Kontenklärung per Call – und die Notiz ist schon fertig.
Offene Posten, unklare Buchungen, der Termin für den Monatsabschluss: noteit schreibt mit, während du mit deinen Mandant:innen die Saldenliste durchgehst, und hält danach fest, wer welche Belege bis wann liefert.
Was zwischen Beleg und Abschluss hängen bleibt.
Zu fünf Buchungen auf dem Verrechnungskonto fehlt die Erklärung. Im Call sagt der Mandant zu jeder etwas – notiert hast du davon drei.
Die Zusage fiel nebenbei, eine Frist hat niemand genannt. Zwei Wochen später steht die Umsatzsteuervoranmeldung an, und die Rechnungen fehlen noch immer.
Im Urlaub übernimmt die Kollegin deine Mandanten. Was mit der Steuerkanzlei zum Jahresabschluss abgesprochen war, steht nirgends.
Jede geklärte Buchung steht in der Notiz.
Nach dem Call bekommst du eine Zusammenfassung: welche Buchungen geklärt sind, was umgebucht wird und welche Belege noch fehlen. Was mit Namen und Datum zugesagt wurde, landet als To-do in der Liste.
Brauchst du den genauen Wortlaut – etwa warum eine Zahlung als Privatentnahme gilt –, springst du im Transkript per Zeitstempel an die Stelle. Wichtige Momente markierst du schon im Gespräch mit einem ★.
- Vier von sechs offenen Posten auf dem Verrechnungskonto geklärt, zwei Zahlungen sind Privatentnahmen
- Rechnungen vom Getränkehandel für August und September fehlen noch
- Neues Kassensystem ab 1. 11. – der Kassenexport soll künftig monatlich kommen
- Privatentnahmen werden umgebucht, der Rest bleibt bis zur Klärung auf dem Verrechnungskonto
- Rechnungen Getränkehandel August und September hochladen – Frau Lindner, bis 9. 10.
- Umbuchungen erfassen und aktualisierte Saldenliste schicken – Buchhaltung, bis 13. 10.
„Was ist bei Lindner noch offen?“
Vor dem nächsten Monatsabschluss fragst du Claude nach dem Stand eines Mandanten. Die Antwort kommt aus allen bisherigen Calls: zugesagte Belege, offene Kontenklärungen, Absprachen zu Abschlussbuchungen.
Mit dem Wörterbuch in Pro schreibt noteit Mandantennamen, Lieferanten und Kostenstellen so, wie sie in deiner Buchhaltung heißen.
Kein Fremder in der Videokonferenz.
Viele Mandant:innen reagieren skeptisch, wenn plötzlich ein Notetaker im Call sitzt. noteit nimmt still auf deinem Rechner auf – Teams- und Zoom-Calls erkennt die App in Pro von selbst. Sag zu Beginn kurz, dass du mitschreiben lässt, und hol dir das Okay.
Die Zahlen deiner Mandant:innen bleiben in der EU.
Im Call fallen Kontostände, Umsätze und manchmal private Ausgaben. Das Audio wird verschlüsselt übertragen, in einem EU-Rechenzentrum transkribiert und danach sofort gelöscht. Transkript und Zusammenfassung liegen in Frankfurt, die Aufnahme selbst bleibt auf deinem Rechner.
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag bekommst du auf Anfrage. Ob ein Gespräch aufgenommen wird, entscheidest du gemeinsam mit deinen Mandant:innen – nicht die App.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Taugt das für Belegbesprechungen mit vielen Zahlen?
Ja. Beträge und Datumsangaben werden mittranskribiert – lies sie aber wie jede KI-Ausgabe kurz gegen, bevor du danach buchst.
Wie kommt die Notiz in meine Buchhaltungssoftware?
Eine direkte Anbindung gibt es nicht. Du kopierst die Zusammenfassung mit einem Klick und legst sie beim Mandanten ab, etwa als Vermerk zum Monatsabschluss.
Kann ich auch Abstimmungen mit der Steuerkanzlei meines Mandanten aufnehmen?
Ja, wenn alle Beteiligten einverstanden sind. Gerade beim Jahresabschluss hilft es, wenn später nachlesbar ist, wer welche Buchung übernimmt.
Erkennt noteit Begriffe wie „Saldenliste“ oder „Verrechnungskonto“?
Gängige Buchhaltungsbegriffe kommen in der Regel gut durch. Für Mandantennamen, Lieferanten und hausinterne Kürzel gibt es in Pro das Wörterbuch.
Reichen die 3 Stunden im Gratis-Paket?
Für ein paar kurze Klärungen im Monat ja. Wer regelmäßig mit mehreren Mandant:innen telefoniert, ist mit Pro und 25 Stunden pro Monat besser bedient – alles auf Preise.
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