Der Besuchsbericht entsteht beim Kunden, nicht abends im Hotel.
Vier Kunden am Tag, dazwischen Autobahn – und am Abend der Besuchsbericht. noteit nimmt Gespräche beim Kunden im Browser auf, auch am Handy, und Video-Calls am Laptop. Daraus wird eine Notiz mit Bedarf, Zusagen und nächstem Termin.
Wo zwischen Kundenbesuch und Bericht Wissen verdunstet.
Was der Einkäufer um acht Uhr früh über den Mitbewerber erzählt hat, ist am Abend nach drei weiteren Kunden nur noch eine Ahnung.
Beim Rundgang versprichst du Muster und ein Angebot mit Staffelpreisen. Notiert hast du nichts, weil du nebenbei Maße aufgenommen hast.
Der Kunde ruft am nächsten Tag im Büro an und bezieht sich auf euer Gespräch. Die Kollegin im Innendienst hat davon noch nichts gehört.
Bedarf, Mitbewerb, nächster Schritt – sortiert.
Nach dem Termin liefert noteit eine Zusammenfassung: was der Kunde braucht, was er über Mitbewerber und Preise gesagt hat, welche Muster oder Angebote du zugesagt hast und wann ihr euch wieder seht. Daraus ist der Besuchsbericht schnell geschrieben, oft reicht Kopieren.
Beim Kunden startest du im Browser „Gespräch vor Ort“ – am Laptop oder am Handy, ohne etwas zu installieren. Video-Calls zwischen den Besuchen nimmt die Desktop-App am Laptop auf.
- Wieser fertigt ab Jänner Geländer für ein großes Wohnbauprojekt und braucht deutlich mehr Edelstahl-Schweißdraht
- Unzufrieden mit den Lieferzeiten des bisherigen Lieferanten, der Preis ist zweitrangig
- Werkstattleiter Huber will vor einer Umstellung Muster an zwei Anlagen testen
- Testphase mit Mustern im November
- Nächster Besuch nach dem Test, Anfang Dezember
- Muster für beide Anlagen verschicken – Innendienst, bis 24. 10.
- Angebot mit Rahmenvertrag und Staffelpreisen – Außendienst, bis 31. 10.
- Verbrauchsmengen fürs Projekt schätzen und mailen – Herr Huber, bis Ende Oktober
Vor dem Besuch: „Brief mich zu Metallbau Wieser.“
Bevor du klingelst, fragst du Claude, was beim letzten Mal besprochen wurde: offene Angebote, Reklamationen, Namen der Ansprechpersonen, Pläne des Kunden. Im Team-Paket fließen auch die Telefonate des Innendienstes in die Kunden-Akte ein.
Im Video-Call sitzt nur ihr beide im Raum.
Zwischen zwei Besuchen klärst du Details per Teams oder Zoom. noteit nimmt auf deinem Laptop auf, ohne dem Meeting beizutreten, und trennt deine Stimme sauber von der des Kunden. Ob Video-Call oder Werkshalle: Sag zu Beginn, dass du mitschreiben lässt.
Beim Kunden vor Ort: offen ansagen.
Ein Handy, das auf dem Besprechungstisch aufnimmt, sieht man nicht auf den ersten Blick. Sag deshalb ausdrücklich, dass du mitschreiben lässt, und hol das Einverständnis aller Anwesenden ein – auch von dem Werkstattleiter, der später dazukommt. Ohne Zustimmung bleibt die Aufnahme aus.
Technisch: Das Audio wird verschlüsselt übertragen, im EU-Rechenzentrum transkribiert und danach sofort gelöscht. Transkript und Zusammenfassung liegen in Frankfurt; einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
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Kann ich Kundenbesuche am Handy aufnehmen?
Ja, im Browser: Unter „Meine Meetings“ wählst du „Gespräch vor Ort“, aufgenommen wird über das Mikrofon. Eine eigene App brauchst du dafür nicht, und die Aufnahme wird laufend im Browser gesichert.
Und normale Telefonate unterwegs?
Die kann noteit nicht aufnehmen. Telefonate über eine Desktop-App wie Teams oder ein Softphone am Laptop funktionieren.
Klappt das in einer lauten Werkshalle?
Vor Ort gibt es nur eine Tonspur, das Mikrofon. noteit trennt die Stimmen darauf automatisch, bei Maschinenlärm oder vielen Beteiligten aber weniger zuverlässig. Wichtige Punkte besprichst du besser im Büro des Kunden.
Darf ich beim Kunden einfach aufnehmen?
Nur, wenn alle Beteiligten Bescheid wissen und einverstanden sind – heimliche Aufnahmen können in Österreich nach § 120 StGB und in Deutschland nach § 201 StGB strafbar sein. Mehr im Ratgeber Gespräch aufnehmen in Österreich; das ist keine Rechtsberatung.
Sieht der Innendienst meine Besuchsnotizen?
Im Team-Paket teilt ihr Meetings, Meetings anderer sind nur lesbar. Die Kunden-Akte in Claude gilt dann für Innen- und Außendienst gemeinsam.
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