Verbot mit Erlaubnisvorbehalt
Die DSGVO dreht die Frage um, die man im Alltag stellt. Nicht „Ist das verboten?“, sondern „Was erlaubt mir das?“. Art. 6 Abs. 1 beginnt mit dem Satz: „Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist.“ Jede Verarbeitung – vom Kundenstamm bis zum Meeting-Transkript – braucht also einen Grund aus dieser Liste.
Die österreichische Datenschutzbehörde spricht von „Erlaubnistatbeständen“ und betont, dass daneben immer auch die Grundsätze aus Art. 5 eingehalten sein müssen. Eine Rechtsgrundlage allein macht eine Verarbeitung also noch nicht in Ordnung, wenn sie etwa zu viele Daten erfasst oder zu lange speichert.
Die sechs Rechtsgrundlagen
Die Liste ist abschließend. Für Behörden gilt eine Einschränkung: Das berechtigte Interesse (lit. f) können sie für Verarbeitungen in Erfüllung ihrer Aufgaben nicht heranziehen.
| Art. 6 Abs. 1 | Grundlage | Beispiel |
|---|---|---|
| lit. a | Einwilligung für bestimmte Zwecke | Newsletter-Anmeldung, Aufnahme eines Interviews für eine Studie |
| lit. b | Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der Person | Lieferadresse für eine Bestellung, Daten für ein angefragtes Angebot |
| lit. c | rechtliche Verpflichtung des Verantwortlichen | Aufbewahrung von Rechnungen, Meldungen an die Sozialversicherung |
| lit. d | lebenswichtige Interessen | Weitergabe von Daten an den Notarzt nach einem Unfall im Betrieb |
| lit. e | öffentliche Aufgabe oder hoheitliche Gewalt | Gemeinde führt das Melderegister |
| lit. f | berechtigtes Interesse, wenn die Interessen der Person nicht überwiegen | Kundendaten für Bestandskundenbetreuung, Betrugsprävention |
Für lit. c und e kommt die konkrete Grundlage aus einem Gesetz, also etwa aus österreichischem oder deutschem Recht (Art. 6 Abs. 3). Für besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten muss zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 vorliegen.
Die Grundlage festlegen, bevor es losgeht
Welche Grundlage gilt, legt der Verantwortliche für jeden Zweck vorab fest – denn er muss sie bereits beim Erheben der Daten mitteilen (Art. 13 Abs. 1 lit. c) und im Zweifel nachweisen können (Art. 5 Abs. 2). Wer eine Verarbeitung auf Einwilligung stützt, muss außerdem damit leben, dass sie jederzeit widerrufen werden kann.
Auf die Wahl der Grundlage kommt es auch für die Rechte der Betroffenen an. Gegen Verarbeitungen auf Basis von lit. e oder f kann widersprochen werden, das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nur bei Einwilligung und Vertrag.
Welche Grundlage bei Gesprächsaufnahmen?
Bei Aufnahmen und Transkripten von Besprechungen kommen in der Praxis vor allem zwei Grundlagen in Betracht: die Einwilligung der Teilnehmenden oder das berechtigte Interesse an einer verlässlichen Dokumentation. Welche passt, hängt vom Einzelfall ab – etwa davon, wie sensibel die Inhalte sind, wer teilnimmt und ob es mildere Mittel gäbe.
Im Arbeitsverhältnis ist die Einwilligung heikel, weil zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten ein Ungleichgewicht bestehen kann, das an der Freiwilligkeit zweifeln lässt (Erwägungsgrund 43 nennt das „klare Ungleichgewicht“ als Problem). Und unabhängig von der DSGVO-Grundlage gelten für die Aufnahme selbst die strafrechtlichen Regeln – in Österreich § 120 StGB, in Deutschland § 201 StGB.
Frau Huber bestellt bei der Tischlerei Berger eine Küche. Ihre Adresse und die Planungsdaten verarbeitet Berger zur Vertragserfüllung (lit. b). Die Rechnung bewahrt Berger wegen steuerrechtlicher Pflichten auf (lit. c).
Für den Newsletter mit Aktionen holt Berger beim Abschluss eine eigene Einwilligung ein (lit. a), die Frau Huber jederzeit widerrufen kann. Zieht sie die Einwilligung zurück, bleiben Auftrag und Rechnung davon unberührt – sie stützen sich auf andere Grundlagen.
- Datenschutz-Grundverordnung, Art. 5, 6, 9, 13, Erwägungsgrund 43 (EUR-Lex)
- Österreichische Datenschutzbehörde: Ihre Pflichten als Verantwortliche:r (Rechtmäßigkeit)
- § 120 StGB (Österreich) – Missbrauch von Tonaufnahme- oder Abhörgeräten (RIS)
- § 201 StGB (Deutschland) – Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes
Dieser Eintrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.