Was ist eine Offene-Punkte-Liste (OPL)?

Wozu eine OPL dient

Jedes Protokoll ist eine Momentaufnahme. Was in der Baubesprechung vom März offen blieb, steht im März-Protokoll – und gerät in Vergessenheit, sobald das April-Protokoll verschickt ist. Die Offene-Punkte-Liste löst dieses Problem: Sie ist ein lebendes Dokument, das über alle Termine hinweg mitgeführt wird.

Besonders verbreitet ist die OPL dort, wo viele Beteiligte über längere Zeit an einem Vorhaben arbeiten: auf Baustellen, in der Industrie bei Anlaufprojekten, bei der Einführung von Software oder vor einer Abnahme. In der Schweiz heißt das gleiche Instrument meist Pendenzenliste.

Aufbau

Eine OPL ist eine Tabelle, die mit jedem Termin fortgeschrieben wird. Diese Spalten sind üblich:

• Nr.: fortlaufend und nie neu vergeben – auch erledigte Punkte behalten ihre Nummer
• Erfasst am und Quelle: in welchem Termin oder welcher Mail der Punkt aufkam
• Beschreibung: was offen ist, so formuliert, dass es auch Außenstehende verstehen
• Kategorie oder Gewerk, damit sich die Liste filtern lässt
• Verantwortlich und Termin
• Status: offen, in Arbeit, erledigt, verworfen
• Verlauf: kurze, datierte Vermerke zum Fortschritt
• Erledigt am mit Hinweis, wie der Punkt gelöst wurde

Abgrenzung zu Protokoll und Maßnahmenplan

Das Protokoll dokumentiert einen einzelnen Termin. Die OPL dokumentiert, was über alle Termine hinweg noch offen ist. In vielen Projekten verweist das Protokoll deshalb nur noch auf OPL-Nummern („OPL 17: erledigt, siehe Plan Index C“), statt jeden Punkt neu zu beschreiben.

Ein Maßnahmenplan wiederum enthält geplante Lösungen für ein bestimmtes Ziel. Auf der OPL stehen dagegen auch Punkte, für die es noch gar keine Lösung gibt – eine offene Frage an den Statiker, ein fehlender Nachweis, ein Mangel, dessen Ursache unklar ist. Und anders als bei reinen Action Items bleibt jeder Punkt sichtbar, bis er geschlossen ist.

Damit die Liste nicht zum Friedhof wird

Die größte Gefahr einer OPL ist, dass sie wächst und wächst, bis niemand mehr hineinschaut. Dagegen helfen klare Regeln: Jeder Punkt hat eine verantwortliche Person. Geschlossen werden Punkte gemeinsam im Termin, mit Vermerk, nicht still von einer einzelnen Person. Überfällige Termine fallen auf, etwa durch farbige Markierung.

Punkte, die sich erledigt haben, ohne gelöst zu werden, werden nicht gelöscht, sondern mit Begründung auf „verworfen“ gesetzt. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Thema nicht mehr verfolgt wird. Und pro Projekt gibt es genau eine OPL, nicht eine pro Gewerk und eine weitere im Postfach der Projektleitung.