsten Punkte:
- Raummikrofon oder Konferenzlautsprecher statt Laptop-Mikrofon – sonst hört die Gegenseite nur, wer zufällig nah am Gerät sitzt.
- Nur ein Gerät im Raum mit Ton: Wählen sich mehrere Laptops im selben Raum mit Mikrofon und Lautsprecher ein, entstehen Echo und Pfeifen – die sogenannte Rückkopplung.
- Kamera auf Augenhöhe, die die Sprechenden zeigt und nicht nur den Tisch.
- Gemeinsame digitale Unterlagen statt Flipchart, damit alle dasselbe sehen.
Moderation: die Remote-Seite aktiv einbinden
Hybride Meetings brauchen mehr Moderation als andere. Bewährt hat sich, die zugeschalteten Personen bei jeder Runde zuerst zu fragen, eine Person im Raum als „Anwältin“ der Remote-Seite zu bestimmen, die den Chat im Blick behält, und Wortmeldungen über ein einheitliches Zeichen zu regeln – etwa die Hand-heben-Funktion für alle, auch im Raum.
Manche Teams gehen noch weiter und vereinbaren „eine:r remote, alle remote“: Sobald jemand zugeschaltet ist, wählen sich auch die Anwesenden mit eigenem Laptop und Headset ein. Das gleicht die Bedingungen an, verlangt aber Disziplin beim Ton. Weitere Tipps stehen im Ratgeber Hybride Meetings gut machen.
Hybride Versammlungen in Verein und Gesellschaft
Für formale Versammlungen gibt es eigene Regeln. In Deutschland kann bei der Einberufung einer Mitgliederversammlung eines Vereins festgelegt werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort per elektronischer Kommunikation teilnehmen können; § 32 Abs. 2 BGB nennt das ausdrücklich „hybride Versammlung“. Die Einladung muss dann auch angeben, wie die Mitglieder ihre Rechte elektronisch ausüben können.
In Österreich regelt das Virtuelle Gesellschafterversammlungen-Gesetz (VirtGesG) seit 2023 virtuelle und hybride Versammlungen, ausdrücklich auch für Vereine. Grundlage ist eine entsprechende Regelung in Gesellschaftsvertrag oder Statuten; physisch und virtuell Teilnehmende sind gleichwertig zu behandeln.
Vier Personen sitzen im Besprechungsraum in Wels, drei sind aus dem Homeoffice zugeschaltet. Im Raum steht ein Konferenzlautsprecher, die Laptops sind stummgeschaltet und ohne Ton.
Kanzleileiterin Gruber eröffnet und fragt in jeder Runde zuerst die drei Zugeschalteten. Kollegin Berger im Raum behält den Chat im Blick und liest Fragen vor.
Die Agenda und die Aufgabenliste liegen in einem geteilten Dokument, das alle gleichzeitig sehen und ergänzen.
Dieser Eintrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.