Forecast-Call: eine Umsatzzahl, auf die man sich verlassen kann

Was ein Forecast-Call leisten soll

Ein Sales-Forecast ist die Vorhersage, welcher Umsatz in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen wird. Geschäftsführung, Einkauf, Produktion oder Projektplanung brauchen diese Zahl, um selbst planen zu können: Wie viele Leute braucht das Projektteam im Februar? Reicht die Liquidität bis Quartalsende? Lohnt sich eine zusätzliche Einstellung?

Der Forecast-Call ist der Termin, in dem diese Zahl entsteht und überprüft wird. Er ist bewusst kurz und nüchtern. An einzelnen Chancen wird hier nicht gearbeitet – dafür gibt es das Pipeline-Review. Wenn im Forecast-Call eine Diskussion über das Vorgehen bei einem Kunden beginnt, vertagt die Leitung sie mit einem Satz: „Das nehmen wir ins Review am Donnerstag.“

Die drei Kategorien und ihre Kriterien

Prozentwerte pro Phase („Angebot = 50 Prozent“) klingen genau, sagen aber wenig über den einzelnen Deal. Verlässlicher sind wenige Kategorien mit klaren Kriterien, die sich am Verhalten des Kunden festmachen – nicht an der Hoffnung im Vertrieb. Die englischen Begriffe sind auch im deutschsprachigen Vertrieb verbreitet:

Schreibt eure Kriterien einmal gemeinsam auf und hängt sie an jede Forecast-Einladung. Damit sprechen alle von derselben Sache, wenn sie „sicher“ sagen. Ohne gemeinsame Definition meldet die eine Kollegin nur unterschriebene Verträge als Commit, der andere alles, wo der Kunde „klingt gut“ gesagt hat.

Vorbereitung: zehn Minuten pro Person

Jede:r im Vertrieb geht vor dem Call die eigenen Chancen mit Abschlussdatum im Zeitraum durch und beantwortet für sich drei Fragen:

1. Welche Chancen haben sich seit letzter Woche zwischen den Kategorien bewegt – und warum?
2. Welche Chancen sind neu dazugekommen oder herausgefallen?
3. Wo gibt es ein Risiko, das die Zahl noch kippen kann – etwa eine Freigabe, die nur ein bestimmter Vorstand erteilen darf, oder eine Urlaubszeit beim Kunden?

Die Antworten sollten auf Fakten beruhen, nicht auf Stimmung. Hilfreich ist ein Blick in die Notizen des letzten Kundengesprächs: Hat der Kunde wirklich „Wir unterschreiben bis Monatsende“ gesagt, oder war es „Wir wollen das eigentlich noch dieses Jahr machen“? Zwischen diesen Sätzen liegt der Unterschied zwischen Commit und Best Case. Wer Kundencalls mitschreibt oder transkribiert, kann das in Sekunden nachlesen.

Die Leitung bereitet eine einfache Übersicht vor: Ziel für den Zeitraum, bereits abgeschlossener Umsatz, Commit und Best Case aus der Vorwoche. Mehr braucht es nicht.

Ablauf eines Forecast-Calls in 30 Minuten

Der Call folgt jede Woche derselben Reihenfolge. So wird er schnell, und Abweichungen fallen sofort auf.

Pro Person reicht eine Meldung nach diesem Muster: „Commit 42.000, eine Woche vorher 35.000. Neu im Commit ist Huber Bau, weil der Geschäftsführer am Montag mündlich zugesagt hat und der Vertrag am 20. unterschrieben wird. Best Case unverändert 18.000. Risiko: Bei Gruber Logistik muss noch der Aufsichtsrat zustimmen, Sitzung ist am 28.“

Fragen, mit denen die Leitung eine Zahl prüft

Ziel der Nachfragen ist nicht, Druck zu machen, sondern die Zahl belastbar zu bekommen. Das gelingt mit Fragen nach Belegen und nach dem, was noch passieren muss:

• „Wer genau hat zugesagt – und ist das die Person, die unterschreibt?“
• „Was muss zwischen heute und der Unterschrift noch passieren? Wer ist dafür zuständig?“
• „Gibt es beim Kunden eine Freigabe, die wir nicht kennen – Einkauf, Rechtsabteilung, Gremium?“
• „Was würde passieren, wenn der Kunde die Entscheidung um einen Monat verschiebt? Hat er einen Grund, das nicht zu tun?“
• „Du hattest diesen Deal letzte Woche als sicher gemeldet und jetzt nicht mehr. Was hat sich beim Kunden verändert?“

Zwei Muster tauchen immer wieder auf. Manche melden vorsichtig zu niedrig, um am Ende besser dazustehen – im Englischen „Sandbagging“. Andere hören aus jedem freundlichen Satz eine Zusage heraus. Beides lässt sich nur über die Zeit erkennen: Wer seinen Forecast und die tatsächlichen Abschlüsse über einige Monate vergleicht, sieht, bei wem die Zahlen systematisch zu hoch oder zu niedrig liegen.

Was du nach dem Call festhältst

Ein Forecast-Protokoll ist eine kurze Tabelle, die jede Woche fortgeschrieben wird. Ihr Wert entsteht durch die Reihe: Nach einigen Wochen siehst du, ob die Zahlen stabil sind oder ständig springen.

Dazu gehören die zwei, drei größten Risiken mit Namen der Chance. Diese Übersicht geht an die Geschäftsführung, idealerweise am selben Tag. Wenn sich aus dem Call Aufgaben ergeben – etwa „Leitung ruft bei Gruber an, um den neuen Termin zu bestätigen“ –, landen sie mit Person und Datum in eurer Aufgabenliste.

Woran du einen guten Forecast erkennst

Ein Forecast muss nicht jede Woche genau treffen. Er ist gut, wenn er sich nachvollziehbar entwickelt und Überraschungen selten werden. Diese Punkte zeigen, dass euer Prozess funktioniert:

• Commit-Chancen werden in den allermeisten Fällen tatsächlich abgeschlossen.
• Veränderungen werden früh gemeldet, nicht erst in der letzten Woche des Quartals.
• Jede Veränderung hat einen Grund, der beim Kunden liegt, nicht im Gefühl.
• Der Call dauert nicht länger als geplant, weil die Vorbereitung stimmt.
• Die Geschäftsführung plant mit der Zahl, statt selbst einen Sicherheitsabschlag zu rechnen.

Wenn das nicht so ist, liegt es selten an einzelnen Personen, sondern meistens an unklaren Kriterien oder an Kundengesprächen, deren Ergebnisse nirgends festgehalten werden. Beides lässt sich ändern – mit gemeinsamen Definitionen und mit Notizen, die direkt nach jedem Call beim Kunden landen.