KI-Tools im Betrieb einführen: Was der Betriebsrat mitbestimmt

Warum Meeting-Tools den Betriebsrat betreffen

Ein KI-Meeting-Assistent soll Protokolle schreiben, nicht Mitarbeitende kontrollieren. Technisch speichert er aber genau das, was eine Kontrolle ermöglichen würde: wer wann mit wem gesprochen hat, wer welche Aufgabe übernommen hat, wie lange jemand geredet hat. Das Arbeitsrecht in Österreich und Deutschland knüpft deshalb nicht an die Absicht, sondern an die Möglichkeiten eines Systems an.

Für Unternehmen ist das kein Grund, auf solche Tools zu verzichten. Es ist ein Grund, sie sauber einzuführen. Ein Betriebsrat, der früh eingebunden wird, kann zu einem Verbündeten werden – denn auch die Belegschaft profitiert, wenn niemand mehr mitschreiben muss.

Ein Beispiel: Die Vertriebsleitung eines Maschinenbauers möchte, dass alle Kundencalls automatisch zusammengefasst werden. Gut gemeint – aber wenn die Zusammenfassungen zentral gespeichert und von Vorgesetzten durchsucht werden können, lassen sich daraus auch Gesprächsdauer, Anzahl der Calls und Gesprächsführung einzelner Mitarbeitender ablesen. Genau an dieser Stelle setzt die Mitbestimmung an.

Österreich: §§ 96 und 96a ArbVG

Das Arbeitsverfassungsgesetz kennt zwei Bestimmungen, die für KI-Tools besonders relevant sind:

Ob ein Meeting-Assistent die Menschenwürde „berührt“, hängt von der Ausgestaltung ab: Werden Gespräche dauerhaft gespeichert, sind sie für Vorgesetzte durchsuchbar, werden Redeanteile ausgewertet? Unsere Einschätzung: Je mehr ein Tool über das reine Protokoll hinaus auswertet und je breiter der Zugriff ist, desto eher fällt es unter § 96 Abs. 1 Z 3. Ein System, das personenbezogene Daten aus Gesprächen verarbeitet, wird in vielen Fällen jedenfalls unter § 96a fallen.

Deutschland: § 87 BetrVG und die KI-Regeln

In Deutschland ist die zentrale Norm § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Mitbestimmungspflichtig ist die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht legt das seit Jahrzehnten weit aus: Es genügt, dass ein System objektiv geeignet ist, solche Daten zu erheben und auszuwerten. Software, die Gespräche mit Sprechernamen und Zeitstempeln speichert, erfüllt das in der Regel. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle.

Mit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz von 2021 wurde KI ausdrücklich ins BetrVG aufgenommen:

• § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG: Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat rechtzeitig über die Planung von Arbeitsverfahren und -abläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz unterrichten.
• § 80 Abs. 3 BetrVG: Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich. Die Einzelheiten werden trotzdem mit dem Arbeitgeber vereinbart.
• § 95 Abs. 2a BetrVG: Die Mitbestimmung bei Auswahlrichtlinien gilt auch, wenn bei deren Aufstellung KI zum Einsatz kommt.

Datenschutzrechtlich kann eine Betriebsvereinbarung selbst Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten sein (Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 4 BDSG). Das macht sie doppelt nützlich.

Die KI-Verordnung der EU

Seit dem 2. Februar 2025 gelten die ersten Pflichten der europäischen KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689). Für Meeting-Tools im Betrieb sind drei Punkte relevant:

• KI-Kompetenz (Art. 4): Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden ausreichend Kompetenz im Umgang damit haben. Eine kurze Schulung zum Tool und zu seinen Grenzen gehört also dazu.
• Verbot der Emotionserkennung am Arbeitsplatz (Art. 5 Abs. 1 lit. f): KI-Systeme, die aus Stimme oder Gesicht auf Emotionen von Beschäftigten schließen, sind – abgesehen von medizinischen oder Sicherheitsgründen – verboten. Funktionen wie eine „Stimmungsanalyse“ von Meetings solltest du deshalb sehr kritisch prüfen.
• Hochrisiko-Systeme (Art. 26 Abs. 7): Wer als Arbeitgeber ein Hochrisiko-KI-System am Arbeitsplatz einsetzt, muss Arbeitnehmervertreter und Betroffene vorher informieren.

Unsere Einschätzung: Ein Meeting-Assistent, der Protokolle schreibt, ist in der Regel kein Hochrisiko-System. Das kann sich ändern, wenn seine Auswertungen für Entscheidungen über Beförderungen, Leistungsbewertungen oder Kündigungen genutzt werden – genau solche Einsätze listet die Verordnung im Anhang III.

Was in eine Betriebsvereinbarung gehört

Eine Betriebsvereinbarung zu Meeting-Tools muss nicht lang sein. Diese Punkte haben sich bewährt:

1. Zweck: Protokolle, Aufgaben und Nachbereitung von Meetings. Ausdrücklich keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.
2. Freiwilligkeit: Jede Person kann der Aufnahme eines Meetings widersprechen, ohne dass ihr Nachteile entstehen.
3. Ausnahmen: Personal-, Kritik- und Gesundheitsgespräche sowie Betriebsratssitzungen werden nicht aufgenommen.
4. Zugriff: Wer darf welche Transkripte sehen? Private Meetings bleiben privat.
5. Speicherdauer: Audio, Transkripte und Zusammenfassungen mit konkreten Löschfristen.
6. Keine Auswertung von Personen: keine Statistiken über Redeanteile, keine Emotions- oder Stimmungsanalyse.
7. Transparenz: Externe und interne Teilnehmende werden zu Beginn informiert.
8. Schulung und Ansprechperson für Fragen und Beschwerden.
9. Evaluation: Überprüfung nach sechs oder zwölf Monaten.

So läuft die Einführung in der Praxis

Erfahrungsgemäß scheitern Einführungen selten am Tool, sondern am Zeitpunkt der Einbindung. Ein Ablauf, der in vielen Unternehmen funktioniert:

Zuerst informierst du den Betriebsrat, bevor ein Pilot startet – nicht erst, wenn die Lizenzen gekauft sind. Dann stellst du das Tool konkret vor: Was wird gespeichert, wo, wie lange, wer hat Zugriff? Unterlagen wie Datenschutzinformationen, AVV und Liste der Unterauftragnehmer helfen enorm. Danach vereinbart ihr einen begrenzten Pilotbetrieb mit wenigen Teams, idealerweise bereits mit einer vorläufigen Regelung. Nach dem Pilot werden die Erfahrungen ausgewertet und in eine dauerhafte Betriebsvereinbarung gegossen.

In kleinen Betrieben ohne Betriebsrat entfällt die Mitbestimmung, nicht aber die Pflicht zu Transparenz und Datenschutz. In Österreich verlangt § 10 AVRAG für Kontrollmaßnahmen, die die Menschenwürde berühren, dann die Zustimmung jeder betroffenen Person. Ein kurzes Teammeeting mit klaren Regeln ist auch hier der beste Start.