Was ist eine Telefonnotiz?

Zwei Arten von Telefonnotizen

Die erste und häufigste Art ist die Nachricht für andere: Am Empfang, im Sekretariat oder in der Vertretung nimmt jemand einen Anruf für eine Kollegin an, die gerade nicht erreichbar ist. Die Notiz soll sicherstellen, dass sie zurückruft und weiß, worum es geht.

Die zweite Art ist die Dokumentation eines eigenen Telefonats: Du hast selbst mit jemandem telefoniert und hältst fest, was besprochen und zugesagt wurde. Diese Variante steht der Aktennotiz nahe und landet meist im Kunden- oder Projektordner.

Diese Angaben gehören hinein

Bei der Nachricht für andere entscheidet die Vollständigkeit darüber, ob der Rückruf gelingt:

• Für wen ist die Nachricht, von wem wurde sie aufgenommen
• Datum und Uhrzeit des Anrufs
• Anrufer:in: Name, Firma, Funktion
• Rückrufnummer – auch wenn sie „eh bekannt“ ist
• Anliegen in ein bis zwei Sätzen
• Dringlichkeit und Erreichbarkeit („heute bis 16 Uhr, danach ab Montag“)
• Was bereits zugesagt wurde („Rückruf heute zugesagt“)

Bei der Dokumentation eigener Telefonate kommen die besprochenen Inhalte, Zusagen beider Seiten und vereinbarte nächste Schritte dazu.

Am Telefon richtig nachfragen

Die meisten Telefonnotizen scheitern an Kleinigkeiten, die man während des Anrufs hätte klären können. Lass dir ungewöhnliche Namen buchstabieren und lies die Rückrufnummer zur Kontrolle vor. Fass das Anliegen am Ende in einem Satz zusammen („Sie möchten also wissen, ob die Lieferung vor Ostern kommt?“) – so merkst du, ob du es richtig verstanden hast.

Und sag nichts zu, was du nicht halten kannst. „Frau Hofer meldet sich heute noch“ setzt die Kollegin unter Druck. „Ich gebe es weiter, Frau Hofer ist ab 14 Uhr wieder im Büro“ ist ehrlicher.

Vom Zettel ins System

Klebezettel am Bildschirm sind die klassische Telefonnotiz – und die unzuverlässigste. Sie fallen ab, werden übersehen und sind für Dritte sichtbar, obwohl sie oft Namen und Nummern enthalten. Besser ist ein fester Weg: eine E-Mail mit gleichbleibendem Betreff („Rückruf: Berger – Lieferung Ostern“), ein Eintrag im Ticketsystem oder im CRM.

Wer den Rückruf erledigt hat, vermerkt das kurz. Dann sieht auch die Vertretung, ob noch etwas offen ist.

Bei der Dokumentation eigener Telefonate lohnt sich derselbe Gedanke: Die Notiz gehört dorthin, wo der Vorgang liegt – in den Kundenordner, das Projekt oder die Akte. Ging es um eine Zusage mit Folgen, etwa einen geänderten Preis oder einen neuen Liefertermin, schick dem Gegenüber zusätzlich eine kurze Bestätigung per E-Mail. Aus der einseitigen Notiz wird so ein Stand, den beide kennen.