- Zwei Minuten vor Beginn im Call sein – mit richtigem Namen und getesteter Technik.
- Stummschalten, wenn du nicht sprichst, besonders in größeren Runden.
- Handzeichen statt Dazwischenreden – und kurze Beiträge.
- Keine Nebenbeschäftigung: Wer Mails liest, sieht man – und hört es am Tippen.
- Aufzeichnen oder mitschreiben lassen nur mit Ankündigung und Einverständnis.
Vor dem Call: ankommen, bevor es losgeht
Vor Ort gibt es den Gang zum Besprechungsraum, online fehlt dieser Übergang. Wer auf die Minute aus dem letzten Termin in den nächsten klickt, verbringt die ersten zwei Minuten mit Ton, Kamera und der Frage, wo die Unterlagen liegen. Plane deshalb ein, zwei Minuten vorher ein und prüf dabei die Basics:
- Anzeigename: Vor- und Nachname, bei Externen gern mit Firma – nicht „iPhone von Lisa“ oder ein Kürzel.
- Ton: Richtiges Mikrofon und Kopfhörer ausgewählt? Ein kurzer Test im Programm dauert zehn Sekunden.
- Umgebung: Ruhiger Ort, Tür zu, Hintergrund aufgeräumt oder weichgezeichnet.
- Benachrichtigungen: Pop-ups und Töne aus – vor allem, wenn du gleich den Bildschirm teilst.
- Unterlagen: Agenda und Dokumente offen, alles andere geschlossen.
Die Technik im Detail, von Mikrofon bis Licht, behandelt Technik-Check vor dem Call.
Stummschalten und Sprechen
Die Stummschaltung ist die wichtigste Höflichkeit im Call. Tastaturgeräusche, ein bellender Hund oder ein Lieferant an der Tür übertragen sich sonst an alle – und manche Programme rücken dich bei jedem Geräusch ins große Bild. In Runden bis vier Personen mit gutem Headset darf das Mikrofon offen bleiben, darüber ist Stummschalten der Normalfall.
Beim Sprechen gilt: kürzer als vor Ort. Online ist es schwerer, jemanden zu unterbrechen, deshalb sollten Beiträge von selbst zum Punkt kommen. Ein bewährtes Muster ist, die Kernaussage an den Anfang zu stellen: „Ich bin für Variante B, aus zwei Gründen …“ Am Ende deines Beitrags hilft ein klares Signal, dass du fertig bist – „Das wär’s von mir“ –, sonst entsteht eine unsichere Pause.
Ein Klassiker: lange sprechen, während man noch stumm geschaltet ist. Wer das merkt, sagt kurz „Ich war stumm, nochmal kurz:“ und fasst in zwei Sätzen zusammen. Wer es bei anderen merkt, sagt es freundlich, statt zu warten.
Wortmeldungen, Chat und Reaktionen
Weil sich Stimmen online gegenseitig überlagern, braucht es Regeln für die Reihenfolge. Die Handheben-Funktion ist dabei das Werkzeug der Wahl – auch in kleinen Runden, wenn mehrere gleichzeitig etwas sagen wollen. Die Moderation ruft der Reihe nach auf. Ohne Moderation hilft eine kurze Ansage: „Ich hab noch eine Frage, wenn du fertig bist.“
Für den Chat gelten ein paar eigene Regeln:
- Inhaltliche Fragen im Chat sind in Ordnung, wenn die Moderation sie aufgreift – sonst lieber laut.
- Keine Nebengespräche im Chat, die mit dem Meeting nichts zu tun haben. Private Nachrichten an einzelne Personen landen schneller im allgemeinen Chat, als man denkt.
- Links und Unterlagen im Chat teilen ist praktisch – aber nicht dort ablegen, wo sie nach dem Call verschwinden. Wichtiges gehört ins Protokoll.
- Reaktionen wie Daumen oder Applaus sparsam einsetzen. In einer Präsentation stört ein Regen aus Symbolen eher.
Aufmerksamkeit: Multitasking sieht man
Im Call ist die Versuchung groß, nebenbei Mails zu beantworten. Die anderen merken es fast immer: am Blick, der zur Seite wandert, an verzögerten Antworten, an Tippgeräuschen. Wer gefragt wird und erst „Entschuldigung, kannst du die Frage wiederholen?“ sagen muss, hat ein Signal gesendet, das lauter ist als jede Wortmeldung.
