Der Aktenvermerk im österreichischen Verwaltungsverfahren
Das Allgemeine Verwaltungsverfahrensgesetz unterscheidet zwei Arten, Vorgänge festzuhalten. Für förmliche Amtshandlungen wie eine mündliche Verhandlung ist eine Niederschrift vorgesehen (§ 14 AVG): mit Angaben zu Ort, Zeit und Beteiligten, unterschrieben auch von den Beteiligten, die Einwendungen erheben können.
Für alles Kleinere gibt es den Aktenvermerk (§ 16 AVG): Amtliche Wahrnehmungen, mündliche oder telefonische Anbringen und sonstige Mitteilungen an die Behörde sind, wenn keine Niederschrift nötig ist, erforderlichenfalls in einem Aktenvermerk kurz festzuhalten. Ihn unterschreibt nur das Amtsorgan, mit Datum; bei elektronischen Akten kann ein Verfahren zum Nachweis der Identität an die Stelle der Unterschrift treten. Ruft etwa eine Antragstellerin an und teilt eine neue Zustelladresse mit, genügt ein Aktenvermerk.
In Kanzleien und Behörden in Deutschland
Auch ohne gesetzliche Definition ist der Vermerk in deutschen Behörden, Anwalts- und Steuerkanzleien alltäglich. Typisch sind Vermerke über Mandantentelefonate, über erteilte Hinweise („Mandantin auf Fristablauf am 17. 6. hingewiesen“) oder über Schritte im Verfahren. Solche Vermerke dienen auch der eigenen Absicherung, weil sie zeigen, dass ein Hinweis tatsächlich gegeben wurde.
Dazu gehören kurze Verfügungen am Ende des Vermerks, etwa „z. d. A.“ (zu den Akten) für erledigte Vorgänge oder „WV 10. 6.“ für die Wiedervorlage an einem bestimmten Tag.
Typische Anlässe
Aktenvermerke halten meist Vorgänge fest, die sonst keine Spur im Akt hinterlassen würden:
- Eine Partei hat persönlich Unterlagen abgegeben oder Akteneinsicht genommen
- Jemand hat telefonisch eine Fristverlängerung beantragt oder eine Auskunft erhalten
- Bei einem Lokalaugenschein oder einer Baustellenbesichtigung wurde etwas wahrgenommen
- Ein Zustellversuch ist gescheitert oder eine Person war nicht erreichbar
- Eine Rücksprache mit einer anderen Abteilung oder Behörde hat ein Ergebnis gebracht
Gemeinsam ist allen Fällen: Wer den Akt später übernimmt, soll ohne Rückfrage verstehen, was geschehen ist und warum der nächste Schritt so aussieht, wie er aussieht.
Aktenvermerk und Aktennotiz
Die beiden Begriffe werden oft gleichbedeutend verwendet. Wo man unterscheidet, sieht das ungefähr so aus:
| Aktenvermerk | Aktennotiz | |
|---|---|---|
| Herkunft | Verwaltung, Kanzleien | Büroalltag in Unternehmen |
| Typischer Inhalt | Wahrnehmung, Mitteilung, erledigter Verfahrensschritt | Gespräch, Zusage, Information |
| Form | sehr knapp, datiert, unterschrieben oder abgezeichnet | freier, oft mit Verteiler per Mail |
| Regelung | für österreichische Behörden in § 16 AVG | keine eigene |
Mehr zur Büro-Variante steht unter Aktennotiz.
Was einen guten Aktenvermerk ausmacht
Ein Vermerk ist kurz, aber vollständig: Wer hat wann was wahrgenommen oder mitgeteilt? Wichtig ist auch die Quelle – ob du etwas selbst gesehen oder nur am Telefon gehört hast, macht für die spätere Bewertung einen Unterschied. Wertungen gehören nicht hinein.
Pro Vorgang ein Vermerk, nicht mehrere Themen in einem. Und: Ein abgezeichneter Vermerk wird nicht mehr verändert. Ergänzungen bekommen einen eigenen, datierten Vermerk.
AV · 3. Juni · Akt Gruber / Leitner GmbH
Telefonat mit Mandantin Gruber, 10:20–10:32 Uhr. Mandantin über das Urteil vom 28. Mai informiert und darauf hingewiesen, dass die Frist für ein Rechtsmittel am 17. Juni endet. Erfolgsaussichten und Kostenrisiko erläutert.
Mandantin möchte bis 10. Juni mit ihrem Ehemann Rücksprache halten und sich dann melden.
WV 10. 6. – Dr. Huber
Dieser Eintrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.