Herkunft und Idee
Lean Coffee entstand 2009 in Seattle. Jim Benson und Jeremy Lightsmith wollten sich regelmäßig mit anderen über Lean-Methoden in der Wissensarbeit austauschen – ohne Verein, ohne Vortragende, ohne Organisationsaufwand. Heraus kam ein Format, das sie selbst als strukturiertes, aber agendaloses Meeting beschreiben.
Der Gedanke dahinter: Wenn die Gruppe selbst entscheidet, worüber sie spricht, reden alle über Themen, die sie wirklich interessieren. Und weil jedes Thema eine feste Zeit bekommt, verliert sich niemand in einer einzigen Diskussion.
Der Ablauf Schritt für Schritt
Mehr als ein Board mit drei Spalten, Haftnotizen und ein Timer ist nicht nötig:
- Board vorbereiten: drei Spalten – „Zu besprechen“, „Läuft“, „Erledigt“. Das ist ein kleines Kanban-Board.
- Themen sammeln: Jede Person schreibt Themen auf Haftnotizen, eines pro Zettel, und stellt es in ein, zwei Sätzen vor.
- Punkte vergeben: Alle bekommen eine kleine Zahl an Stimmen (oft zwei oder drei) und kleben Punkte auf die Themen, die sie besprechen möchten. Mehrere Punkte auf ein Thema sind erlaubt.
- Besprechen mit Timebox: Das Thema mit den meisten Punkten wandert in „Läuft“, ein Timer läuft – häufig fünf Minuten.
- Daumen-Abstimmung: Ist die Zeit um, zeigen alle mit dem Daumen: nach oben weiterreden, seitlich egal, nach unten nächstes Thema. Bei Mehrheit für „weiter“ gibt es eine kürzere Verlängerung, etwa drei Minuten.
- Weiterziehen: Ist ein Thema ausgeschöpft, kommt es nach „Erledigt“, das nächste rückt nach.
Wann Lean Coffee passt – und wann nicht
Stark ist das Format überall, wo viele kleine Fragen herumliegen und niemand weiß, welche davon der Gruppe gerade am wichtigsten sind: Austauschrunden unter Fachleuten, Team-Retros, offene Sprechstunden der Geschäftsführung, Communities of Practice. Gerade stillere Teammitglieder kommen zu Wort, weil ihr Thema über die Punkte genauso viel Gewicht bekommt wie das der Lautesten.
Ungeeignet ist Lean Coffee, wenn eine bestimmte Entscheidung fallen muss oder Unterlagen vorher gelesen werden sollen. Dann braucht es eine Tagesordnung. Auch für formelle Gremien mit Anträgen und Abstimmungen passt das Format nicht.
Abgrenzung zu ähnlichen Formaten
Mit Open Space teilt Lean Coffee die Idee, dass die Teilnehmenden die Themen setzen. Open Space ist aber für große Gruppen und lange Formate gedacht, mit parallelen Gesprächsrunden. Lean Coffee läuft mit einer Gruppe an einem Tisch, oft in 45 bis 60 Minuten.
Beim World Café gibt die Veranstaltung die Fragen vor. Und vom klassischen Jour fixe unterscheidet sich Lean Coffee darin, dass es keine wiederkehrenden Standardpunkte gibt – jedes Treffen beginnt mit einem leeren Board.
Was ins Protokoll gehört
Die Spalte „Erledigt“ ist schon die halbe Dokumentation: Sie zeigt, welche Themen in welcher Reihenfolge drankamen. Ergänze pro Thema einen Satz zum Ergebnis und, wenn etwas zu tun ist, ein Action Item mit Namen und Termin.
Themen, die keine Punkte bekommen haben oder aus Zeitgründen liegen geblieben sind, kommen nicht unter den Tisch: Sie werden notiert und beim nächsten Mal wieder angeboten – oder wandern auf einen Parkplatz.
Studio Leitner trifft sich jeden zweiten Freitag 45 Minuten zum Lean Coffee. Heute liegen neun Karten am Board, jede Person hat zwei Punkte.
Meiste Punkte: „Korrekturschleifen mit Kunden ausufernd“ (5) · „Neue Vorlage für Angebote“ (3) · „Wer übernimmt Urlaubsvertretung im August?“ (3)
Ergebnis Thema 1: Nach fünf Minuten und einer Verlängerung einigt sich das Team auf zwei Korrekturrunden im Angebot. Katharina Huber formuliert den Satz bis Mittwoch.
Liegen geblieben: sechs Karten – sie kommen beim nächsten Treffen wieder aufs Board.
Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.