Workshop vorbei – und jede Abweichung vom Standard steht im Protokoll.
Drei Stunden Beschaffungsprozess mit dem Einkauf, dazwischen Freigabestufen, Sonderfälle und „das haben wir immer schon so gemacht“. noteit schreibt mit, damit du danach Customizing planst statt Mitschriften entzifferst.
Wo SAP-Projekte zwischen Workshop und Konzept Zeit verlieren.
Kurz vor Schluss erwähnt der Key-User, dass das Streckengeschäft für zwei Großkunden anders läuft. Fehlt das im Protokoll, taucht es erst im Integrationstest wieder auf – dann als Change Request.
Ob ein Prozess an den Standard angepasst oder eine Erweiterung gebaut wird, entscheidet sich oft im Workshop. Wer das freigegeben hat, will der Lenkungsausschuss Monate später wissen.
Das Workshop-Protokoll geht eine Woche später raus, die Fachabteilung überfliegt es nur noch. Einwände kommen dann im Test, wenn Änderungen teuer sind.
Vom Workshop zur Fit-Gap-Liste am selben Nachmittag.
noteit fasst den Workshop zusammen: besprochene Prozessschritte, Entscheidungen, offene Fragen und To-dos mit Verantwortlichen. Was als Abweichung vom Standard diskutiert wurde, findest du darin genauso wie im Transkript die Stelle, an der es gefallen ist.
Werksnamen, Kürzel aus dem Organisationsmodell und Projektbegriffe, die ein Transkript gern verdreht, trägst du in Pro einmal ins Wörterbuch ein. Die Zusammenfassung kopierst du ins Konzeptdokument oder Projektwerkzeug – solange die Fachabteilung sich noch an den Termin erinnert.
- Bestellanforderungen ab 5.000 € sollen zweistufig freigegeben werden, darunter durch die Kostenstellenverantwortlichen
- Streckengeschäft für zwei Großkunden läuft heute außerhalb des Systems über Excel-Listen
- Eine Lieferantenbewertung ist gewünscht, die Kriterien sind noch nicht definiert
- Freigabestrategie wird im Standard abgebildet, keine Eigenentwicklung
- Streckengeschäft bekommt einen eigenen Workshop mit Vertrieb und Einkauf
- Liste aller Freigabeberechtigten mit Betragsgrenzen liefern – Frau Wagner, bis 31. 10.
- Fit-Gap-Liste um das Streckengeschäft ergänzen – Michael, bis Montag
- Kriterien für die Lieferantenbewertung im Einkaufsteam abstimmen – Herr Brunner, bis nächster Workshop
„Was hat der Vertrieb zur Preisfindung entschieden?“
Ein Einführungsprojekt bringt Dutzende Workshops je Modul. Mit der Anbindung an Claude fragst du quer durch alle Termine eines Kunden: Welche Entscheidungen gibt es zur Preisfindung, was ist seit dem Blueprint offen, was wurde zur Datenmigration zugesagt?
Claude nennt die Meetings, aus denen die Antwort stammt – praktisch, wenn eine Kollegin mitten im Projekt einsteigt oder du nach der Hypercare-Phase zum Kunden zurückkommst.
Workshops im Teams des Kunden – ohne fremde Gäste.
In vielen Konzernen sind externe Notetaker-Bots in Teams gesperrt oder brauchen eine Freigabe der IT. noteit tritt dem Meeting nicht bei, sondern nimmt auf deinem Rechner auf; in Pro startet die Aufnahme beim Teams-Call automatisch.
Kündige zu Beginn des Workshops an, dass du mitschreiben lässt. Der Ton wird gelöscht, sobald er transkribiert ist.
Konditionen, Margen, Lieferanten – nichts für fremde Bots.
In Prozess-Workshops fallen Einkaufskonditionen, Deckungsbeiträge und Namen von Kunden und Lieferanten. Der Ton geht verschlüsselt zur Transkription in ein EU-Rechenzentrum und wird dort gleich wieder gelöscht. Transkripte und Zusammenfassungen speichert noteit in Frankfurt.
Viele Kunden verlangen, dass externe Berater neue Werkzeuge vorab freigeben lassen. Den Auftragsverarbeitungsvertrag bekommst du auf Anfrage, die technischen Abläufe stehen unter Sicherheit. Aufgenommen wird nur, wenn alle im Workshop einverstanden sind.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Klappt das bei langen Workshops mit vielen Teilnehmenden?
Du und die Gegenseite seid immer sauber getrennt. Die Stimmen auf Kundenseite trennt noteit automatisch und nummeriert sie, Namen ordnest du unter „Wer spricht?“ zu. Reden viele durcheinander, wird die Zuordnung weniger zuverlässig.
Reicht das Kontingent für ein Einführungsprojekt?
Pro enthält 25 Stunden im Monat. Bei vielen Workshop-Tagen ist das Team-Paket mit 60 Stunden pro Person als gemeinsames Kontingent die passendere Wahl.
Unsere Projektsprache ist Englisch – geht das?
Nein. noteit transkribiert derzeit nur Deutsch, Workshops auf Englisch werden nicht sauber erkannt. Einzelne englische Begriffe im deutschen Gespräch sicherst du über das Wörterbuch ab.
Gibt es eine Anbindung an Solution Manager, Cloud ALM oder Jira?
Nein. Du kopierst die Zusammenfassung und überträgst sie in dein Projektwerkzeug, im Browser kannst du sie auch als Markdown, Text oder PDF herunterladen.
Und wenn ich mich über den Browser in den Teams-Call des Kunden einwähle?
Dann startest du die Aufnahme per Knopf oder Tastenkürzel. Automatisch erkannt werden in Pro nur Desktop-Apps wie Teams, Zoom oder Webex.
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