Messegespräche dokumentieren und richtig nachfassen

Vor der Messe: ein System für alle am Stand

Die meisten Messekontakte gehen nicht am Stand verloren, sondern danach: Visitenkarten ohne Notiz, Zettel in Jackentaschen, Kolleg:innen, die jeweils anders notiert haben. Deshalb beginnt die Dokumentation vor der Messe, mit einer kurzen Einweisung für alle, die am Stand stehen. Klärt dabei:

• Womit wird notiert? Papierbogen, Tablet, Formular am Handy, Scanner für Besucherausweise – Hauptsache, alle verwenden dasselbe.
• Was wird mindestens notiert? Fünf Angaben reichen, siehe nächster Abschnitt.
• Wie wird priorisiert? Eine einfache Einteilung in A, B und C mit klaren Kriterien.
• Wer fasst wen nach? Vor allem bei Kontakten, die mit mehreren Personen am Stand gesprochen haben.
• Was wird zugesagt? Welche Unterlagen gibt es, wer darf Angebote oder Termine zusagen?

Eine fertige Struktur für den Gesprächsbogen und den Messebericht danach bietet die Vorlage Messegespräch. Druck den Bogen in ausreichender Menge oder richte ihn als Formular ein, das am Handy in einer Minute ausgefüllt ist.

Am Stand: eine Minute pro Kontakt

Direkt nach jedem Gespräch, bevor der nächste Besucher kommt, notierst du fünf Dinge. Wenn wenig Zeit ist, reichen Stichworte – aber sofort:

Der Anker ist die Angabe, die am häufigsten vergessen wird und am meisten bringt. Drei Tage nach der Messe erinnert sich dein Gegenüber an Dutzende Stände. Ein Satz wie „Sie hatten erzählt, dass Sie Herrn Gruber vom Kurs in Steyr kennen“ holt dich sofort aus der Masse.

Ein bewährter Trick: Auf der Rückseite der Visitenkarte notieren und sie danach in eine eigene Box legen. Noch schneller ist ein Foto der Karte mit einer kurzen Sprachnotiz dazu, die du abends abtippst.

Am Abend: der Tagesabgleich im Team

Nach jedem Messetag nimmt sich das Standteam 15 bis 20 Minuten Zeit, um die Notizen des Tages durchzugehen. Das ist der Moment, in dem Lücken noch zu füllen sind – am nächsten Tag ist die Erinnerung bereits überlagert. Der Abgleich hat vier Ziele:

• Unvollständige Notizen ergänzen, solange die Kollegin, die das Gespräch geführt hat, noch weiß, worum es ging.
• Prioritäten vereinheitlichen: Was die eine als A einstuft, ist für den anderen vielleicht B. Gemeinsame Kriterien schaffen Vergleichbarkeit.
• Doppelte Kontakte zusammenführen: Wer an zwei Tagen am Stand war, soll nicht zwei Nachfass-Mails bekommen.
• Auffälligkeiten sammeln: häufige Fragen, neue Einwände, Beobachtungen zu Mitbewerbern – das gehört später in den Messebericht.

Wenn möglich, gehen die Notizen schon am Abend in das System, in dem später nachgefasst wird – etwa das CRM. Dann startet das Nachfassen am Tag nach der Messe ohne Abtipp-Marathon. Wie du das CRM dabei schlank hältst, steht in CRM pflegen ohne Mehraufwand.

Nach der Messe: der Nachfassplan

Wie schnell und wie du nachfasst, hängt von der Priorität ab. Ein Plan, der sich bewährt hat:

Halte dich unbedingt an alle Zusagen vom Stand, auch an die kleinen. „Ich schick Ihnen den Prospekt“ ist für den Besucher ein Versprechen – wer es nicht hält, startet mit einem Minus. Für die Verfolgung dieser Zusagen eignet sich dieselbe Liste wie bei allen Kundengesprächen, siehe Zusagen aus Kundengesprächen nachhalten.

Mustermail: Nachfassen nach dem Messegespräch

Die Nachfass-Mail ist kurz, persönlich und beginnt mit dem Anker aus dem Gespräch. Ein Beispiel für einen A-Kontakt:

• Betreff: Unser Gespräch auf der Holzbaumesse – Absauganlage für Ihre Halle
• „Guten Tag Herr Huber, danke für das Gespräch an unserem Stand am Donnerstag. Sie hatten erzählt, dass Ihre Absauganlage nach 15 Jahren ersetzt werden soll und Sie bis zum Frühjahr entscheiden wollen – und dass Sie unseren Monteur Herrn Gruber vom Kurs in Steyr kennen.
• Wie versprochen finden Sie im Anhang den Prospekt und ein Referenzprojekt aus einer Tischlerei ähnlicher Größe. Am einfachsten lässt sich der Bedarf bei einem kurzen Termin in Ihrer Halle einschätzen. Würde Ihnen Dienstag, 26. 11., oder Mittwoch, 27. 11., vormittags passen?
• Viele Grüße, Lisa Berger“

Weitere Mustertexte für Mails nach Gesprächen findest du im Ratgeber Follow-up-Mail nach dem Meeting. Wichtig bei allen: Eine solche Mail beantwortet ein konkretes Gesprächsanliegen und schickt zugesagte Unterlagen. Etwas anderes ist es, den Kontakt danach in einen Newsletter oder regelmäßige Werbe-Mails aufzunehmen – dazu der nächste Abschnitt.

Einwilligung für Newsletter und Werbung

Eine Visitenkarte am Stand bedeutet nicht automatisch, dass du dem Kontakt Werbe-Mails schicken darfst. In Österreich regelt § 174 Telekommunikationsgesetz 2021, dass elektronische Post zu Zwecken der Direktwerbung grundsätzlich eine vorherige Einwilligung des Empfängers braucht. In Deutschland gilt nach § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung als unzumutbare Belästigung. Beide Gesetze kennen Ausnahmen für bestehende Kundenbeziehungen unter engen Voraussetzungen – für neue Messekontakte greifen sie meist nicht.

Praktisch heißt das: Frag am Stand ausdrücklich, ob jemand Newsletter oder Angebote per Mail erhalten möchte, und notiere die Antwort mit Datum – auf dem Gesprächsbogen gibt es dafür ein eigenes Kästchen. Ein „Ja, gern“ beim Small Talk ist schwer nachzuweisen; viele Unternehmen lassen sich die Einwilligung deshalb zusätzlich per Bestätigungsmail bestätigen. Wo die Grenze zwischen persönlicher Antwort auf eine Anfrage und Werbung genau verläuft, hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel lass dich beraten, etwa bei deiner Wirtschafts- oder Handelskammer.