Die Baubesprechung ist vorbei – der Entwurf fürs Protokoll steht schon.
Mittwoch, 7:30, Video-Jour-fixe mit Bauherrenvertretung, Planung und Subunternehmern: Estrich verschoben, Fassade wartet auf Freigabe, Elektro meldet eine Behinderung. noteit schreibt mit, die Bauleitung fährt auf die Baustelle.
Wo auf der Baustelle Ärger mit Ansage entsteht.
Die Bauleiterin betreut drei Baustellen und schreibt Protokolle nach Feierabend. Bis es verschickt ist, haben die Gewerke nach ihrer eigenen Erinnerung weitergearbeitet.
Der Elektriker sagt im Call, dass er ohne Deckendurchbrüche nicht weiterkommt. Wann das angesprochen wurde, wird bei Terminverzug und Nachträgen bzw. Mehrkostenforderungen plötzlich wichtig.
„Die Fenster im 2. OG werden doch zwei Zentimeter breiter“ – beiläufig erwähnt, nicht im Plan eingearbeitet, beim Einbau der Fenster zu spät bemerkt.
Vom Video-Jour-fixe zur Liste je Gewerk.
noteit fasst die Besprechung zusammen: Stand der Arbeiten, Termine, Entscheidungen, offene Fragen und To-dos mit Verantwortlichen und Fristen. Mit der Vorlage Baubesprechung als Gerüst wird daraus in wenigen Minuten dein Protokoll.
Bei Streitfragen hast du das Transkript mit Zeitstempeln: wer was gemeldet hat und wann. Firmennamen, Bauteile und Achsbezeichnungen aus deinem Plan trägst du in Pro einmal ins Wörterbuch ein.
- Estrich im 1. OG eine Woche später, Trocknungszeit verschiebt den Bodenleger auf KW 47
- Elektro meldet Behinderung: Deckendurchbrüche im 2. OG fehlen
- Fassadenfarbe noch nicht freigegeben, Bauherrenvertretung wünscht Muster am Objekt
- Kernbohrungen im 2. OG übernimmt der Baumeister bis Freitag
- Bemusterung Fassade am 24. 10. um 10 Uhr vor Ort
- Kernbohrungen 2. OG ausführen – Polier (Herr Lang), bis Freitag
- Bauzeitplan aktualisieren und an alle Gewerke schicken – Bauleitung (Frau Eder), bis Montag
- Farbmuster für die Fassade vorbereiten – Malerbetrieb Huber, bis 24. 10.
„Welche Behinderungen hat die Elektrofirma seit August gemeldet?“
Leg pro Bauvorhaben einen Ordner an. Mit der Anbindung an Claude fragst du über alle Besprechungen hinweg nach Behinderungen, Planänderungen und Zusagen – nützlich bei der Schlussrechnung und wenn Nachträge verhandelt werden.
Claude nennt die Besprechung, aus der eine Aussage stammt. Die formale Anzeige und die Dokumentation, die dein Vertrag verlangt, ersetzt das nicht.
Die Subunternehmer wählen sich ein – sonst niemand.
noteit tritt der Besprechung nicht bei, sondern nimmt am Rechner der Bauleitung auf. In Pro startet die Aufnahme bei Teams, Zoom oder Webex von selbst, Links im Browser startest du per Knopf oder Tastenkürzel.
Wer aus dem Baucontainer zugeschaltet ist, sollte ein Headset nutzen – Baulärm verschlechtert jedes Transkript. Der Ton wird nach der Transkription gelöscht.
Baustellen-Interna gehören nicht in fremde Hände.
In Baubesprechungen geht es um Verzüge, Mängel, Nachträge und manchmal um Fehler anderer Firmen. Der Ton wird verschlüsselt zur Transkription in ein EU-Rechenzentrum geschickt und danach gelöscht. Was bleibt, sind Transkript und Zusammenfassung – gespeichert in Frankfurt.
Kündige zu Beginn jeder Besprechung an, dass mitgeschrieben wird, und nimm nur auf, wenn alle zustimmen – auch Subunternehmer und Bauherrenvertretung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist auf Anfrage möglich.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Ersetzt das die Behinderungsanzeige oder das Bautagebuch?
Nein. Behinderungen und Mehrkosten zeigst du so an, wie es dein Vertrag vorsieht – bei VOB/B etwa schriftlich, in Österreich häufig nach ÖNORM B 2110. Das Transkript hilft beim Nachweis, wann etwas besprochen wurde.
Kann ich die Besprechung direkt auf der Baustelle aufnehmen?
Ja, im Browser über „Gespräch vor Ort“ – nur Mikrofon, auch am Handy, ohne Installation. Bei Baulärm und vielen Stimmen wird das Transkript ungenauer, deshalb lieber im Container als neben dem Kran.
Werden Begriffe wie „Kernbohrung“, „Attika“ oder „Polier“ erkannt?
Deutsche Baubegriffe sind für die Transkription in der Regel kein Problem. Was regelmäßig falsch ankommt – Firmennamen, Straßennamen, Bauteilbezeichnungen –, trägst du in Pro ins Wörterbuch ein.
Wie bekommen die Gewerke das Protokoll?
Du kopierst die Zusammenfassung oder lädst sie im Browser als PDF herunter und verschickst sie wie gewohnt. Eine Anbindung an Bau- oder Projektsoftware gibt es nicht.
Was kostet das für mehrere Bauleiter:innen?
Im Team-Paket 24 € pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung 19 €, mit 60 Stunden pro Person als gemeinsames Kontingent. Die Akten eines Bauvorhabens sehen dann alle im Team.
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