Zwei Ansprüche in einem Artikel
Art. 16 ist kurz und enthält zwei Rechte. Erstens die Berichtigung: Sind Daten über eine Person unrichtig, kann sie verlangen, dass sie „unverzüglich“ korrigiert werden. Zweitens die Vervollständigung: Sind Daten gemessen am Zweck unvollständig, kann sie eine Ergänzung verlangen, ausdrücklich „auch mittels einer ergänzenden Erklärung“.
Dahinter steht der Grundsatz der Richtigkeit in Art. 5 Abs. 1 lit. d: Daten müssen sachlich richtig und, wo nötig, aktuell sein, und Verantwortliche müssen von sich aus angemessene Schritte treffen, damit unrichtige Daten gelöscht oder berichtigt werden. Das Recht auf Berichtigung gibt der betroffenen Person einen Hebel, diesen Grundsatz durchzusetzen.
Was „unrichtig“ bei Protokollen bedeutet
Bei Stammdaten ist die Sache einfach: Die alte Adresse, der falsch geschriebene Name, das vertauschte Geburtsdatum werden korrigiert. Bei Gesprächsdokumentation muss man genauer hinsehen, worauf sich „richtig“ bezieht.
Ein Protokoll hält fest, was gesagt wurde. Sagt Herr Gruber im Meeting „Wir liefern bis Freitag“ und liefert dann doch nicht, ist das Protokoll trotzdem richtig – es dokumentiert seine Aussage. Unrichtig wäre es, wenn ihm eine Aussage zugeschrieben wird, die er nicht gemacht hat, wenn die Sprecherzuordnung vertauscht ist oder die Spracherkennung „fünfzehn“ statt „fünfzig“ verstanden hat.
Bei Einschätzungen und Wertungen („Kundin wirkt unentschlossen“) ist eine Berichtigung schwieriger, weil sich Meinungen nicht als wahr oder falsch beweisen lassen. Hier hilft oft die zweite Möglichkeit: eine ergänzende Erklärung der betroffenen Person, die zum Protokoll genommen wird.
Ablauf und Nebenpflichten
Für den Umgang mit einem Berichtigungsantrag sind ein paar Regeln zu beachten:
- Frist: Die Korrektur soll unverzüglich erfolgen, die Rückmeldung an die Person spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3).
- Einschränkung während der Prüfung: Bestreitet jemand die Richtigkeit, kann er verlangen, dass die Daten bis zur Klärung nur noch gespeichert, aber nicht weiter genutzt werden (Art. 18 Abs. 1 lit. a).
- Empfänger informieren: Wurde ein falsches Protokoll verschickt, muss die Berichtigung grundsätzlich auch den Empfängern mitgeteilt werden (Art. 19).
- Technische Verzögerung (AT): Kann eine Berichtigung aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen nur zu bestimmten Zeitpunkten erfolgen, sind die Daten bis dahin nach § 4 Abs. 2 DSG einzuschränken.
Datenschutz-Berichtigung und Protokollberichtigung
Im Sitzungswesen gibt es seit jeher die Protokollberichtigung: Teilnehmende melden Fehler, das Gremium beschließt die korrigierte Fassung, und die Änderung bleibt nachvollziehbar. Das ist ein Verfahren der Organisation, kein Datenschutzrecht.
Beide können zusammentreffen. Verlangt ein Vereinsmitglied unter Berufung auf Art. 16, dass eine ihm falsch zugeschriebene Wortmeldung korrigiert wird, besteht der Datenschutz-Anspruch grundsätzlich unabhängig davon, ob die nächste Sitzung das Protokoll bereits genehmigt hat. Praktisch wird die Korrektur als Nachtrag mit Datum vermerkt, damit die Genehmigungsfassung nachvollziehbar bleibt.
Im KI-Protokoll eines Lieferantengesprächs steht: „Frau Moser sagt einen Rabatt von 15 % zu.“ Frau Moser meldet sich: Sie habe 5 % gesagt, und so steht es auch in ihrer eigenen Mitschrift.
Die Einkäuferin Wimmer hört die markierte Stelle im Transkript nach, findet den Erkennungsfehler und korrigiert Protokoll und Zusammenfassung. Weil die falsche Fassung an drei Kollegen gegangen ist, schickt sie ihnen die Korrektur mit dem Hinweis, die alte Version zu ersetzen.
Dieser Eintrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.