Ist-Analyse ohne Mitschreiben – damit dir kein Workaround entgeht.
„Das drucken wir aus und tippen es im Lager neu ein“ – genau solche Sätze sind in der Ist-Analyse Gold wert. noteit schreibt deine Interviews mit Büro, Lager und Vertrieb mit und sortiert Abläufe, Systeme und Schwachstellen.
Wo die Ist-Analyse Lücken bekommt.
Die eigentlichen Prozesse stecken in Excel-Listen, Zetteln und dem Wissen einer einzigen Kollegin. Wer beim Erzählen mittippt, verpasst die Rückfrage, die den Schattenprozess sichtbar macht.
Nach einer Woche Gespräche mit allen Abteilungen sollst du ein stimmiges Prozessbild zeichnen – aus Notizen, die je nach Tagesform mal ausführlich, mal dürftig sind.
Im Lastenheft steht „Schnittstelle zum Webshop“. Wer das gefordert hat und warum, ist bei der Anbieterauswahl ein halbes Jahr später nicht mehr nachvollziehbar.
Ablauf, Systeme, Schwachstellen – je Gespräch sortiert.
Nach jedem Interview liefert noteit eine Zusammenfassung: wie der Ablauf heute läuft, welche Programme und Listen im Spiel sind, wo doppelt erfasst wird, welche Wünsche genannt wurden und welche Unterlagen noch kommen – etwa Musterbelege oder ein Export aus der Warenwirtschaft.
Daraus zeichnest du Prozesslandkarte und Soll-Konzept. Die Bewertung bleibt deine Arbeit; im Transkript mit Zeitstempeln prüfst du nach, wie jemand einen Schritt wörtlich beschrieben hat.
- Aufträge kommen per Telefon, Mail und Kontaktformular, werden in einer Excel-Liste gesammelt und dann händisch ins Warenwirtschaftssystem übertragen
- Monteure schreiben Arbeitsscheine auf Papier, das Büro tippt Stunden und Material für die Rechnung ab – laut Frau Leitner meist mit zwei, drei Tagen Verzug
- Wunsch: Arbeitsscheine am Tablet mit Unterschrift des Kunden, Material direkt aus dem Lagerbestand buchen
- Mobile Arbeitsscheine und Zeiterfassung werden als erstes Handlungsfeld priorisiert
- Drei ausgefüllte Arbeitsscheine und die Auftrags-Excel als Muster schicken – Frau Leitner, bis Freitag
- Interview mit zwei Monteuren zum Ablauf auf der Baustelle vereinbaren – Beratung, bis nächste Woche
„Wo wird bei Leitner Haustechnik doppelt erfasst?“
Liegen alle Interviews eines Kunden im selben Ordner, fragst du Claude über alle hinweg: Welche Medienbrüche wurden mehrfach genannt, welche Systeme nutzt welche Abteilung, wer hat welche Anforderung gestellt? Ein guter Ausgangspunkt für Lastenheft und Maßnahmenplan – deine Analyse ersetzt das nicht.
Mitarbeitende reden offener ohne Bot in der Leitung.
Wer erklärt, wie er die offiziellen Abläufe umgeht, will keinen fremden Teilnehmer im Call. noteit nimmt auf deinem Rechner auf und tritt Teams oder Zoom nicht bei. Erklär zu Beginn, wofür die Mitschrift dient und dass es um Abläufe geht, nicht um Leistungsbewertung.
Für Begehungen in Lager oder Werkstatt passt noteit nur bedingt: Mit „Gespräch vor Ort“ nimmt das Mikrofon im Browser auf, auch am Handy – bei Maschinenlärm leidet aber die Erkennung.
Interviews mit Mitarbeitenden brauchen klare Spielregeln.
In der Ist-Analyse sprechen Mitarbeitende über ihren Arbeitsalltag, über Fehler und über Kolleg:innen. Kläre mit der Geschäftsführung vorab, wer die Notizen zu sehen bekommt, und sag es den Interviewten. Aufgenommen wird nur mit ihrem Einverständnis. Gibt es einen Betriebsrat, sprich das Vorgehen früh mit ihm ab – je nach Projekt kann er mitzureden haben, in Österreich etwa nach § 96/§ 96a ArbVG, in Deutschland nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Das Audio wird verschlüsselt übertragen, in einem EU-Rechenzentrum transkribiert und danach sofort gelöscht; Transkripte und Zusammenfassungen liegen in Frankfurt. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage. Das ist keine Rechtsberatung.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Darf ich Interviews mit Mitarbeitenden meines Kunden aufnehmen?
Nur, wenn die Interviewten Bescheid wissen und zustimmen – einschlägig sind § 120 StGB in Österreich und § 201 StGB in Deutschland. Das ist keine Rechtsberatung; mehr im Ratgeber Einverständnis zur Aufnahme.
Erkennt noteit Begriffe wie ERP, Warenwirtschaft oder Schnittstelle?
Gängige Begriffe kommen meist gut durch. Systemnamen, Produktbezeichnungen und interne Abkürzungen trägst du in Pro ins Wörterbuch ein – dann stimmen sie in jedem Transkript.
Macht noteit aus dem Interview ein Prozessdiagramm?
Nein, noteit liefert Text: Zusammenfassung, To-dos und Transkript. Die Prozesslandkarte zeichnest du selbst – die Notiz liefert dir die Schritte dafür.
Was, wenn mehrere Leute aus einer Abteilung im Interview sitzen?
Deine Stimme ist sicher getrennt, die übrigen trennt noteit automatisch und trägt Namen ein, wenn sie im Gespräch fallen. Eine kurze Vorstellungsrunde zu Beginn hilft dabei.
Was kostet noteit für eine Beratung?
Pro kostet 14 € im Monat oder 120 € im Jahr und bringt 25 Stunden. Im Team 24 € pro Person, bei jährlicher Zahlung 19 €. Sieben Tage alles gratis testen, ohne Kreditkarte.
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