Mitarbeitergespräch dokumentieren: fair, sachlich, nachvollziehbar

Welche Gespräche dokumentiert werden sollten

„Mitarbeitergespräch“ ist ein Sammelbegriff. Wie ausführlich du dokumentierst, hängt vom Anlass ab:

Unabhängig vom Anlass gilt: Dokumentiert wird, was für die künftige Zusammenarbeit wichtig ist. Ein Protokoll ist kein Mittel, um Material gegen jemanden zu sammeln – und es sollte auch nicht so wirken.

Was ins Protokoll eines Mitarbeitergesprächs gehört

Ein gutes Protokoll ist so aufgebaut, dass beide Seiten es in einem Jahr wieder in die Hand nehmen und daran anknüpfen können:

1. Rahmen: Datum, Gesprächsart, Teilnehmende (gegebenenfalls auch ein Betriebsratsmitglied), Bezug auf das letzte Gespräch.
2. Rückblick: Was ist gut gelaufen, was weniger – mit konkreten Beispielen.
3. Stand der bisherigen Ziele: erreicht, teilweise erreicht, nicht erreicht, jeweils mit kurzem Grund.
4. Sichtweise der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters: eigene Einschätzung, Wünsche, Anliegen an die Führungskraft.
5. Neue Ziele: konkret und überprüfbar, mit Zeitrahmen.
6. Entwicklungsmaßnahmen: Weiterbildung, neue Aufgaben, Unterstützung – mit Verantwortung und Termin.
7. Vereinbarungen der Führungskraft: auch die Führungskraft sagt etwas zu.
8. Nächster Termin für ein Zwischengespräch.

Eine Struktur zum Ausfüllen findest du in der Vorlage für das Mitarbeitergespräch.

Sachlich formulieren: Beobachtung statt Urteil

Der Ton des Protokolls entscheidet darüber, ob es als fair empfunden wird. Die wichtigste Regel: Beschreibe beobachtbares Verhalten und seine Wirkung, nicht Eigenschaften der Person. Urteile wie „unzuverlässig“ lassen sich nicht überprüfen und führen fast immer zu Widerspruch.

Die Sichtweise der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters gibst du in indirekter Rede oder als Zitat wieder und kennzeichnest sie als solche. Wenn ihr in einem Punkt unterschiedlicher Meinung seid, halte beide Positionen fest, statt eine Einigung zu formulieren, die es nicht gab.

Gegenlesen, Stellungnahme, Unterschrift

Ein Protokoll, das nur eine Seite kennt, hat wenig Wert. Gib es der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter innerhalb weniger Tage zum Lesen, mit der ausdrücklichen Einladung, Korrekturen oder eine eigene Stellungnahme zu ergänzen. Viele Unternehmen lassen das Protokoll von beiden Seiten unterschreiben oder per Mail bestätigen. Die Unterschrift bestätigt dabei, dass das Gespräch so stattgefunden hat – nicht zwingend, dass die Mitarbeiterin mit jeder Einschätzung einverstanden ist. Diesen Unterschied solltest du ansprechen.

In Deutschland kann die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer nach § 82 Abs. 2 BetrVG verlangen, dass die Leistungsbeurteilung und die beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten mit ihr oder ihm erörtert werden, und dazu ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Nach § 83 BetrVG besteht ein Recht auf Einsicht in die Personalakte; Erklärungen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers sind auf Verlangen beizufügen. Unabhängig vom Land gilt das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO für personenbezogene Daten.

Ablage und Zugriff

Protokolle von Mitarbeitergesprächen enthalten personenbezogene und oft sensible Informationen. Sie gehören an einen Ort mit eingeschränktem Zugriff – typischerweise den Personalakt – und nicht in einen allgemeinen Teamordner oder ein geteiltes Projektdokument. Zugriff sollten nur die Personen haben, die ihn für ihre Aufgabe brauchen.

Überlege außerdem, wie lange ein Protokoll aufbewahrt wird. Notizen zu einem Kritikgespräch, das Jahre zurückliegt und keine Folgen mehr hat, sollten nicht unbegrenzt mitgeführt werden. Viele Unternehmen regeln Aufbewahrung und Löschung in einer internen Richtlinie oder, wo vorhanden, in einer Betriebsvereinbarung.

Darf man ein Mitarbeitergespräch aufnehmen?

Eine Tonaufnahme ist bei Mitarbeitergesprächen heikler als bei fast jedem anderen Termin. Heimlich aufzunehmen kommt nicht infrage. In Österreich stellt § 120 StGB unter anderem das Abhören oder Aufnehmen nicht öffentlicher Äußerungen, die nicht für einen selbst bestimmt sind, unter Strafe – ebenso, eine Tonaufnahme ohne Einverständnis der sprechenden Person Dritten zugänglich zu machen oder zu veröffentlichen (§ 120 Abs. 2 StGB). In Deutschland stellt § 201 StGB bereits das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe.

Aber auch mit Ankündigung bleibt eine Schwierigkeit: Zwischen Führungskraft und Mitarbeiter:in besteht ein Abhängigkeitsverhältnis. Ein „Ja“ zur Aufnahme ist nur dann etwas wert, wenn ein „Nein“ wirklich ohne Nachteile möglich ist. Deshalb gilt:

• Aufnahme nur, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ausdrücklich zustimmt – vorab und nicht erst im Gespräch überrumpelt.
• Die Ablehnung wird ohne Nachfragen akzeptiert; das Gespräch findet dann ohne Aufnahme statt.
• Vorher klären, wozu die Aufnahme dient, wer darauf Zugriff hat und wann sie gelöscht wird.
• Bei Kritik- oder Konfliktgesprächen lieber ganz auf eine Aufnahme verzichten und sorgfältig mitschreiben.

Mehr zum Einholen einer Zustimmung steht in Einverständnis zur Aufnahme einholen.

Betriebsrat und Mitbestimmung

Setzt ein Unternehmen Werkzeuge ein, die Gespräche aufnehmen, transkribieren oder auswerten, kann das die Mitbestimmung betreffen. Die folgenden Hinweise sind ein allgemeiner Überblick, keine abschließende Darstellung:

Österreich: Nach § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG bedarf die Einführung von Kontrollmaßnahmen und technischen Systemen zur Kontrolle der Arbeitnehmer:innen, sofern sie die Menschenwürde berühren, der Zustimmung des Betriebsrats. § 96a ArbVG betrifft unter anderem Systeme zur automationsunterstützten Ermittlung, Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten von Arbeitnehmer:innen, die über allgemeine Angaben zur Person und fachliche Voraussetzungen hinausgehen.

Deutschland: Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mitzubestimmen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer:innen zu überwachen.

Allgemein: Ob ein konkretes Werkzeug darunter fällt, hängt von der Ausgestaltung und dem Einsatzzweck ab. Wenn es einen Betriebsrat gibt, bezieh ihn früh ein – idealerweise bevor ein Werkzeug für Personalgespräche genutzt wird. Ohne Betriebsrat lohnt sich eine klare interne Regel, die festlegt, ob und wie aufgenommen wird. Mehr dazu im Ratgeber KI-Tools im Betrieb und Betriebsrat.