Das Telefonat ist vorbei. Die Notiz steht schon.
Liefertermin, Sonderpreis, geänderte Menge, Rückruf bis morgen: Im Innendienst entscheiden Details. Wenn du über Teams oder ein Softphone am PC telefonierst, schreibt noteit mit und macht aus dem Gespräch eine Telefonnotiz.
Wo im Innendienst Details verloren gehen.
Der Kunde nennt Artikel, Menge und Wunschtermin, während du im ERP schon die Verfügbarkeit suchst. Notiert wird auf dem Block, übertragen irgendwann.
Ein Kunde beruft sich auf einen Sonderpreis aus einem früheren Telefonat. Wer damals abgehoben hat und was genau gesagt wurde, lässt sich kaum klären.
Der Kollege fährt morgen zum Kunden und will wissen, worum es in deinem Telefonat ging. Du erklärst es zwischen zwei Anrufen – und vergisst die Hälfte.
Aus dem Telefonat wird eine Notiz zum Vorgang.
Nach dem Gespräch liefert noteit eine Zusammenfassung: was der Kunde wollte, welche Artikel, Mengen und Termine gefallen sind, was du zugesagt hast und wer sich zurückmeldet. Die kopierst du zum Auftrag oder Angebot ins ERP.
Telefonierst du über Teams, startet die Aufnahme in Pro automatisch. Bei einem anderen Softphone am PC startest du sie per Tastenkürzel – ein Handgriff, bevor du abhebst.
- Herr Reisinger braucht 14 Heizkreisverteiler mit je 8 Abgängen für das Projekt Schulzentrum
- Liefertermin spätestens KW 46, eine Teillieferung wäre in Ordnung
- Er beruft sich auf den Projektpreis aus dem Frühjahr und braucht das Angebot heute
- Teillieferung: 8 Stück in KW 44, der Rest in KW 46
- Projektpreis mit der Verkaufsleitung klären – Innendienst, bis heute 14 Uhr
- Angebot mit Teillieferung schicken – Innendienst, bis heute
- Pläne mit den genauen Abgängen mailen – Herr Reisinger, bis morgen
„Was haben wir Haustechnik Reisinger zuletzt zugesagt?“
Claude durchsucht alle Gespräche mit einem Kunden: Sonderpreise, zugesagte Liefertermine, Reklamationen, offene Angebote. Im Team-Paket gilt das für Innen- und Außendienst gemeinsam – der Kollege vor Ort fragt einfach selbst nach.
Für den Kunden klingt das Telefonat wie immer.
noteit nimmt auf deinem Rechner auf: dein Mikrofon und den Ton der Gegenseite, auf zwei getrennten Spuren. Am Telefonat selbst ändert sich nichts, es wählt sich niemand zusätzlich ein. Den Kunden informierst du zu Beginn kurz, dass du mitschreiben lässt.
Preise und Konditionen bleiben intern.
In Kundentelefonaten fallen Sonderpreise, Rabatte und Lieferprobleme – nichts, was nach außen gehört. noteit überträgt das Audio verschlüsselt, lässt es im EU-Rechenzentrum transkribieren und löscht es danach sofort; Transkript und Zusammenfassung liegen in Frankfurt.
Aufgenommen wird nur mit Einverständnis des Kunden. Setzt ihr noteit im ganzen Innendienst ein, kläre vorab, ob der Betriebsrat mitbestimmen muss – in Österreich etwa nach § 96/§ 96a ArbVG, in Deutschland nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage.
So schützen wir deine GesprächeKlein anfangen, mitwachsen.
Starter ist für immer gratis. Pro und Team testest du 7 Tage kostenlos – monatlich kündbar.
Funktioniert das mit unserem Tischtelefon?
Nein. noteit nimmt Gespräche auf, die am PC laufen – über Teams-Telefonie, ein Softphone, Zoom oder WhatsApp am Rechner. Klassische Tisch- oder Handytelefonate gehen nicht.
Muss ich jedes Mal auf Aufnahme drücken?
Bei Teams, Webex oder WhatsApp am PC startet die Aufnahme in Pro automatisch. Bei anderen Softphones startest du per Tastenkürzel, im Starter-Paket immer per Knopf oder Tastenkürzel.
Lohnt sich das für kurze Telefonate?
Gerade dort gehen Details verloren. Pro enthält 25 Stunden im Monat – das sind rund 300 Gespräche à 5 Minuten. Im Team hat jede Person 60 Stunden, als gemeinsames Kontingent.
Gibt es eine Anbindung ans ERP?
Nein. Du kopierst die Notiz mit einem Klick und fügst sie beim Auftrag, beim Angebot oder beim Kunden ein.
Werden Artikelnummern und Mengen richtig erkannt?
Zahlen werden transkribiert, wie sie gesprochen werden. Lange Artikelnummern liest du vor dem Übernehmen gegen, KI kann sich verhören. Produkt- und Kundennamen trägst du in Pro ins Wörterbuch ein.
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