- Vor dem Start fragen, nicht mittendrin – und die Antwort abwarten.
- Ein guter Satz nennt was (Aufnahme/Transkript), wofür (Protokoll) und lässt Raum für ein Nein.
- Schriftlich vorankündigen (Einladung) und mündlich bestätigen (Call-Beginn) ist die robusteste Kombination.
- Wer später dazukommt, wird auch gefragt. Wer widerruft, wird ab dann nicht mehr aufgenommen.
- Das Einverständnis deckt nur den genannten Zweck – nicht die Weitergabe an beliebige Dritte.
Warum ein kurzer Satz so viel Gewicht hat
Rechtlich hängt an der Frage „Darf ich aufnehmen?“ mehr, als man meint. In Deutschland ist das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes nach § 201 StGB strafbar – auch für Gesprächsteilnehmer. In Österreich ist das Aufnehmen des eigenen Gesprächs zwar nicht nach § 120 StGB strafbar, die Weitergabe ohne Einverständnis aber schon, und zivilrechtlich ist eine heimliche Aufnahme nach der Rechtsprechung des OGH in der Regel rechtswidrig. Dazu kommt in beiden Ländern die DSGVO mit ihren Informationspflichten.
Mindestens genauso wichtig ist die menschliche Seite. Wer erst nach dem Call erfährt, dass mitgeschrieben wurde, fühlt sich übergangen – selbst wenn es nur ums Protokoll ging. Ein offener Satz zu Beginn wirkt dagegen professionell. Die meisten Gesprächspartner sind sogar froh, dass jemand das Protokoll übernimmt.
Was eine gute Frage enthält
Eine Einverständnisfrage muss nicht juristisch klingen, sollte aber vier Dinge erfüllen:
- Was passiert: Aufnahme, Transkript, automatische Zusammenfassung – kurz benennen.
- Wofür: Protokoll, To-dos, Nachbereitung. Ein konkreter Zweck schafft Vertrauen.
- Echte Wahl: so formuliert, dass ein Nein leichtfällt („passt das?“, „ist das in Ordnung für dich?“).
- Zeitpunkt: bevor die Aufnahme läuft, nicht nachträglich.
Was du nicht brauchst: lange Erklärungen zu Servern und Paragrafen. Wer mehr wissen will, fragt nach – dann solltest du antworten können, wo die Daten liegen und wann sie gelöscht werden.
Zum Vergleich, wie es nicht klingen sollte: „Ich nehm das eh auf, okay?“ – gesagt, während die Aufnahme schon läuft. Das lässt keinen Raum für ein Nein und wirkt, als sei die Entscheidung längst gefallen. Besser ist die Reihenfolge: erst fragen, dann die Antwort abwarten, dann starten.
Fertige Formulierungen für typische Situationen
Pass die Sätze an deinen Ton an. Wichtig ist, dass am Ende eine Frage steht, auf die du die Antwort abwartest.
| Situation | Formulierung |
|---|---|
| Kundencall | „Bevor wir starten: Ich lasse mitschreiben, damit nichts verloren geht und Sie danach eine Zusammenfassung bekommen. Ist das für Sie in Ordnung?“ |
| Internes Meeting | „Ich nehme das heute für das Protokoll auf, die Aufnahme lösche ich danach. Passt das für alle?“ |
| Erstgespräch mit Neukunden | „Damit ich mich ganz auf Sie konzentrieren kann, würde ich das Gespräch gern transkribieren lassen. Wenn Ihnen das lieber ist, schreibe ich auch klassisch mit.“ |
| Telefonat | „Kurze Info vorab: Ich würde unser Gespräch gern aufzeichnen, damit ich die Details nachher richtig festhalte. Sind Sie einverstanden?“ |
| Interview oder Recherche | „Ich würde das Interview gern aufnehmen und transkribieren, um Sie korrekt zu zitieren. Die Aufnahme verwende ich nur dafür. Einverstanden?“ |
| Bewerbungsgespräch | „Wir möchten das Gespräch für unsere interne Auswertung transkribieren. Das ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf Ihre Bewerbung. Möchten Sie das?“ |
| Englischsprachige Runde | „Before we start: I'd like to record this call for my notes. Is everyone okay with that?“ |
Beim Bewerbungs- oder Mitarbeitergespräch ist die Freiwilligkeit heikel, weil ein Machtgefälle besteht. Biete hier ausdrücklich eine Alternative an und mach klar, dass ein Nein keine Nachteile hat.
