Mieten statt kaufen
Früher kaufte man Software als Lizenz, installierte sie auf jedem Rechner und kaufte ein paar Jahre später die nächste Version. Bei SaaS gibt es keine Version mehr, die man besitzt. Du meldest dich an, nutzt die Software und zahlst dafür, solange du sie brauchst – monatlich oder jährlich, oft gestaffelt nach Nutzerzahl oder Umfang.
Bekannte Beispiele kennt fast jeder: Webmail, Online-Buchhaltung, Videokonferenz-Dienste, Projektmanagement-Tools oder CRM-Systeme. Auch KI-Werkzeuge werden fast ausschließlich so angeboten. SaaS ist das oberste der drei Servicemodelle des Cloud-Computings – unter der Oberfläche läuft die Software oft wiederum auf gemieteter Infrastruktur großer Rechenzentrumsbetreiber.
Typisch ist außerdem, dass alle Kunden stets dieselbe, aktuelle Version nutzen. Neue Funktionen tauchen ohne Installation auf – praktisch, manchmal aber auch überraschend, wenn sich eine gewohnte Oberfläche über Nacht ändert.
Was der Anbieter übernimmt – und was bei dir bleibt
Der Komfort von SaaS liegt darin, dass dir der Anbieter den technischen Betrieb abnimmt. Verantwortung für die eigenen Daten bleibt trotzdem:
| Aufgabe | Gekaufte Software (On-Premise) | SaaS |
|---|---|---|
| Server und Hardware | du | Anbieter |
| Installation und Updates | du bzw. deine IT | Anbieter, automatisch |
| Datensicherung | du | Anbieter (Umfang im Vertrag prüfen) |
| Benutzerkonten und Rechte | du | du |
| Was du hineinlädst und wer es sehen darf | du | du |
Der letzte Punkt wird gern übersehen: Wenn du personenbezogene Daten in einen SaaS-Dienst lädst, bist du nach der DSGVO meist Verantwortlicher und der Anbieter dein Auftragsverarbeiter. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Vorteile und Nachteile
Für SaaS spricht: schneller Start ohne Installation, Zugriff von überall, keine eigene Serverwartung, laufende Verbesserungen ohne Umstieg auf eine neue Version und Kosten, die mit dem Bedarf wachsen statt einer großen Investition vorab.
Gegen SaaS spricht: Du bist auf Internetverbindung und Verfügbarkeit des Anbieters angewiesen. Preise und Funktionen können sich ändern, ohne dass du mitentscheidest. Deine Daten liegen bei einem Dritten, und ein Wechsel kann mühsam sein, wenn sich Daten nur schlecht exportieren lassen – Fachleute sprechen von „Lock-in“. Und über die Jahre summieren sich Abo-Kosten oft höher als ein einmaliger Kauf.
Viele Anbieter haben deshalb kostenlose Einstiegspakete oder Testphasen, mit denen sich ausprobieren lässt, ob die Software in den eigenen Alltag passt, bevor ein längerer Vertrag nötig wird.
Worauf du vor dem Abschluss achten solltest
Vor allem für Firmen lohnt ein kurzer Blick auf diese Punkte:
- Datenstandort und Unterauftragnehmer: Wo wird gespeichert und verarbeitet? Siehe Serverstandort.
- Export: Kommst du jederzeit in einem gängigen Format an deine Daten?
- Kündigung: Wie schnell kannst du kündigen, und was passiert danach mit den Daten?
- Zugangsschutz: Gibt es Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Single Sign-on?
- Trennung der Kunden: Wie verhindert der Anbieter, dass Kunden gegenseitig Daten sehen? Das Stichwort lautet Mandantenfähigkeit.
Das Architekturbüro Leitner zahlt jeden Monat für fünf Dienste: Mail und Kalender, ein Planungs- und Ablagewerkzeug für Projekte, Online-Buchhaltung, Videokonferenzen und ein KI-Werkzeug für Besprechungsnotizen.
Keiner davon ist auf einem eigenen Server installiert. Als ein neuer Mitarbeiter anfängt, legt Herr Leitner fünf Konten an – am ersten Arbeitstag ist alles einsatzbereit, und beim Austritt einer Kollegin sperrt er die Zugänge an einer Stelle.
Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.