Wenn du ein Meeting nur passiv verfolgen musst, ist es ehrlicher, das vorher zu sagen oder zu klären, ob du überhaupt dabei sein musst. Essen vor der Kamera ist in kurzen internen Runden oft in Ordnung, wenn es angesprochen wird – in Kundenterminen und Präsentationen nicht. Wer kurz weg muss, schaltet Kamera und Mikrofon aus und schreibt einen Satz in den Chat. Ob die Kamera überhaupt an sein sollte, behandelt der Ratgeber Kamera an oder aus im Meeting?
Zu spät kommen, früher gehen
Wer sich verspätet in einen laufenden Call einwählt, stört am wenigsten, wenn er stumm beitritt und sich kurz im Chat meldet: „Bin da, sorry für die Verspätung.“ Eine laute Entschuldigung mitten in einen Redebeitrag unterbricht alle. Frag auch nicht, was du verpasst hast – das klärt die Moderation oder das Protokoll.
Musst du früher gehen, sag es zu Beginn: „Ich muss um 10:40 raus, falls ihr mich bei Punkt 3 braucht, gern vorher.“ Dann kann die Moderation die Reihenfolge anpassen. Beim Gehen reicht ein Satz in den Chat oder eine kurze Wortmeldung in einer Pause. Wer kommentarlos aus der Teilnehmerliste verschwindet, hinterlässt Fragezeichen – vor allem, wenn gerade eine Aufgabe an ihn verteilt werden sollte.
Bildschirm teilen ohne Peinlichkeiten
Beim Teilen des Bildschirms passieren die meisten Pannen: private Nachrichten, die aufploppen, ein Browser mit zwanzig Tabs, ein Desktop voller Dateien mit sprechenden Namen. Teile deshalb nur das einzelne Fenster oder den einzelnen Tab, nicht den ganzen Bildschirm, und schließ vorher, was niemand sehen soll.
Sag beim Zeigen, wo du gerade bist („Ich bin jetzt in der Tabelle, Zeile 12“), und vergrößere die Schrift, denn auf kleinen Laptops ist dein Dokument winzig. Und beende die Freigabe, sobald du fertig bist – sonst sehen alle weiter deinen Bildschirm, während du zum nächsten Programm wechselst.
Aufnahme und Mitschrift: nur mit Ansage
Ein Meeting aufzuzeichnen oder automatisch mitschreiben zu lassen, ohne die anderen zu fragen, ist nicht nur ein Verstoß gegen die Etikette. Je nach Situation kann eine heimliche Aufnahme rechtliche Folgen haben – in Österreich und Deutschland gelten dafür unterschiedliche Regeln, die in Gespräch aufnehmen in Österreich und Gespräch aufnehmen in Deutschland erklärt werden.
Die faire Lösung ist einfach: in der Einladung ankündigen und zu Beginn kurz nachfragen. Ein Satz wie „Ich lasse mitschreiben, damit nichts verloren geht – passt das für alle?“ genügt. Wer später dazukommt, wird noch einmal gefragt. Und Screenshots von anderen Teilnehmenden gehören ebenfalls nicht ungefragt in den Teamchat. Weitere Formulierungen sammelt Einverständnis zur Aufnahme einholen.
Intern und mit Kund:innen: was sich unterscheidet
Die Grundregeln gelten überall. Bei externen Terminen kommen ein paar strengere Erwartungen hinzu:
| Punkt | Interne Runde | Termin mit Kund:innen |
|---|---|---|
| Einwahl | Pünktlich | Zwei bis drei Minuten vorher, als Gastgeber:in zuerst im Raum |
| Kamera | Nach Teamvereinbarung | In der Regel an, zumindest zu Beginn und Ende |
| Hintergrund | Weichzeichnen genügt | Ruhig und aufgeräumt; virtuelle Hintergründe zurückhaltend |
| Essen und Trinken | Je nach Runde in Ordnung | Nur Getränke |
| Verspätung | Kurze Nachricht im Chat | Vorher anrufen oder schreiben, nicht kommentarlos später einwählen |
| Abschluss | Kurzes Tschüss | Nächste Schritte zusammenfassen, bedanken, als Gastgeber:in zuletzt gehen |
Und zum Schluss, in jedem Call: Verabschiede dich, bevor du auf „Verlassen“ klickst. Ein kommentarloses Verschwinden aus der Kachelansicht wirkt online ähnlich wie grußloses Aufstehen am Besprechungstisch.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Stand der Angaben: 8. Oktober 2026.