Schon in der Einladung ankündigen
Noch entspannter wird es, wenn niemand im Call überrascht wird. Ein Satz in der Kalendereinladung genügt und gibt allen Zeit, sich zu überlegen, ob sie einverstanden sind:
- „Hinweis: Ich lasse den Termin für das Protokoll mitschreiben. Wenn dir das nicht recht ist, gib mir kurz Bescheid – dann schreibe ich klassisch mit.“
- „Zur Info: Das Gespräch wird für eine Zusammenfassung transkribiert. Die Zusammenfassung schicke ich danach an alle Teilnehmenden.“
Die Einladung ersetzt die Frage zu Beginn nicht ganz – Einladungen werden überflogen oder weitergeleitet. Kombiniere beides: schriftlich ankündigen, mündlich bestätigen.
Wenn jemand Nein sagt oder es sich anders überlegt
Ein Nein ist ein Nein – auch wenn es zögerlich kommt („Hm, lieber nicht heute“). Starte dann keine Aufnahme und schreib selbst mit. Wenn nur eine Person von mehreren widerspricht, kannst du in der Regel nicht einfach „nur die anderen“ aufnehmen; bei einem gemeinsamen Gespräch lässt sich das kaum trennen.
Auch ein erteiltes Einverständnis kann zurückgenommen werden. Für die datenschutzrechtliche Einwilligung sagt Art. 7 Abs. 3 DSGVO ausdrücklich, dass der Widerruf jederzeit möglich ist und so einfach sein muss wie die Erteilung. Bittet jemand mitten im Call, die Aufnahme zu stoppen, stoppst du sie. Was bis dahin aufgenommen wurde, war mit Einwilligung rechtmäßig – ob du es behalten darfst, hängt vom Einzelfall ab. Unsere Einschätzung: Biete in so einem Fall von dir aus an, die Aufnahme zu löschen.
Sonderfälle: Nachzügler, große Runden, Weiterleitung
Einige Situationen kommen im Alltag immer wieder vor:
- Jemand kommt später dazu: Kurz unterbrechen und fragen: „Herr Gruber, nur zur Info, wir lassen mitschreiben – passt das für Sie auch?“
- Große Runde: Frag in die Runde und bitte, dass sich meldet, wer nicht einverstanden ist. Gib dafür ein paar Sekunden Zeit. Bei sensiblen Themen ist ein ausdrückliches Ja jeder Person besser.
- Du bist nicht Gastgeber: Frag die einladende Person vorab, ob Aufnahmen in Ordnung sind. Manche Unternehmen haben eigene Regeln dafür.
- Die Aufnahme soll weitergegeben werden: Das muss vom Einverständnis gedeckt sein. Teile lieber die Zusammenfassung als die Rohdatei.
- Telefonzentrale oder Hotline: Die Ansage „Dieses Gespräch kann aufgezeichnet werden“ deckt das Gespräch ab, für das sie gemacht wurde – nicht automatisch jede spätere Verwendung.
Muss ich das Einverständnis dokumentieren?
Ein Formular braucht es im Arbeitsalltag selten. Hilfreich ist aber, wenn sich die Zustimmung später nachvollziehen lässt. Am einfachsten ist das, wenn deine Frage und die Antwort selbst Teil der Aufnahme sind – also wenn du direkt nach dem Start noch einmal kurz bestätigen lässt, oder wenn das Transkript den Satz zu Beginn enthält. Alternativ hilft der Hinweis in der Einladung oder ein Satz im Protokoll: „Alle Teilnehmenden waren mit der Transkription einverstanden.“
Bei Forschungsinterviews, Interviews mit sensiblen Inhalten oder Gesprächen über Gesundheit ist eine schriftliche Einwilligungserklärung üblich und sinnvoll. Dort geht es oft um besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, für die strengere Regeln gelten.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall frag bitte eine Anwältin, einen Anwalt oder deine Interessenvertretung.