Vorstandssitzung per Zoom – der Protokollentwurf entsteht nebenbei.
Dienstagabend, 20 Uhr, sieben Kacheln: Platzsanierung, Kassabericht, Jugendtraining. noteit schreibt mit, damit die Schriftführung mitdiskutieren kann und der Entwurf nicht bis zum Wochenende liegen bleibt.
Warum das Protokoll im Ehrenamt so oft hinterherhinkt.
Wer protokolliert, will auch mitreden. Beides gleichzeitig klappt selten – und der Entwurf entsteht dann nach Feierabend aus halben Notizen.
„Dann machen wir das so“ – war das ein Beschluss? Und wie viele waren dafür? Bei der nächsten Sitzung beginnt die Diskussion von vorn.
Förderantrag, Einladung zur Versammlung, Angebot für die Flutlichtanlage: verteilt ist schnell, nachgehalten wird selten, weil niemand eine Liste führt.
Beschlüsse und Aufgaben, sauber getrennt.
Nach der Sitzung liegt eine Zusammenfassung bereit: besprochene Punkte, Entscheidungen, offene Fragen und Aufgaben mit Zuständigen und Fristen, soweit sie genannt wurden. Daraus wird mit wenig Aufwand der Protokollentwurf.
Abstimmungsergebnisse und genaue Beschlusstexte prüft die Schriftführung am Transkript nach. Die KI kann Fehler machen – und ein Beschluss muss stimmen.
- Saisonabschluss mit 112 Teilnehmenden, Kantine kostendeckend
- Kassabericht/Kassenbericht: Rücklage für die Platzsanierung reicht zu etwa zwei Dritteln
- Angebot für die Sanierung von Platz 2 und 3 liegt bei 14.800 €
- Sanierung wird beauftragt, Beschluss mit 6 zu 1 Stimmen
- Mitgliedsbeitrag bleibt 2027 unverändert
- Förderantrag bei der Gemeinde einreichen – Obmann/Vorsitzender, bis 30. 11.
- Einladung zur Generalversammlung vorbereiten – Schriftführerin, bis 15. 1.
- Zweites Angebot für die Flutlichtanlage einholen – Kassier/Kassenwart, bis nächste Sitzung
„Was haben wir zur Platzsanierung beschlossen?“
Mit der Anbindung an Claude fragst du über alle Sitzungen hinweg nach einem Thema: wann etwas beschlossen wurde, welche Angebote vorlagen, wer sich um was kümmert.
Praktisch, wenn ein neuer Vorstand übernimmt oder vor der Generalversammlung bzw. Mitgliederversammlung ein Jahresrückblick gebraucht wird.
Kein Fremder in der Vorstandsrunde.
noteit tritt dem Zoom- oder Teams-Call nicht bei, sondern nimmt am Rechner der Schriftführung auf. Im Gratis-Paket startest du per Knopf oder Tastenkürzel, Sitzungen im Browser ebenso.
Nach der Transkription wird das Audio sofort gelöscht. Am besten beschließt ihr einmal im Vorstand, dass Sitzungen für das Protokoll mitgeschrieben werden dürfen.
Vereinsinterna bleiben im Verein.
In Vorstandssitzungen geht es um Mitglieder, Beitragsrückstände und manchmal Konflikte. Nimm nur auf, wenn alle Anwesenden einverstanden sind. Technisch wird der Ton verschlüsselt übertragen, in der EU transkribiert und gleich danach gelöscht; Transkripte und Zusammenfassungen liegen in Frankfurt.
Wie ein Protokoll aussehen muss, wer es unterschreibt und wie es genehmigt wird, regeln eure Statuten bzw. eure Satzung. Diese Pflichten bleiben beim Verein – noteit liefert den Entwurf.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Reicht die Gratis-Version für unseren Verein?
Starter enthält 3 Stunden Transkription pro Monat – für eine monatliche Vorstandssitzung reicht das in der Regel. Aufgenommen wird per Knopf oder Tastenkürzel.
Ist die Zusammenfassung schon das offizielle Protokoll?
Nein, sie ist ein Entwurf. Formale Anforderungen aus euren Statuten oder eurer Satzung – Anwesenheit, Beschlussfähigkeit, Unterschriften – ergänzt und prüft die Schriftführung.
Erkennt noteit, wer welchen Antrag gestellt hat?
Sicher getrennt sind die Schriftführung und die Gegenseite. Sprechen dort mehrere, ordnet die KI Namen anhand der angegebenen Teilnehmer und des Inhalts zu – Anträge und Abstimmungen bitte immer gegenprüfen.
Unsere Sitzungen laufen über Google Meet. Geht das?
Ja, Calls im Browser nimmst du per Knopf oder Tastenkürzel auf. Das funktioniert genauso gut, nur der Start ist manuell.
Gibt es eine Vorlage für das Vorstandsprotokoll?
Ja, die Vorlage Vorstandssitzung zeigt eine bewährte Struktur, in die du die Punkte aus der Zusammenfassung überträgst.
Dein nächster Call
schreibt sich selbst mit.
7 Tage alles aus Pro gratis – ohne Kreditkarte.
Jetzt kostenlos testen