Weniger Meetings, bessere Meetings: ein praktischer Plan

Schritt 1: Die Meeting-Inventur

Bevor du einzelne Termine infrage stellst, verschaff dir einen Überblick. Nimm deinen Kalender der letzten vier Wochen und liste alle wiederkehrenden Termine auf. Für jeden notierst du: Dauer, Rhythmus, Anzahl der Teilnehmenden und – ehrlich – was der letzte Termin konkret gebracht hat.

Dann ordnest du jedem Termin eine von vier Entscheidungen zu:

Mach die Inventur nicht allein, wenn es um Teamtermine geht. Schick die Liste an die Beteiligten und frag: „Welchen dieser Termine würdest du vermissen, wenn er morgen wegfiele?“ Die Antworten sind meist eindeutiger als erwartet.

Schritt 2: Die Schwelle für neue Termine

Damit der Kalender nicht wieder volläuft, braucht es eine kurze Prüfung, bevor ein neues Meeting eingeladen wird. Fünf Fragen reichen:

1. Was soll am Ende des Termins anders sein – eine Entscheidung, ein Plan, eine Lösung?
2. Braucht es dafür wirklich ein Gespräch in Echtzeit, oder geht es schriftlich?
3. Wer muss dafür zwingend dabei sein – und wer kann das Ergebnis danach lesen?
4. Reichen 15 oder 25 Minuten statt einer Stunde?
5. Liegt eine Agenda vor, mit der sich alle vorbereiten können?

Gute Gründe für ein Meeting sind Entscheidungen mit mehreren Beteiligten, Konflikte und heikle Themen, Ideenfindung und der Start einer Zusammenarbeit. Schlechte Gründe sind „damit alle auf dem gleichen Stand sind“, „wir haben uns lange nicht gesehen“ ohne weiteren Zweck oder „das war schon immer so“.

Schritt 3: Schriftlich statt im Termin

Der größte Teil eingesparter Meetingzeit kommt aus Informationen, die nicht mehr vorgetragen, sondern geschrieben werden. Das funktioniert, wenn das Format klar ist. Drei Formate, die sich bewährt haben:

Das schriftliche Status-Update. Jede Person schreibt einmal pro Woche bis zu einem festen Zeitpunkt drei Zeilen in einen gemeinsamen Kanal oder ein Dokument: „Erledigt: … · Als Nächstes: … · Brauche Hilfe bei: …“. Gelesen wird, wann es passt. Nur die dritte Zeile führt bei Bedarf zu einem kurzen Gespräch.

Die Entscheidungsvorlage. Statt eine Entscheidung im Meeting zu entwickeln, schreibt eine Person einen kurzen Vorschlag: Ausgangslage, Optionen, Empfehlung, gewünschte Rückmeldung bis zu einem Datum. Wer keine Einwände hat, antwortet mit „passt“. Ein Termin wird nur angesetzt, wenn es echte Gegenpositionen gibt.

Das Video oder die Sprachnachricht. Für Erklärungen, die man zeigen muss – eine neue Funktion, einen Entwurf –, ist ein kurzes Bildschirmvideo oft schneller als ein Termin für zehn Leute. Jede Person sieht es, wenn es passt, und kann auch zurückspulen.

Termine höflich absagen oder kürzer teilnehmen

Viele Menschen nehmen an Meetings teil, weil Absagen unhöflich wirkt. Dabei ist eine Absage mit Ersatzangebot oft hilfreicher als stille Anwesenheit. Ein paar Formulierungen, die sich bewährt haben:

• „Ich glaube, für diesen Termin bin ich nicht nötig. Ich schicke dir meinen Stand vorab schriftlich und lese danach das Protokoll – passt das?“
• „Kann ich nur für den Punkt zum Budget dazukommen? Sag mir gern, wann ungefähr der dran ist.“
• „Ich nehme diesmal nicht teil. Falls eine Entscheidung ansteht, die mich betrifft, gib mir kurz Bescheid.“
• „Ist das Ziel des Termins schon klar? Dann kann ich besser einschätzen, ob ich dabei sein sollte.“
• „Könnten wir das in 15 Minuten schaffen? Ich habe danach einen Anschlusstermin.“

Wer selbst einlädt, kann Teilnehmende als „optional“ markieren und das in der Einladung erklären: „Optional – das Protokoll kommt an alle.“ So entscheidet jede Person selbst, ohne sich rechtfertigen zu müssen.

Das Protokoll als Ersatz für Teilnahme

Ein Grund, warum Leute in Meetings sitzen, die sie nicht brauchen: Sie fürchten, etwas zu verpassen. Dieses Problem verschwindet, wenn nach jedem Termin verlässlich ein kurzes, gutes Protokoll kommt. Wer weiß, dass Entscheidungen und Aufgaben am selben Tag schriftlich vorliegen, kann mit gutem Gewissen fernbleiben.

Damit das klappt, muss das Protokoll drei Dinge erfüllen: Es kommt schnell, es ist knapp, und es nennt ausdrücklich, wen welche Entscheidung betrifft. Wie du eine solche Zusammenfassung für Abwesende schreibst, steht in Meeting-Zusammenfassung schreiben.

Wer das Protokoll nicht selbst schreiben will, kann es bei Calls von einem Werkzeug wie noteit erstellen lassen. Die Zusammenfassung mit Entscheidungen und To-dos liegt kurz nach dem Call vor und lässt sich direkt an alle weiterleiten, die nicht dabei waren.

Regeln für die Meetings, die bleiben

Weniger Meetings bringen wenig, wenn die verbliebenen genauso ablaufen wie vorher. Diese Regeln machen jeden Termin besser – und lassen sich in einer Teambesprechung in wenigen Minuten vereinbaren:

• Keine Einladung ohne Ziel und Agenda. Steht beides nicht in der Einladung, darf man nachfragen oder absagen.
• Standarddauer 25 oder 50 Minuten. Die Kalendereinstellung vieler Programme lässt sich entsprechend ändern.
• So wenige Teilnehmende wie möglich. Wer nur informiert werden muss, bekommt das Protokoll.
• Ergebnis vor Ende festhalten. Die letzten fünf Minuten gehören Beschlüssen und Aufgaben.
• Meetingfreie Zeiten. Zum Beispiel jeden Vormittag bis 11 Uhr oder ein ganzer Tag pro Woche ohne interne Termine.
• Pünktlich beenden. Wer überzieht, nimmt anderen die Zeit für den nächsten Termin.

Den Erfolg sichtbar machen

Veränderungen in der Meetingkultur verlaufen gern im Sand, wenn niemand hinsieht. Vereinbart deshalb, nach sechs bis acht Wochen kurz Bilanz zu ziehen. Das muss keine große Auswertung sein. Es reicht, die Meeting-Inventur zu wiederholen und drei Fragen zu beantworten: Wie viele Stunden pro Woche verbringen wir jetzt in internen Terminen? Haben wir durch die schriftlichen Formate etwas verpasst? Welche Regel wird nicht eingehalten, und warum?

Oft zeigt sich dabei, dass einzelne Termine wieder gebraucht werden, nur kürzer oder seltener – das ist ein gutes Ergebnis. Ziel ist nicht die geringstmögliche Zahl an Meetings, sondern dass jedes einzelne seinen Zweck erfüllt. Wie das bei wiederkehrenden Terminen konkret aussieht, zeigt der Ratgeber Jour fixe effizient gestalten.