Wofür der Warteraum gut ist
Ein Warteraum gibt der einladenden Person die Kontrolle darüber, wer wann im Meeting ist. Das hilft in mehreren Situationen:
- Ungebetene Gäste fernhalten: Ein weitergeleiteter Link reicht nicht, um mitzuhören.
- Vertrauliche Gespräche nacheinander: Bewerbungsgespräche, Sprechstunden oder Beratungen mit einem einzigen Link, ohne dass die nächste Person in das laufende Gespräch platzt.
- Vorbesprechung: Das interne Team stimmt sich fünf Minuten ab, bevor die Kundschaft dazukommt.
- Unbekannte Teilnehmende prüfen: Wer nur als „iPhone“ oder als Telefonnummer erscheint, wird erst nach Rückfrage zugelassen – das gilt auch für Aufzeichnungs-Bots, die sich selbst einwählen.
Einstellungen in Microsoft Teams
In Teams legt die Organisation in den Besprechungsoptionen fest, wer die Lobby umgehen darf. Die Stufen reichen von „Nur Organisatoren und Mitorganisatoren“ über eingeladene Personen, die eigene Organisation und Gäste bis zu „Alle“. Telefonisch Eingewählte haben einen eigenen Schalter: Sie können die Lobby umgehen oder ebenfalls warten.
Wer im Meeting die Rolle Organisator, Mitorganisator oder Referent hat, bekommt eine Benachrichtigung, sobald jemand wartet, und kann Personen einzeln zulassen, ablehnen oder alle auf einmal hereinlassen. Achtung bei der Option für eingeladene Personen: Laut Microsoft gelangen auch Personen direkt hinein, an die die Einladung weitergeleitet wurde.
Warteraum in Zoom und anderen Diensten
Zoom nennt die Funktion Warteraum. Zulassen können Host und Co-Hosts, einzeln oder alle gleichzeitig; Wartende lassen sich vorher umbenennen. Der Warteraum kann mit eigenem Titel, Logo oder einem kurzen Video gestaltet werden – praktisch, wenn Wartende sehen sollen, dass sie richtig sind. Administratoren können Ausnahmen festlegen, etwa für Personen aus dem eigenen Konto oder bestimmten Domains.
Andere Dienste arbeiten ähnlich: In Google Meet bitten Personen ohne direkten Zugang um Teilnahme und werden von der Organisation zugelassen; Webex spricht ebenfalls von einer Lobby. Die Begriffe unterscheiden sich, das Prinzip ist dasselbe.
Abgrenzung: Warteraum, Breakout-Raum, Backstage
Der Warteraum liegt vor dem Meeting: Wer dort ist, hört und sieht nichts vom Geschehen. Ein Breakout-Raum liegt innerhalb des Meetings: Teilnehmende werden für eine Gruppenarbeit auf kleine Räume verteilt und kehren danach zurück. Bei Webinaren gibt es oft zusätzlich einen Backstage-Bereich, in dem sich Vortragende vor ihrem Auftritt bereithalten.
Für die Moderation heißt das: Der Warteraum ist Türsteher-Arbeit. Bei größeren Runden lohnt es sich, diese Aufgabe einer Mitorganisatorin zu übertragen, damit die Sitzungsleitung nicht ständig von Benachrichtigungen unterbrochen wird.
Für wiederkehrende interne Meetings ist ein strenger Warteraum dagegen eher lästig: Wenn das ganze Team jede Woche einzeln zugelassen werden muss, gehen die ersten Minuten verloren. Bewährt hat sich eine Einstellung, die Personen aus der eigenen Organisation direkt durchlässt und nur Externe warten lässt.
Personalberaterin Julia Hofer führt am Dienstag drei Erstgespräche hintereinander, jeweils 40 Minuten. Sie verschickt einen einzigen Teams-Link und stellt die Lobby auf „Nur Organisatoren und Mitorganisatoren“.
Um 9:00 lässt sie Frau Gruber herein. Herr Leitner meldet sich um 9:35 in der Lobby und wartet, bis das erste Gespräch beendet ist. Um 9:41 lässt Frau Hofer ihn zu – ohne dass sich die beiden Kandidat:innen begegnen.
Eine Person, die nur als Telefonnummer angezeigt wird, lässt sie erst nach Rückruf zu: Es war die dritte Kandidatin, die sich per Telefon eingewählt hatte.
Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.