Abweichungen erklärt, Annahmen festgehalten – direkt aus dem Call.
Im Forecast-Call erklärt der Exportleiter, warum das Quartal schwächer wird, und die Produktion nennt eine neue Annahme zu den Energiekosten. noteit schreibt mit und hält fest, welche Annahme von wem kommt und welche Maßnahmen bis wann vereinbart sind.
Wo im Reporting-Zyklus Wissen verloren geht.
Im Forecast steht ein Umsatzplus im Export. Wer das im Call begründet hat und unter welcher Bedingung, weiß beim nächsten Review niemand mehr genau.
Die Kostenstellenverantwortlichen erklären ihre Abweichungen mündlich. Bis die Kommentare im Bericht stehen, hast du jede und jeden noch einmal angeschrieben.
„Wir schauen uns die Fremdleistungen an.“ Drei Monate später ist die Abweichung noch da, und keiner erinnert sich, wer sich was anschauen wollte.
Abweichungen, Begründungen, Maßnahmen – in einer Notiz.
Nach dem Call liefert noteit eine Zusammenfassung: besprochene Positionen, genannte Gründe für Plan-Ist-Abweichungen, geänderte Annahmen und vereinbarte Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen. Daraus werden die Kommentare für Monats- oder Quartalsbericht.
Zahlen prüfst du gegen dein Reporting – die KI hält fest, was gesagt wurde, nicht was im System steht.
- Q3 liegt 6 % unter Plan, Hauptgrund ist ein verschobener Großauftrag aus Polen
- Der Auftrag ist laut Bereichsleitung für Jänner/Januar bestätigt, der Umsatz wandert ins neue Geschäftsjahr
- Frachtkosten über Budget, weil mehrere Teillieferungen per Express nötig waren
- Der Forecast Q4 wird um den verschobenen Auftrag reduziert
- Auftragsbestätigung Polen mit Liefertermin nachreichen – Herr Gruber, bis Freitag
- Frachtkosten nach Expresslieferungen aufschlüsseln – Controlling, bis 12. 11.
„Wie hat sich die Annahme zum Export entwickelt?“
Mit der Anbindung an Claude fragst du über alle Forecast-Runden eines Bereichs hinweg: Wann wurde eine Annahme geändert, mit welcher Begründung, welche Maßnahmen waren zugesagt? Praktisch vor der Budgetrunde – oder wenn die Geschäftsführung wissen will, warum sich der Forecast seit dem Frühjahr bewegt hat.
Interne Runden ohne Fremden in der Leitung.
noteit tritt dem Teams- oder Zoom-Call nicht bei, sondern nimmt auf deinem Rechner auf. In Pro startet die Aufnahme automatisch, sobald Teams oder Zoom als Desktop-Programm das Mikrofon nutzt. Sag zu Beginn, dass mitgeschrieben wird.
Unveröffentlichte Zahlen bleiben intern.
In Forecast-Runden fallen Zahlen, die nicht nach außen gehören – bei börsennotierten Unternehmen können sie vor der Veröffentlichung sogar Insiderinformationen sein. Entscheide bewusst, welche Runden du mitschreiben lässt, und hol das Einverständnis aller Beteiligten ein.
Das Audio wird verschlüsselt übertragen, in einem EU-Rechenzentrum transkribiert und danach sofort gelöscht; Transkripte und Zusammenfassungen liegen in Frankfurt. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage. Weil es um ein Werkzeug im Betrieb geht, kann der Betriebsrat mitzureden haben – in Österreich nach § 96/§ 96a ArbVG, in Deutschland nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Erkennt noteit Begriffe wie EBITDA, Deckungsbeitrag oder Rolling Forecast?
Gängige Begriffe kommen meist gut durch; eigene Kürzel und Kostenstellennamen trägst du in Pro ins Wörterbuch ein. Ganze Calls auf Englisch transkribiert noteit nicht sauber – die Transkription funktioniert derzeit nur auf Deutsch.
Kann ich die Kommentare direkt in den Bericht übernehmen?
Du kopierst die Zusammenfassung und baust daraus deine Kommentare. Eine Anbindung an BI- oder Reporting-Tools gibt es nicht.
Was, wenn zehn Leute im Forecast-Call sind?
Deine Stimme und die Gegenseite sind sicher getrennt; die übrigen Stimmen trennt noteit automatisch und ordnet Namen zu, wenn sie im Gespräch fallen. In großen Runden lohnt ein Blick ins Transkript, bevor du eine Aussage zuordnest.
Kann das ganze Controlling-Team auf die Notizen zugreifen?
Mit dem Team-Paket teilt ihr Meetings, Meetings anderer sind nur lesbar. Vertrauliche Runden, etwa zur Personalplanung, bleiben per Schalter „Nur für dich“ privat.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Das kann sein, wenn ein solches Tool im Betrieb eingesetzt wird. Das ist keine Rechtsberatung; mehr im Ratgeber KI-Tools und Betriebsrat.
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