Was sind Meeting Minutes?

Woher das Wort kommt

Mit Minuten im Sinne von Zeit haben Minutes nichts zu tun. Das Wort geht vermutlich auf das lateinische „minuta scriptura“ zurück, eine „kleine Schrift“: die rohe, eng geschriebene Mitschrift, aus der später die Reinschrift entstand. Daraus wurde im Englischen „minutes“ als Bezeichnung für das Protokoll selbst.

Davon abgeleitet sind Ausdrücke wie „to take the minutes“ (Protokoll führen), „minute taker“ (Protokollführer:in) oder „to minute something“ (etwas zu Protokoll nehmen). Wer in einem englischsprachigen Meeting sagt „Could you minute that, please?“, möchte, dass ein Punkt ausdrücklich ins Protokoll kommt.

Typischer Aufbau englischer Minutes

Die Gliederung ähnelt deutschsprachigen Protokollen, einige Überschriften sind aber eigen:

• Attendees / Present – Anwesende
• Apologies – Entschuldigte
• Approval of previous minutes – Genehmigung des letzten Protokolls
• Matters arising – Punkte, die sich aus dem letzten Protokoll ergeben
• Agenda items – die einzelnen Tagesordnungspunkte
• Decisions / Resolutions – Entscheidungen bzw. förmliche Beschlüsse
• Action items – Aufgaben mit Owner und Due date
• AOB (Any other business) – Allfälliges (AT) bzw. Verschiedenes (DE)
• Date of next meeting – nächster Termin

Nützliche Wendungen

Diese Formulierungen tauchen in Minutes immer wieder auf:

Unterschiede zur deutschsprachigen Praxis

Englische Minutes stehen meist in der Vergangenheit („It was agreed“), deutschsprachige Protokolle eher im Präsens („Es wird vereinbart“). Bei förmlichen Gremien wie Boards oder Vereinen ist im Englischen außerdem das „Seconding“ üblich: Ein Antrag wird erst behandelt, wenn eine zweite Person ihn unterstützt. Im deutschsprachigen Raum ist das seltener, hängt aber von der Geschäftsordnung ab.

Verantwortliche werden in Minutes oft nur mit Initialen genannt („JH“), die Teilnehmerliste löst sie auf. Und man unterscheidet zwischen „minutes“ als offiziellem Dokument und „meeting notes“ als formloser Mitschrift – ähnlich wie im Deutschen zwischen Protokoll und Notiz.

Wer Minutes für ein internationales Team schreibt, sollte sich vorher auf eine Form einigen: Ergebnisorientiert oder mit Diskussionsverlauf, Initialen oder volle Namen, Datumsformat „3 March“ oder „March 3“. Gerade beim Datum entstehen sonst Missverständnisse, weil die Schreibweise 03/04 in Großbritannien und den USA unterschiedlich gelesen wird.