Den Sachverhalt aufnehmen, statt ihn mitzutippen.
Im Erstgespräch erzählt die Mandantin ihre Geschichte – selten chronologisch, oft mit dem Entscheidenden im Nebensatz. noteit schreibt mit, wenn sie einverstanden ist, und ordnet danach: Sachverhalt, offene Fragen, Fristen, nächste Schritte.
Was im Kanzleialltag zwischen den Zeilen verloren geht.
„Ach ja, die Mail vom Bauträger hab ich damals auch noch bekommen.“ Wer gerade Vollmacht und Fristen notiert, überhört genau solche Hinweise.
Drei Besprechungen am Vormittag, Verhandlung am Nachmittag. Die Vermerke entstehen abends – und je später, desto dünner.
Der Mandant bezieht sich auf „das, was wir letzte Woche besprochen haben“. Die Kollegin, die den Akt vertretungsweise übernimmt, war nicht dabei.
Vom Gespräch zur Grundlage für den Vermerk.
Nach dem Call liefert noteit eine geordnete Zusammenfassung: was die Mandantschaft schildert, welche Unterlagen es gibt, welche Fragen offen sind und welche Fristen genannt wurden. To-dos tragen Namen und Datum, wenn sie im Gespräch gefallen sind.
Den Aktenvermerk schreibst und prüfst du weiterhin selbst – nur eben nicht mehr aus dem Gedächtnis. Jede Aussage findest du im Transkript mit Zeitstempel wieder.
- Wohnung im Juni übergeben, seither Feuchtigkeit im Schlafzimmer und Risse im Estrich
- Mängel am 12. 8. per Mail gemeldet, der Bauträger verweist auf den Subunternehmer
- Ein Teil des Kaufpreises ist laut Ratenplan noch nicht ausbezahlt
- Schriftliche Aufforderung zur Mängelbehebung mit Frist an den Bauträger
- Kaufvertrag, Übergabeprotokoll und Fotos der Mängel schicken – Frau Steiner, bis 14. 10.
- Aufforderungsschreiben an den Bauträger entwerfen – Kanzlei, bis 19. 10.
„Was hat Frau Steiner zur Übergabe gesagt?“
Bei Mandaten, die sich über Monate ziehen, fragst du Claude nach dem Verlauf: Was wurde wann besprochen, welche Zusagen gibt es, was ist seit dem letzten Termin neu? Die Antwort stützt sich auf deine eigenen Meetings – nachprüfbar im Transkript.
Kein Dritter im vertraulichen Gespräch.
Ein Notetaker-Bot im Mandantengespräch wäre ein Fremder im Raum. noteit tritt keinem Meeting bei, sondern nimmt auf deinem Rechner auf. Ob aufgenommen wird, besprichst du zu Beginn offen – sagt die Mandantin nein, bleibt die Aufnahme aus.
Verschwiegenheit zuerst, Technik danach.
Als Anwältin oder Anwalt bist du zur Verschwiegenheit verpflichtet. Entscheide deshalb bewusst, welche Gespräche du aufnimmst, und hol immer das Einverständnis aller Beteiligten ein – zum Beispiel mit einem Satz wie „Ich lasse mitschreiben, damit nichts verloren geht – passt das?“
Technisch gilt: Das Audio wird verschlüsselt übertragen, in einem EU-Rechenzentrum transkribiert und danach sofort gelöscht. Transkript und Zusammenfassung liegen in Frankfurt, die Aufnahme bleibt auf deinem Rechner. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage; ob der Einsatz zu deinen berufsrechtlichen Pflichten passt, prüfst du selbst oder mit deiner Kammer.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
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Darf ich Mandantengespräche aufnehmen?
Nur, wenn alle Beteiligten Bescheid wissen und einverstanden sind – relevant sind etwa § 120 StGB in Österreich und § 201 StGB in Deutschland. Ob zusätzlich berufsrechtliche Vorgaben greifen, prüfst du für deine Kanzlei. Mehr im Ratgeber Einverständnis zur Aufnahme.
Kann ich auch Gespräche mit der Gegenseite aufnehmen?
Nur mit deren ausdrücklichem Einverständnis. Bei Vergleichsgesprächen ist das oft nicht gewünscht – dann bleibt noteit aus.
Erkennt noteit juristische Fachbegriffe?
Gängige Begriffe wie „Gewährleistung“, „Vollmacht“ oder „einstweilige Verfügung“ kommen in der Regel gut durch. Namen, Aktenzeichen und seltene Begriffe trägst du in Pro ins Wörterbuch ein.
Kommt die Notiz in unsere Kanzleisoftware?
Eine direkte Anbindung gibt es nicht. Du kopierst die Zusammenfassung und legst sie im Akt ab – geprüft und bei Bedarf gekürzt.
Werden Mandantengespräche zum Training von KI genutzt?
Nein. Die Zusammenfassung schreibt Claude von Anthropic, und Anthropic nutzt die Inhalte nicht zum Training. Das Audio wird nach der Transkription sofort gelöscht.
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